Bron website Eric Burger

Precies drie jaar geleden schreef ik een blog over het mislukken van SharePoint implementaties, die ook door de titel aandacht trok. Maar alle retweets en aandacht op Linkedin (dank lezers!) ten spijt werden de aanbevelingen niet terstond overal opgevolgd. Ik hoop iedere keer dat we het structuurloze tijdperk nu gepasseerd zijn, maar helaas, we’re still in the woods. En ik zie graag die implementaties slagen want betere reclame is er niet. In deze blog wil ik verder inzoomen op één van de onderwerpen uit dat artikel: ‘archiveren is iets voor later’.

Hoewel hier niet de ruimte is voor een verhandeling over archivering op zich, hoop ik toch dat dit ook buiten de kringen van archivarissen, recordsmanager en DIV wordt gelezen. Archivering is een noodzakelijke activiteit in organisaties en bedrijven. Gedeeltelijk is het een kwestie van risico’s managen: hoeveel (geld, menskracht, rompslomp) hebben we er voor over om informatie beschikbaar te houden voor het geval dat ze nodig is in de toekomst? Voor een deel is het ook verplichting en stellen interne en externe regels eisen aan bewaring, of juist tijdige vernietiging. Toen archivering op papier of in documentmanagement systemen nog afhankelijk was van gespecialiseerde medewerkers, was de inrichting van dossiers, de wijze van bewaren, de voorgeschreven vernietiging strikt gereguleerd. Ging ook veel mis in de praktijk, maar er was een beoogde relatie tussen wat er in dossier had moeten zitten, wat er op stond, hoe het gecreëerd werd, of juist afgesloten. Er waren regels.

SharePoint brak door in een periode dat het idee van menskracht in dergelijke ondersteunende functies op zijn retour was. Digitaal werken betekende flexibele kantoren zonder kasten, zonder secretaresses, met meer zelf doen en minder regels. Het Nieuwe Werken zou de kantoorwerker vanzelf bevrijden van zijn kantoor. SharePoint en Office 365 passen daar wonderwel bij. Maar de techniek an sich vervangt nog niet de noodzaak van regulering van het informatiebeheer. Nog steeds moet financiële informatie zeven jaar lang beschikbaar blijven, nog steeds moet informatie voor rechtszaken, voor verantwoording tijdig, compleet en betrouwbaar zijn terug te vinden. En meer dan voorheen is er nu aandacht voor persoonsgegevens en andere privacygevoelige informatie in organisaties en bedrijven: die moeten juist na gebruik tijdig worden verwijderd.

SharePoint heeft als voordelen boven de traditionele documentmanagement systemen onder andere het gemak en de flexibiliteit waarmee het kan worden ingezet en aangepast. Ik zie ten opzichte van die systemen wel een verschuiving: waar voorheen bij inrichting en vooral beheer daarvan juist ook archivarissen betrokken waren, is SharePoint te veel en te vaak het exclusieve domein van ICT geworden. Er is daar een te groot vertrouwen (geweest?) in de zelfredzaamheid van mensen in de organisatie, of te weinig belangstelling voor de noodzaak tot ordening van informatie. Of teveel afstand tussen applicatiebeheer en informatiebeheer. Of alle drie.

Gevolg was – en is – dat SharePointfarms gevuld raakten met honderden of duizenden sites vol ongeclassificeerde content. Tal van organisaties hebben inmiddels bij hun SharePoint 2007 of 2010 migraties ervaren wat dat betekent: de status van documenten is niet helder, er is geen onderscheid te maken tussen wat belangrijk is en wat niet, het is niet duidelijk of en hoe lang iets bewaard moet blijven, de oorspronkelijke informatie-eigenaars hebben de sites vaak inmiddels al achter gelaten.

Dat leidt tot lastige operaties om oude content te migreren en er iets van structuur in te krijgen. Meestal wordt dan weer wel de archivaris er bij geroepen, die dan zorgelijk de lijst met sites bekijkt. De maatregelen om deze problemen te beperken moeten worden getroffen ‘aan de voorkant’: bij de toewijzing van sites (site-provisioning), bij de creatie van dossiers en documenten, bij het toevoegen van (default) metadata.

Daar komt bij dat ‘archivering’ in implementatieprojecten nog te vaak te beperkt wordt gezien als een fase die altijd pas na afloop van een proces of project in zal gaan. Daardoor ontstaat ook de valse suggestie dat het iets is waar je ook later nog wel eens een oplossing voor kan bedenken. Vergeten wordt dan dat informatie een record wordt door de functie die ze bij een transactie in een proces vervult. Niet pas na sluiten van het dossier of nog weer later, maar meteen. Dus je hebt te maken met die records zodra je een ontvangen e-mail of een genomen besluit als onderdeel van zo’n transactie moet vastleggen. En ongewijzigd vasthouden zo lang als nodig, uit risico-overwegingen of regelgeving. Dit principe verwaarlozen en toch SharePoint aanbieden aan gebruikers vormt een kleiner of groter bedrijfsrisico.

We kunnen het ons niet meer permitteren om dit later nog eens te gaan regelen. Documenten en berichten kunnen immers niet meer achteraf stuk voor stuk door mensenhanden gaan voor beoordeling en waardering. Alle archiveringsoplossingen die op die premisse zijn gebaseerd zijn gedoemd te falen. Archivering moet aan de voorkant geregeld en heeft alleen geautomatiseerd de toekomst.