BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Schriftelijke reactie Archiefwet 2021

Rondetafelgesprek 23 februari

Ter voorbereiding van de behandeling van het wetsvoorstel Archiefwet 2021 in de Tweede Kamer organiseert op woensdag 23 februari 2022 van 14.00 tot 17.00 uur een rondetafelgesprek. Hiermee willen de Kamerleden hun inzicht in de Ar... en aanverwante onderwerpen verdiepen. Voor het gesprek zijn gebruikers van archieven, vertegenwoordigers van archiefvormers en toezichthouders plus deskundigen uit de archiefwereld uitgenodigd.

Het rondetafelgesprek is openbaar en voor belangstellenden te volgen via de app Debat Direct op de website van de Tweede Kamer en later via de app Debat Gemist.

Dank voor alle reacties!

Eerder vroegen we je reactie over de vragen van de vaste Kamercommissie van OCW Archiefwet 2021 in verband met de Rondetafelgesprek op 23 februari 14.00-17.00 uur aanstaande. We willen een ieder danken die de moeite heeft genomen om te reageren op onze oproep. De termijn sloot op 9 februari.

De redactie van BREED bestaande uit Marco Klerks, Leon van Oosterom, Jan-Jaap Fleurke en Yvonne Welings hebben die reacties verwerkt. De schriftelijke reactie ziet er als volgt uit:

Welke uitdagingen spelen er op het terrein van de archieven?

De afgelopen jaren is er (terecht) veel aandacht besteed aan informatieveiligheid en privacy. Inmiddels stijgt ook de aandacht voor transparantie en openbaarheid. Bescherming van en openbaarheid van overheidsinformatie zijn beide nodig voor het herstellen van het vertrouwen in de overheid, dus: afschermen wat moet en open wat kan.
Onder het mom van privacy worden documenten niet of geanonimiseerd overgebracht naar archiefdiensten. Hierdoor verliest het archief aan waarde voor historisch onderzoek. Het privacy-recht verdient ontegenzeggelijk bescherming, maar er dient ook rekening gehouden te worden met de belangen van toekomstige, waarheidszoekende generaties.
De digitale achterstanden zijn veel groter en complexer dan de papieren achterstanden ooit waren. De Archiefwet wordt echter bij decentrale overheden onvoldoende bestuurlijk geagendeerd. Gemeenten hebben een te grote schaarste aan middelen om naast de implementatie van nieuwe technologieën en wetgeving ook de digitale achterstanden weg te werken. De opgave voor de Archiefwet is voor gemeenten zonder extra steun van het Rijk simpelweg te groot. De bestuurlijke agenda wordt daardoor eerder gevuld met thema’s waarbij er wel realistisch gezien middelen voor oplossingen zijn.
Steeds meer overheidsinformatie is in data te vinden en landt niet in concrete documenten. Gemeentelijke organisatieonderdelen die verantwoordelijk zijn voor informatiebeheer hebben moeite om daar grip op te krijgen.
De overheid toont zich niet altijd een goede opdrachtgever richting ICT-leveranciers. Veel gebruikte applicaties beschikken niet over archiveringsmogelijkheden en een adequate beheer omgeving.
Bij archiefdiensten kunnen burgers dossiers opvragen en doorspitten, op zoek naar voor hen relevante informatie. Het uitvoeren van het Wob/Woo-regime is voor Archiefdiensten echter (met de huidige middelen) niet uitvoerbaar. Daar zijn archiefdiensten immers niet op ingericht.

2. Biedt de Archiefwet 2021 voldoende waarborgen dat het handelen van de overheid wordt vastgelegd, zodat verantwoording mogelijk is?

De Archiefwet verplicht niet om informatie in documenten en data vast te leggen. Zij verplicht alleen om wat wel is vastgelegd te bewaren en/of tijdig te vernietigen. De huidige druk tot transparantie kan er zelfs toe leiden dat bestuurders en/of ambtenaren minder gaan vastleggen uit vrees voor verlies van beleidsintimiteit.

3. Is de doelstelling rond de kwaliteit van de informatiehuishouding voldoende vormgegeven om gestelde transparantie te kunnen bieden?

Daar waar de Archiefwet in 1918 was bedoeld om het archiefwezen te regelen en de toegang tot de overgebrachte archieven te bestendigen, is haar blik – mede door de komst van de informatiesamenleving – verschoven naar de actuele informatiehuishouding van de overheid. Dat betreft een bedrijfsvoerings-vraagstuk. Een “verhuizing” van de Archiefwet van OCW naar BZK zou dan ook niet misplaatst zijn en biedt kansen om meer samenhang en uniformiteit te realiseren met andere wet- en regelgeving aangaande de digitale overheid, haar (digitale) informatiehuishouding en het toezicht hierop.
Het overzicht waar welke documenten in de organisatie aanwezig zijn, is en blijft nu ver weg gestopt in een ministeriële regeling. Het gaat hier niet om het documentenregister zoals dat ooit in de Woo bedoeld was (microniveau), maar om een overzicht in waar in de organisatie welke informatie wordt beheerd, welke informatiesystemen er zijn en op welke taken deze betrekking hebben. Dit overzicht ontbreekt nog bij menig overheidsorgaan, maar is absoluut voorwaardelijk zowel voor het inrichten van een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering als voor het beschermen en ontsluiten van overheidsinformatie.

4. Draagt de doelstelling van deskundigheid, kwaliteit en toezicht van archieven bij aan:

- de verantwoording over het handelen van de overheid
- het belang van archieven als onderdeel van het cultureel erfgoed?
Versterk de onafhankelijke positie van horizontale toezichthouders om sanctiemogelijkheden toe te passen op grond van vooraf helder geformuleerde wet- en regelgeving. Hiervoor moeten in gezamenlijkheid instrumenten worden ontwikkeld. Een Autoriteit Informatiehuishouding Overheid met bevoegdheden wordt gemist. Een ander aandachtspunt is de grote versnippering van overheidstoezicht.
Een onderscheid tussen het toezicht op erfgoed en het toezicht op bedrijfsvoering zou recht doen aan de verschillende expertise die dit vereist. Dit kan met behoud van uniformiteit en samenhang in het toezicht.
De wet richt zich op overheidsdocumenten, maar de bescherming van het erfgoed van particulieren wordt niet geregeld.
Er zijn vele activiteiten bij archiefdiensten die formeel niet tot de wettelijke taken behoren, maar wel bijdragen aan burgerparticipatie, educatie en het verbinden van groepen binnen de samenleving. Deze activiteiten zijn waardevol voor de samenleving, maar worden niet wettelijk beschermd.

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Yvonne Welings op 26 Februari 2022 op 13.38: Beste Ad,

Dankjewel voor het compliment. De redactie bestaat uit toppers Leon, Marco en Jan-Jaap, maar ik wil zeker ook mijn collega's van de gemeente Tilburg noemen: Wouter Verdaas, Roland van Abel en Hans Kollen en niet te vergeten Jamil Jawad van de VNG.

Ik ben het met je eens dat bewaren bij de bron een realistischer scenario wordt voor digitale informatie. Technisch kan het ook gewoon niet, zo simpel is het en de eisen van Nationaal Archief zijn niet uit te voeren.

Archivering by design is niets anders dan aanbesteding by design, daar zit gewoon de crux. Dan kom ik op je punt van de selectielijst. Vanaf 2014 verrichten wij al onderzoek naar vernietiging in taak specifieke applicaties. Met koppelingen en kloppelingen worden in de praktijk allerlei oplossingen bedacht om toch te kunnen vernietigen, maar echt geweldig verloopt dat niet. Vernietigen is een groter probleem dan de digitale duurzaamheid is mijn observatie. Digitale duurzaamheid wordt niet bevorderd als je tien of twaalf wacht om de informatieobjecten in een digitale duurzame beheersomgeving te plaatsen.

De Woo biedt kansen, toch heb ik de indruk dat vooral de wat grotere gemeenten hier actief mee aan de slag zijn gegaan omdat ze ook de informatieprofessionals in huis hebben om dat te doen en bij de wat kleinere gemeenten het als wat minder belangrijk wordt gezien. Bij grote gemeenten komen veel Wob-verzoeken binnen, bij kleinere gemeenten misschien maar acht in een jaar.

Wat ook te weinig wordt gezien bij gemeenten, is dat we goede informatieprofessionals nodig hebben, dat is net zo rand voorwaardelijk als de archiveringsmogelijkheden in de ICT. Deze week werd me op dinsdag nog door een manager (een beetje verontwaardigd) waarom ik daar zo veel aandacht aan besteedde in het KPI verslag. Dat gebeurt elders nooit. Wanneer wat we vroeger medewerkers DIV noemde, de hele dag bezig zijn met zoeken en vinden en zich niet kunnen concentreren hoofdtaken zoals de inrichting van processen en kwaliteitszorg in de gehele organisatie, wordt het begrip kwijt nog meer een issue.

Op Rijksniveau hoorde ik dat de netwerkschijven zijn afgeschaft, alles moet in systemen. In de praktijk worden USB-sticks populairder dan ooit. De systemen lijken soms goed voor professionals, maar als je uren bezig bent met een onpraktisch systeem ga je als ambtenaar andere wegen zoeken.

Voermans noemde het terecht, nu al die jaren zijn we nog niet in staat e-mails te archiveren en de techniek gaat maar voort.

Fijne dag en nogmaals bedankt voor je reactie.

Reactie van Ad van Heijst op 26 Februari 2022 op 8.06: Beste Yvonne, ik heb de hoorzitting in zijn geheel bekeken. Dat was zeker de moeite en ik kan het iedereen aanraden! Ook jullie van BREED complimenten dat je er zo bovenop zit, zo actueel bent en zo goed informeert.

Wat ik toch wel mis in de discussie die je kunt volgen via de Hoorzitting is dat iedereen het heeft over de Archiefwet, en dan met name de overdracht van archieven na 10 jaar. Het pleidooi voor een Kaderwet zal iedereen onderschrijven. Het vlammende betoog van de heer Vleugels valt daarin met name op. Hij stelt dat de verkorting uit oogpunt van openbaarheid een slechte zaak is; er zijn nu 3 uitzonderingsgronden, dat worden er 15 (wordt ook genoemd door Jeurgens trouwens) en de gedachte overheerst dat organisaties bij overdracht na 10 jaar eerder uitzonderingen zullen stellen. Belangrijk hierbij is dat onder de Woo de toegang tot een document worden geweigerd of deels worden geweigerd via weglakken van persoonsgegevens, de Woo is dus documentgericht, maar dat, zodra een document is overgedragen, het informatieobject zaak- of dossiergericht wordt behandeld: je krijgt het hele dossier niet meer te zien als dit aan de openbaarheid wordt onttrokken!

Wat ik echter ook mis is, is het volgende.

80% van een archief komt voor de meerderheid van de overheidsorganisaties, als je de Selectielijst consequent toepast, op termijn voor vernietiging in aanmerking. Dit blijft bij de overheidsorganisatie en wordt nooit overgedragen aan een Archiefdienst. Het gaat dan om informatieobjecten die hun tijd uitdienen, waarna ze worden vernietigd. Ze blijven conform de archiving by designgedachte in de systemen waar ze ooit zijn aangemaakt, waarin ze zijn afgesloten en van waaruit ze worden vernietigd.

En dáár hebben we te weinig kennis, te weinig menskracht, niet functionerende systemen. De functievereisten voor een archivaris zijn belangrijk, maar zeker zo belangrijk is de informatieprofessional die vorm geeft aan de structuur van het archief, aan de openbaarheid, aan het helpen van de proceseigenaar en -uitvoerder bij een systematische, zorgvuldige opslag van de informatie, zodanig dat deze aan de duurzaamheidsvereisten voldoet. Als we het over de Woo hebben: nu al is meer dan 50% van de informatie die moet worden geleverd op basis van de huidige Wob-verzoeken niet in goede, geordende en toegankelijke staat (volgens Vleugels). Dáár zit vooral het probleem, niet bij de archiefdiensten. En te denken dat we bij een kortere overbrengingstermijn die problemen wel oplossen is een verkeerd idee: wat in de basis niet goed wordt georganiseerd vraagt veel herstelkosten om het weer recht te zetten. Het betreft hier waarschijnlijk blijvend te bewaren en op termijn te vernietigen informatie, wat de oplossing complexer maakt: waar berust de informatie (wellicht zelfs is een zaak zo gefragmenteerd dat deze deels te vernietigen, deels te bewaren is, dus niet alleen bij de overheidsorganisatie, maar ook bij de archiefdienst berust).

Maar dan is er nog iets wat de zin van verkorting van de overbrengingstermijn vermindert. Van de 20% van de archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komt zal het grootste deel in bestuursgremia worden behandeld, laten we voor het gemak de gemeenten als voorbeeld nemen: raadsvergaderingen, college- en commissievergaderingen…. In al deze vergaderingen zal een grotere openbaarheid gelden. De videotulen zijn openbaar, de besluiten en de documenten die daaraan ten grondslag liggen en eeuwig te bewaren conform wat nu qua wetgeving bedacht is. Omgevingsverguningen, ruimtelijke plannen, verantwoordinen: allemaal openbaar, de toegankelijkheid geregeld via de Woo.

Al die informatie komt dan op de website en dat niet alleen: deze informatie moet gepubliceerd worden via KOOP, PLOOI en LVBB (zie https://www.koopoverheid.nl/ ). Dus die wordt al openbaar in een goede, geordende en toegankelijke staat. Vanaf het moment van publicatie, en dat is binnen zes weken na een besluit.

Hoe openbaar wil je het hebben? Als je dat toch goed organiseert, dan is die verkorting van de overbrengingstermijn toch helemaal niet nodig?

Organiseer de informatiehuishouding volgens de Woo, die voor overheden een zorgplicht voor de informatiehuishouding voorschrijft. En natuurlijk moet je dan ook je erfgoed bewaren en behouden.

Overigens: je pleidooi voor particuliere en kerkelijke archieven: volledig mee eens!