Opmerking

Reactie van Yvonne Welings op 16 April 2018 op 8.22

De Rotterdamse stadsarchivaris Jantje Steenhuis en archivaris Teun de Bruijn van Regionaal Archief Dordrecht ondertekenden gisteren een intentieverklaring voor samenwerking op het gebied van e-depotarchivering. Beide instellingen gaan de komende tijd onderzoeken wat er nodig is om in het Rotterdamse e-depot een aparte omgeving in te richten voor het Regionaal Archief Dordrecht.

Dat onderzoek zal zich richten op de technische randvoorwaarden van zo’n omgeving - firewall regulations, toegang voor derden – maar ook op de kosten. Het voornemen is samen een pilotproject op te zetten om ervaring op te doen en kennis uit te wisselen over opname en beheer van digitale informatie. Uiteindelijk is het doel dat het Stadsarchief Rotterdam e-depotdiensten gaat leveren aan Dordrecht. Als de pilot succesvol verloopt, verwachten we in 2019 een samenwerkingsovereenkomst te kunnen sluiten.

Voor kleinere instellingen is het vaak te ingewikkeld en te kostbaar om zelf een e-depot te ontwikkelen en dus wordt er samenwerking gezocht. Het Stadsarchief Rotterdam heeft in de afgelopen tien jaar veel knowhow opgebouwd over e-depots. In 2017 heeft het als één van de eerste archieven in Nederland een dergelijke voorziening voor de duurzame opslag van digitale informatie in gebruik genomen.

‘Dit is een mooie stap vooruit voor de Zuid-Hollandse archieven’, zegt stadsarchivaris Jantje Steenhuis. ‘De ontwikkeling van een e-depot is geen sinecure. Ik ben daarom heel blij dat we de doorontwikkeling samen met onze collega’s kunnen oppakken en op die manier kennis en kunde kunnen delen. Niet onbelangrijk is ook dat een gezamenlijke aanpak kosten bespaart.’

http://www.stadsarchief.rotterdam.nl/m/nieuws/rotterdam-en-dordrech...

Reactie van Yvonne Welings op 13 April 2018 op 15.51

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/ervaringen-gevraagd-over-ce...

Ervaringen gevraagd over certificering e-depots op grond van peer reviews of audits?

Reactie van Yvonne Welings op 11 April 2018 op 8.48

Nederlandse Bank sluit aan bij het e-depot Nationaal Archief

De Nederlandsche Bank heeft in totaal 625 jaarverslagen uit haar records management systeem en van de Pensioen- en Verzekeringskamer overgebracht naar het e-Depot van het Nationaal Archief. Dit depot slaat deze jaarstukken duurzaam op en maakt ze openbaar toegankelijk.

Het Nationaal Archief heeft de afgelopen jaren ervaring opgedaan met digitale overbrenging van archiefstukken. “We maken gebruik van een proces dat speciaal ontwikkeld is voor het aansluiten op het e-Depot. Op basis van deze aanpak zijn diverse organisaties succesvol aangesloten op het e-Depot van het Nationaal Archief. Deze aanpak heeft zich inmiddels bewezen als een best practice”, zegt Annemieke Sindorf, projectleider Digitale Archiefdiensten bij het Nationaal Archief. “Een team van specialisten van zowel De Nederlandsche Bank als het Nationaal Archief heeft hier hard aan gewerkt. Deze multidisciplinaire samenwerking heeft z’n vruchten afgeworpen.” Ines van Dijk, beleidsmedewerker informatiediensten bij De Nederlandsche Bank, vult aan: “Het overbruggen van culturele verschillen en de niet volledig samenvallende organisatiebelangen hebben niet tot problemen, maar tot verrassing en verrijking geleid.”  

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/jaarverslagen-van...

Reactie van Yvonne Welings op 19 Maart 2018 op 9.20

Wanneer het onderwerp e-depot ter sprake komt, lees je vrijwel nooit iets over ontwikkelingen bij provincies of ministeries (behalve Justid). er is nieuws over het Ministerie van BZK.

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/nu-ook-bzk-archie...

Op 20 februari tekenden Diana Teunissen van het Nationaal Archief en Jan Gudde van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) de samenwerkafspraken rond het e-Depot van het Nationaal Archief. Hiermee werd de eerste uitplaatsing van digitaal archief van BZK in het e-Depot succesvol afgerond. De uitplaatsing past in een reeks van uitplaatsingen die is voortgekomen uit het project DWR-Archief. Dit is een interdepartementale samenwerking op het gebied van digitale archivering tussen BZK, EZK, FIN, SZW en OCW. 

Oefening baart kunst

Aan de uitplaatsing van dit eerste digitale dossier is heel wat voorafgegaan. De ministeries van OCW en EZK gingen BZK voor. Door deze eerdere ervaringen verliep de aansluiting van BZK in een veel hoger tempo. Mede door het hergebruik van instrumenten zoals de exporttool die in de eerdere trajecten waren ontwikkeld. De samenwerking met Doc-Direkt, SSC-ICT, Knowledge Plaza en de CIO staf heeft binnen 6 maanden geleid tot een succesvol project. En een basis gelegd voor duurzame toegankelijkheid van de digitale archieven van BZK.

Waarom uitplaatsen?

Blijvend te bewaren archief wordt na 20 jaar overgebracht naar het Nationaal Archief. Dat geldt ook voor digitale archieven. BZK werkt sinds 2004 digitaal en bereidt zich voor op het overbrengen. Omdat het om een compleet nieuw proces gaat, wil BZK niet tot dat moment wachten. Daarom is gekozen voor ’uitplaatsen’: het archief is nog van BZK maar staat alvast klaar in het e-Depot.

Reactie van Yvonne Welings op 19 Februari 2018 op 8.59

-depot als gecontroleerde digitale bewaarplaats

Alle opties benutten voor verantwoord en duurzaam informatiebeheer

Gepubliceerd: 28 december 2015

Nadat de gemeente Putten haar informatiehuishouding goed had georganiseerd, was de volgende logische stap een duurzaam en verantwoord e-depot. Zo kunnen in het laatste stadium van documentbeheer documenten op een goede manier worden voor de langere termijn of permanent worden opgeslagen. Zo ben je tot aan het einde ‘in control’. “Je wilt altijd ‘in control’ zijn, tot het laatste toe.”, zo vindt Jan Willem Rip, archivaris en beleidsmedewerker bij de gemeente Putten.

Risicoanalyse

Uiteindelijk werd op basis van eerdere positieve ervaringen door de gemeente Putten gekozen voor het e-depot van Circle Software en Doxis waarbij Circle Software zorg droeg voor de technische realisatie en Doxis voor de inhoudelijke afstemming en invulling. Er is een risicoanalyse gedaan om de haalbaarheid en wenselijkheid van een e-depot als gecontroleerde digitale bewaarplaats met alle gewenste functionaliteiten in kaart te brengen.

“Voor de uitvoering van onze taken zijn we in hoge mate afhankelijk van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatie waarover we beschikken.” - Jan Willem Rip

Wanneer informatie verloren gaat of niet goed bewaard wordt, kan de gemeente Putten (financiële) risico’s lopen en zelfs imagoschade oplopen. Daarnaast moet de gemeente ook voldoen aan wetgeving omtrent informatiemanagement. Hierdoor is het noodzakelijk zorg te dragen voor een transparante, goed georganiseerde en gecontroleerde digitale bewaarplaats.

Positieve ervaringen met het e-depot in Putten

Meer weten het traject van de keuze voor tot en met de implementatie naar Ceelo door de gemeente Putten? Download dan geheel vrijblijvend de whitepaper ‘Positieve ervaringen met e-depot in Putten - Alle opties benutten voor verantwoord, digitaal en duurzaam informatiebeheer’

http://www.eburg.nl/artikelen/e-depot-als-gecontroleerde-digitale-b...

Reactie van Yvonne Welings op 16 Januari 2018 op 8.48

Opleidingen e-depot helaas alleen voor medewerkers van RHC's

Aanvullende opleidingen en trainingen aan over het beheren van digitale informatieobjecten met het e-Depot. Let op! De basistraining voor het gebruik van het e-Depot wordt hier niet behandeld.

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/werken-met-he...

Reactie van Yvonne Welings op 10 Januari 2018 op 13.55

Hoe doe je dat aansluiten op een e-depot?

http://www.breednetwerk.nl/events/e-depot-evenement-2018-aansluiten...

Reactie van Yvonne Welings op 4 Januari 2018 op 22.36

Standaarden. Je hebt er die zorgen dat je fiets blijft staan, maar dat soort standaarden bedoel ik niet. Dankzij de standaarden waar ik het over heb, passen schroeven uit de bouwmarkt altijd, kunnen bouwbedrijven sneller bouwen, rollen er auto’s van de lopende band én praten IT-systemen probleemloos met elkaar.

Misschien kent u het wel: uw maatwerkkoppeling werkt prima. Maar dan komt er een upgrade of u vervangt een component. En: koppeling stuk! Waarna verschillende partijen aanpassingen moeten doen om alles weer aan de praat te krijgen. En u bent veel tijd kwijt voordat de koppeling weer op het oude niveau is. Erg onhandig natuurlijk.

Het gebruik van standaarden had dit probleem voorkomen: wanneer alle betrokken partijen dezelfde standaard ondersteunen, wordt koppelen een stuk transparanter en efficiënter. Meer een kwestie van de systemen even schakelen. Centric omarmt dan ook de standaarden waarmee gemeenten hun systemen aan elkaar verbinden.

http://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/kennispartners/centric/st...!.9578064.lynkx

Reactie van Yvonne Welings op 18 December 2017 op 9.56

“Tijdens de eerste Internationale Dag van de Duurzaamheid op 30 november kwamen in Nederland in totaal meer dan 150 erfgoedprofessionals bijeen in verschillende bijeenkomsten om te praten over het duurzaam toegankelijk houden van ons nationale digitale erfgoed. Op de 15^de verdieping van het Ministerie van OCW in Den Haag verzamelden zich zo’n 100 mensen om te luisteren naar theorie en praktijk van e-mailarchivering en de essentiële kenmerken van digitale objecten.

http://www.ncdd.nl/op-15-hoog-digitale-erfgoed-vieren/

Reactie van Yvonne Welings op 15 December 2017 op 14.52

Impactanalyse: goede voorbereiding op digitale archivering

Den Haag, donderdag 14 december 2017

Hoe zorg je ervoor dat je digitale archieven kan opnemen in het e-Depot van het Nationaal Archief? Hoe breng je digitaal archief naar ons over? Om uit te zoeken wat daarvoor nodig is, werkt het Nationaal Archief met impactanalyses. We voeren deze impactanalyses uit, voorafgaand aan een aansluittraject op ons e-Depot.

Met het e-Depot beheert het Nationaal Archief digitale informatie op een duurzaam toegankelijke manier. Een impactanalyse voorkomt lange doorlooptijden van een project, vermijdt risico’s en hoge aansluitingskosten.  Het brengt belangrijke elementen naar voren die nodig zijn voor digitale archivering en aansluiting op het e-Depot. Denk aan beschikbare versus benodigde metadata, is er een exporttool beschikbaar en voldoet deze aan de aansluitvoorwaarden, bijzonderheden rondom bestandsformaten, wat er nog moet gebeuren om het archief in goede, geordende en toegankelijke staat aan te leveren, etc. 

Het Nationaal Archief heeft deze analyse de afgelopen 2 jaar met succes uitgevoerd. Onder andere voor Economische Zaken en Klimaat, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Infrastructuur en Waterstaat, Algemene Zaken, Justitie en Veiligheid, De Nederlandse Bank en de Tweede kamer. Het heeft iedereen veel inzichten opgeleverd over wat er allemaal geregeld moet worden om digitaal archief over te brengen of uit te plaatsen.

Hoe werkt het?

In de impactanalyse stelt vast in welke mate het te ontvangen digitale archief voldoet aan de gestelde normen, regelingen of voorwaarden zoals het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid en de Exportvoorwaarden. De uitkomst van de impactanalyse geeft inzicht in wat er bijvoorbeeld nog moet gebeuren om het archief in goede, geordende en toegankelijke staat aan te leveren. De analyse kijkt ook over de informatie heen. Het brengt in kaart welke maatregelen we samen moeten nemen om een aansluiting op het e-Depot te realiseren.

Proces

De impactanalyse start met een kick-off waarin aanpak en planning aan bod komen. Ook geeft de archiefvormer  een korte demo over het informatiesysteem waarin het archief staat. En vormen we kleine analyseteams, bestaande uitdeskundige medewerkers van het Nationaal Archief en van de archiefvormer. In 3 weken tijd analyseren ze de uitkomsten aan de hand van een representatieve dataset van over te brengen of uit te plaatsen archief. Tussendoor zijn er 2 plenaire bijeenkomsten om de impact gezamenlijk te analyseren. De impactanalyse wordt afgerond met een eindrapport.

Met de resultaten van en aanbevelingen uit de impactanalyse kan de zorgdrager vervolgens een projectplan en planning opstellen met acties die eruit voortvloeien

Wilt u meer weten over de impactanalyse voor digitaal archivering? Neem dan contact op met contact@nationaalarchief.nl of via 070 331 5460.

• ‹ Vorige
• 1
• …
• 35
• 36
• 37
• 38
• 39
• …
• 49
• Volgende ›
• Pagina