Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT)

In 2013 publiceerde de VNG Handreiking Horizontale verantwoording van de Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren waarin de gevolgen van de Wet RGT voor de verantwoording en het toezicht op de Archiefwet 1995 en de toelichting op de archief Kpi’s uitgebreid zijn toegelicht. Deze handreiking heeft bijgedragen aan de uniformering van het horizontaal archieftoezicht. Dat was ook een van de belangrijke punten uit de wet RGT, de versterking van de rol van de gemeenteraad. Andere kernbegrippen zijn: decentralisatie, vertrouwen, minder bestuurlijke drukte en een generiek toezichtarrangement tussen gemeenten en provincies. In plaats van de Archiefwet is vanaf oktober 2012 de Gemeentewet de grond voor het toezicht en bij provincies de Provinciewet.

Gemeenten en waterschappen leveren de informatie aan het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) en het IBT kan achteraf ingrijpen op grond van een interventieladder.

Actualisering Archief KPI's

Sinds vaststelling in 2013 zijn er aantal ontwikkelingen:   

• Wetswijzigingen; 
• Voortschrijdende digitalisering; 
• Publicatie van een heel aantal handreikingen en modellen voor aspecten van archiefbeheer  (vanuit AIDO, VNG, Archief2020); 
• Op de VNG Realisatie website waarstaatjegemeente ging het toezichtdomein uit de lucht; 
• Bij de provincies raakte de nota Nieuwe schoenen als algemeen toetsingskader van de  provincies in onbruik. 
• Toezichtontvangers hebben naast het IBT vanuit Rijk en provincies te maken met een veelheid aan andere toezichthouders (Rijksinspecties, departementen, maar bijv. ook accountants en auditors). = Sinds 2013 veel nieuwe instrumenten: Suwinet, Ensia , BIG, vanaf 2020 BIO en AVG (Autoriteit Persoonsgegevens). Geen dubbele uitvraag.
• En… sommige punten in de Archief KPI’s zijn niet meer actueel.

Pilots

Dat heeft geleid tot het besluit van de VNG Archiefcommissie om de Archief KPI's te actualiseren. Bewust is gekozen de KPI's niet te herzien omdat er veel wetswijzigingen op stapel staan (Woo, Archiefwet). Daarnaast is voor een praktische insteek gekozen. Er is een nieuwe handreiking in de maak en het Excel formulier wordt herzien. Gemeente Tilburg, RHC Eindhoven en Gemeentearchief Gemert-Bakel werken met die nieuwe handreikingen en noteren hun bevindingen. Dit is de kopgroep samen met de archiefinspecteur van Hilversum.

In januari 2020 gaan we samen kijken of de nieuwe handreiking werkt en dan volgt de bespreking in de VNG archiefcommissie in het voorjaar 2020.

Voorbeelden actualisering

Een en ander klinkt abstract en daarom geef ik twee concrete voorbeelden:

• In de oude uitvraag moest aangegeven worden of  er een register van gemeenschappelijke regelingen in gebruik was. We zijn nu vele stadia verder, GVOP, DROP en straks wellicht PLOOI van KOOP. Zo'n uitvraag is aangepast.

• Voorheen werd vooral ingezoomd op archiefruimtes en archiefbewaarplaatsen, dat zijn nu anders benoemd: 

  • archiefruimte, applicaties, archiefbewaarplaats en eDepot.