Hallo Ted,

Yvonne verwees naar mij omdat ze dacht dat je bij de gemeente Bloemendaal werkt. Is dat ook zo? De gemeente Bloemendaal valt namelijk onder het toezicht van de archiefinspecteur van het Noord-Hollands Archief (ik dus).
Je vraagt naar ervaringen en valkuilen. Een valkuil is dat het handboek van een andere organisatie waaraan toestemming is gegeven voor vervanging, veel te letterlijk wordt overgenomen. En het gaat juist om een specifieke situatie bij die specifieke organisatie. Voorwaarde voor vervanging is dat de digitale beheeromgeving in orde is. Op de KVANdagen wordt een referentiekader met eisen waaraan de digitale beheeromgeving moet voldoen, gepresenteerd. Een andere valkuil is dat er niet genoeg aandacht wordt gegeven aan het schrijven van het handboek waardoor het iedere keer weer wordt afgekeurd en het eindeloos heen en weer gaat schuiven tussen de organisatie en inspectie. Nog een ervaring is, dat het heel lastig is om een handboek te schrijven aan de hand van de beleidsregel van GS, vooral het stuk over de QI. Ook zitten er bepaalde vaagheden in de beleidsregel, zoals wat is acceptabele controle van de vervangen stukken? Een op een controle door een medewerker?
Voor ervaringen op de werkvloer zul je denk ik toch organisaties moeten benaderen die al toestemming hebben gekregen voor vervanging (waaronder de gemeente Deventer)

Succes en hartelijke groet van Stinie