to answer you in English because my Dutch is not very good.
The invoices can be stored electronically (scans for instance). As long as the documents are retained for the stipulated time as mentioned in the Subsidy Contract, there isn’t a problem even if they are stored electronically.
Kind regards,…
p papier, maar ik wil graag weten of andere organisaties hier al ervaring mee hebben;
Op zoek naar:
- documenten mbt transitie,reorganisatie DIV - funtcie en formatieonderzoek- nieuwe functies (met inschaling) - als een transitie al heeft plaatsgevonden, welke valkuilen zijn jullie tegen gekomen? - Kort beschrijving organisatie (bijv. belastinginning in huis, aantal medewerkers organisatie, rol repro en KCC etc.)
gr. Bertrandwaterschap Hollandse Deltab.vandenboogert@wshd.nl…
mag.
Ik (en heel veel anderen denk ik) zouden graag je scriptie lezen.Bertrand van den Boogert zei:
Goedemorgen Rob,
Het aanschaffen van certificaten voor handtekeningen is mijns inziens niet nodig en heb ik getoetst aan wet en regelgeving. Ik ben afgestudeerd op de elektronische handtekening vorig jaar bij de HMDI. Interesse in mijn scriptie?
Met vr. gr.
Bertrand van den Boogert
waterschap Hollandse Delta
b.vandenboogert@wshd.nl
06-1339 4138
…
Op 4 Februari 2011 om 9.19 toegevoegd door Danielle Hag
In 2014 verscheen de Handreiking Vervanging, opgesteld door een werkgroep van deskundigen uit de werkpraktijk. Dit handboek is vorig jaar geëvalueerd en vervolgens geactualiseerd. Ook is het uitgebreid met een praktisch handvat waarin praktische tips en praktijkvoorbeelden worden gegeven over vervanging. Peter Diebels (provincie Zuid-Holland) en Mirella van der Velde (Waterschap Drents Overijsselse Delta) gaan aan de hand van een aantal prikkelende stellingen over vervanging de discussie aan met de zaal. Waarom zou je willen vervangen, waarom is de keuze voor vervangen in bepaalde gevallen onmogelijk? Wat zijn nu eigenlijk echte uitzonderingen op vervanging? Op welke manier kun je als organisatie praktisch omgaan met scaneisen? Hoe verhouden risicomanagement en vervanging zich tot elkaar? Zo willen we de handreiking en het handvat opnieuw onder de aandacht brengen, ingaan op vragen die leven en bepaalde mythes ontzenuwen.
…
enten, feitelijk te veel om op te noemen. My-Lex is een zoeksysteem voor bijvoorbeeld websites, maar ook interne applicaties zoals DMS en/of het zaaksysteem. Tilburgse collega's Mart Mommers en Jacqueline Hazendonk schreven enkele jaren geleden er ook een artikel over Overheidsdocumentatie (link).
Door de hoeveelheid informatie en de verspreide opslag is het steeds moeilijker om informatie snel te vinden. De vraag vanuit BREED is: Wat zijn de ervaringen met de aanschaf van My-Lex ? Waar zit de winst ? Hoe ervaren gebruikers de tool ?
Wij horen het graag.
…
van de bevindingen van het rapport handelt over het DMS oftewel een document management systeem. Dit electronisch systeem, uiteraard alom bekend, wordt gebruikt om documenten gestructureerd op te slaan en soms ook ter beschikking te stellen. Alle departementen hebben een DMS in gebruik of zijn bezig met implementatie.
Bevindingen op p. 15-16:
• Het DMS is niet als duurzaam toegankelijk digitaal systeem ingericht.
De noodzakelijke record management functionaliteit bij de individuele departementen is veelal niet geïmplementeerd.
• Het gebruik van het DMS kan per individuele medewerker en per dienstonderdeel sterk verschillen.
• Het DMS wordt als niet-gebruikersvriendelijk ervaren.
• De maatregelen die de departementen treffen om de volledigheid en betrouwbaarheid van de digitale dossiers te kunnen garanderen zijn onvoldoende.
Wat zijn de oplossingsrichtingen in deze ?
- Gebruik smartdocuments
- Gebruikersvriendelijk maken van het DMS, luisteren naar gebruikers (Waterschap Brabantse Delta)
- Inspelen op de behoefte van gebruikers (RM tool VHIC, sharepoint)
- Integratie DMS in het zaaksysteem ?
- Nog meer koppelingen bouwen ?
- Applicaties uitfaseren.
Het kan natuurlijk ook zijn dat de bevindingen geheel niet herkenbaar zijn. Maar als je signalen ook hebt gezien, wat zou jij doen ?
…
Op 19 Januari 2014 om 11.27 toegevoegd door Yvonne Welings
st Brabant. We staan voor onze waterschapstaken: de zorg voor voldoende oppervlaktewater van goede kwaliteit en veiligheid tegen overstroming. Deze taken voeren we op een betrouwbare manier uit. Met ervaring en gebiedskennis uit het verleden en met vakmanschap, passie en talent van deze tijd!
https://www.brabantsedelta.nl/senior-adviseur-informatiebeheer-36-uur
…
ta is de ervaring dat zoeken een tijdrovende bezigheid kan zijn. Een manier die vaak wordt genoemd om zoeken sneller (en mogelijk ook effectiever te maken) is de enterprise search (via Google, My-Lex of andere aanbieders).
Ik ben benieuwd naar jullie opinie en ervaring.
Maakt Enterprise search het zoeken efficiënter en effectiever?
Als zoeken heel makkelijk wordt, wordt ordenen, archiveren beheren van informatie dan minder relevant ("want ik kan het toch wel vinden")?
Past Enterprise search bij zaakgericht werken en archiveren of is het er juist een bedreiging voor?
Zijn er organisaties die dit hebben toegepast, wat zijn hun ervaringen?
Hoe moet je Enterprise search inzetten? Alleen over DMS, alle informatiesystemen, wel of niet de netwerkschijven meenemen?
Is een Enterprise search een goede oplossing voor zoek- en vindproblemen?
Dank voor jullie reacties!
Martijn Smits…
Op 26 November 2014 om 11.06 toegevoegd door Martijn Smits
gearchiveerd wordt . Bij waterschap Brabantse Delta hebben wij hier enige ervaring mee opgedaan bij de ramp Chemiepack in Moerdijk. In een korte periode werden duizenden "documenten" gegenereerd. Bij het waterschap is het gebruikelijk dat medewerkers zelf archiefwaardige documenten registreren. Ten tijde van de ramp was hier hier te weinig tijd voor. Om alles toch in goede banen te leiden, is een collega adviseur vrijgesteld van zijn normale werkzaamheden voor de begeleiding van de archivering. Op de bedrijfsbureaus is ook capaciteit vrijgemaakt. De betrokken medewerkers binnen de organisatie zijn actief benaderd om hun correspondentie aan te leveren voor archivering. Deze documenten zijn vervolgens voorzien van metadata waaronder een projectnummer geregistreerd. Toen de situatie onder controle was, zijn we weer terug gegaan naar de normale situatie waarbij iedereen zijn eigen documenten registreert. Hier ontstond alleen de vraag, hoe kaderen wij de zaak in bij een ramp waarbij duizenden documenten worden gegenereerd? Is het zaakgericht werken hiervoor geschikt?
Waar het de informatievoorziening bij rampen betreft lijkt mij een goede koppeling van het digitale archief met bijvoorbeeld de basisregistraties of het adressenbestand van de kvk van belang. Door zaken meteen bij het ontstaan te koppelen aan gerelateerde bedrijf, kan in een crisissituatie snel gezocht worden naar belangrijke informatie binnen deze gerelateerde zaken.…