Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Angela Haak op 8 Februari 2011 op 17.26

Hallo Daniëlle,

 

Op dit moment zijn wij bezig de ZTC in te voeren bij de digitalisering van personeelsdossiers. We komen hierbij nog wel wat onvolkomenheden tegen in de ZTC-catalogus, bijv.:

- 1 ZTC-code die bij ons voor verschillende processen ingezet wordt (bijv. indiensttreding en uitdiensttreding)

- zaaktypes die ontbreken in de ZTC (bijv. functiewaardering).

 

Waar mogelijk proberen we de ZTC te hanteren maar vullen of wijzigen wel het nodige indien wij dat noodzakelijk achten.

E.e.a. in afwachting van een meer complete ZTC-catalogus.

M.i. is zo'n landelijke catalogus wel een heel mooi en uniform uitgangspunt binnen gemeenteland.

 

Ook ik ben erg benieuwd naar bevindingen en keuzes van anderen.

 

Vriendelijke groet,

Angela

Permalink Antwoord van Danielle Hag op 17 Februari 2011 op 13.05

Tijdens het uitpluizen van de verschillende zaaktypen, gebruik maken van o.a. de ZTC en DSP, hebben wij in eerste instantie gefocust op 1 groep processen, namelijk subsidies.

 

Wat ons verbaasd, is dat in de nieuwste versie van I-navigator een groot aantal (specifieke) subsidieprocessen zijn afgesloten. Hiervoor in de plaats zijn de volgende processen gekomen:

- B1114 Budgetsubsidies,

- B1115 Exploitatiesubsidies,

- B1116 Incidentele subsidies,

- B1117 Investeringssubsidies

- B1118 Waarderingssubsidies

 

Mijn gevoel zegt dat dit veel te generiek is. Momenteel wordt in het archief namelijk op veel gedetailleerder niveau informatie vastgelegd (bijv. of iets een ‘jeugdsportsubsidie’ is ). Dat zie ik in bovenstaande lijst met zaaktypen niet terug.

 

Moet je dan in extra kenmerken meer gedetailleerde informatie vastleggen? Het lijkt mij namelijk dat je meer informatie nodig hebt om de juiste informatie terug te zoeken. Nu leg je zelfs op papier al meer informatie vast volgens mij.

 

Als je alles gaat onderverdelen in de 5 subsidie processen, dan kun je toch niet meer alles snel terugvinden? Dan moet je bijvoorbeeld in een grote berg ‘incidentele subsidies’ gaan zoeken wat nu exact de aanvragen voor ‘jeugdsportsubsidie’ waren.

Maar gedetailleerde informatie vastleggen in extra kenmerken lijkt mij tegenstrijdig. Volgens mij kun je net zo goed een specifiek zaaktype ‘jeugdsportsubsidie’ maken.

 

Ik hoop dat iemand van VHIC of een andere gemeente hierop wil reageren hoe zij hiermee omgaan. Waarom zijn de 5 subsidie processen op deze manier gekozen?

Kunnen het archief en de gebruiker/afdeling wel hiermee omgaan?

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 21 Februari 2011 op 21.57

Ik heb toevallig recentelijk hierover gebrainstormd met een aantal subsidie-verleners. We kwamen tot de conclusie dat alle subsidies eigenlijk een vergelijkbaar proces kennen. Hoewel er nog geen besluit hierover genomen is, zal het mij niet verbazen als er gekozen word voor één proces/zaaktype "behandelen subsidie-aanvraag". Ik moet nog even kijken of we dan wel de bewaartermijn automatisch kunnen toekennen.

 

Wat betreft je zoek-probleem; dat kun je ook regelen met je generieke zaakomschrijving. Iets in de trant van "Aanvraag <soort subsidie> ten behoeve van <activiteit>." 

Permalink Antwoord van Danielle Hag op 22 Februari 2011 op 9.31

Hoi Marco,

 

ik snap dat je tot één zaaktype kunt komen 'Behandelen subsidie-aanvraag'. Ik denk echter niet dat je in de toekomst nog een veld als 'omschrijving' zult hebben. Ik denk dat je alle informatie mbt een zaak in verschillende kenmerken vastlegd, en niet meer in een omschrijvingsveld.

Dan zou je idd het 'soort subsidie' in een apart kenmerk kunnen vastleggen, maar dan is mijn vraag: waarom dat vastleggen in een apart kenmerk, als het ook in het zaaktype vastgelegd kan worden?

Je hebt volgens mij twee opties:

Categorie: 'Subsidies' en dan verfijnen door zaaktype 'jeugdsportsubsidie' te kiezen

Of Zaaktype 'Subsidies' en dan verfijnen met kenmerk 'jeugdsportsubsidie'

 

Ik heb het gevoel dat vanuit het archief de eerste optie beter is.

Als alle subsidies een soortgelijk proces kennen, is de 2e optie echter wel logisch.

Wat geeft de doorslag om voor optie 1 of 2 te kiezen?

En hoe verhoudt dit zich tot andere processen?

Je moet mijn inziens wel dezelfde aanpak hanteren voor alle processen. Als je bijv. voor subsidies 1 proces hanteert, moet je dat ook voor vergunningen doen.