Achteraf even vaststellen dat de mailbox geen archiefwaardig materiaal was?

Het zou ook zo kunnen zijn dat het wissen van de mailbox volstrekt los van het traject van archiefvernietiging plaatsvindt. ICT doet de mailboxen en DIV/archief het archief. Dat de mailbox archief zou kunnen zijn, daarvan wordt achteraf gesteld dat het niet zo is? Probleem opgelost. 
Zou kunnen. 


"Het account, en daarmee de mailbox, van De Ruiter is volgens het college op 17 oktober 2018 gewist. ‘Er is hier geen opdracht gegeven. Bij een ict-controle destijds kwam naar voren dat een aantal accounts van vertrokken medewerkers en bestuurders, waaronder die van de oud-burgemeester, niet waren uitgeschakeld en gewist. Dat uitschakelen en wissen is gebruikelijk bij vertrek van een medewerker of bestuurder.’ Daarbij moet volgens het college in acht worden genomen dat een mailbox niet geschikt is voor het bewaren van documenten overeenkomstig de Archiefwet. ‘Archiefwaardige documenten die zich in een mailbox bevinden worden daarom bewaard in ons archief.’ Kennelijk werd de inhoud van de mailbox van De Ruiter niet als archiefwaardig beschouwd."

zie https://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/nieuws/zevenaar-mails-ou...

Weergaven: 457

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 28 Oktober 2019 op 17.09

Dank, Jolanda, ik bedoelde allebei, je kunt wel een rapport schrijven maar wat gebeurt er dan mee….

Reactie van Jolanda de Jong op 28 Oktober 2019 op 15.58

@Yvonne, van het project rond e-mail verscheen het 'Eindrapport proeftuin e-mailbewaring'. Of bedoel je wat er vervolgens met dit eindrapport is gedaan?

Reactie van Yvonne Welings op 22 Oktober 2019 op 15.05

Wat is er toch gebeurd met het project van VNG realisatie over de bewaring van e-mails vraag ik me af?

https://www.gemeente.nu/dienstverlening/ict/wat-te-doen-met-al-die-...

Reactie van Ingmar Koch op 21 Oktober 2019 op 17.14

Een beetje off-topic, maar toch voor de volledigheid:

Destijds heeft de Erfgoedinspectie (nu Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed) ook papieren kopieën van "het bonnetje" gevonden:

"De betaling in de ontnemingsschikking kon uiteindelijk met veel kunst- en vliegwerk gereconstrueerd worden:
• In maart 2015 werden door het ministerie van VenJ gegevens gevonden met betrekking tot de werkelijke betaling aan Cees H. Het ging om via een back-up uit het toenmalige financiële systeem opgehaalde gegevens.
• In juli 2015 trof de Erfgoedinspectie kopieën aan van bankafschriften uit 2001 die het betalingsverkeer tussen het OM Amsterdam en de Luxemburgse bank van Cees H. betroffen plus een papieren afdruk uit het toenmalige financiële systeem van de pagina met de registratie van de betaling.
Het was niet gemakkelijk om deze gegevens te vinden. Voor de informatie uit het financiële systeem moest een complexe back-up recovery worden uitgevoerd. De kopieën van de bankafschriften en de
afdruk uit het financiële systeem bevinden zich in een strafdossier dat niet met de ontnemingsschikking te maken had."

De waarde van archief : rapport over de naleving van de Archiefwet ... (p. 8-9)

Reactie van Adriaan Mol op 21 Oktober 2019 op 16.20

Of de back-up in dit specifieke geval terug te halen valt zal afhangen van het back-up management/retentie procedures. Het artikel geeft weer alsof de back-up hier na een periode van tien jaar pas echt verwijderd is, überhaupt veel te lang.

Dat bonnetje van Teeven was voor zo ver ik weet mogelijk doordat back-ups juist zo slecht beheerd werden en er oude tapes terug te vinden waren.

Slordig om e-mails van bestuurders niet te bewaren? Zeker. Uniek? Ik denk het niet.

Reactie van Yvonne Welings op 21 Oktober 2019 op 16.17

Reputatieschade lijkt mij een factor om te heroverwegen.

Reactie van jack karelse op 21 Oktober 2019 op 15.38

in dit geval is de vraag/het probleem niet groot genoeg, denk ik :-)

Reactie van Yvonne Welings op 21 Oktober 2019 op 15.28

Dat denk ik ook eigenlijk, standaard procedure. Maar gezien alle Back-ups moet die mails toch eenvoudig zijn terug te halen? Wanneer dat met het bonnetje van Teeven is gelukt, moet dit ook geen probleem zijn?

© 2021   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden