BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

bewaren cd-roms in papieren dossiers?

Met de steeds voortschrijdende digitalisering krijgen wij ook steeds meer cd-roms ter opberging aangeboden, met soms belangrijke gegevens er op vermeld, waarvan wij ons afbragen of wij deze cd-roms nu wel of niet in de desbetreffende dossiers moeten opbergen. Denk hierbij vooral aan (europese) aanbestedingen ; gunningen e.d. maar ook belangrijke rapporten, verslagen worden in cd-vorm naast de papieren uitdraaien ter opberging aangeboden. Als er papieren uitdraaien zijn met dezelfde gegevens als op de cd-rom bewaren we de papieren uitdraaien, zolang het werkproces nog niet is gedigitaliseerd, en gooien we de cd-roms weg.

Maar bij Europese aanbestedingen/gunningen is vaak de cd-rom de enige gegevensdrager, zeker bij publicaties, dus hier wordt de vraag: hoe bewaren en hoelang?

Zijn hier richtlijnen voor om deze in de desbetreffende onderwerpsdossiers te bewaren of juist apart op te slaan?

Graag jullie mening hieromtrent.

0 leden vinden dit leuk

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Jan van Wijck op 5 December 2011 op 15.07

Hallo Gert,

Bij Europese (en andere) aanbestedingen zou ik er niet zo moeilijk over doen. Die dossiers komen toch voor vernietiging in aanmerking. Wel als het gaat om blijvend te bewaren materiaal. Een CD-rom vereist andere bewaar-omstandigheden dan papier. Ik vraag me overigens af of alle archiefvormers wel zo'n aangepaste bewaaromgeving voor CD- en DVD-roms hebben. Wij in ieder geval niet, dus bij geval verdwijnen ze in het dossier.

Wel worden verslagen van vergaderingen, naast de op papier uitgewerkte versie, in een lade in de archiefbewaarplaats bewaard. Het idee is dat je, als je de gegevensdrager maar op tijd ververst, de gegevens wel leesbaar kunt houden.

Permalink Antwoord van Karin Raaimakers op 8 December 2011 op 14.34

Hallo Gert,

De cd-rom archiveren in het analoge dossier. Proberen de inhoud van de cd-rom (indien deze voor bewaring in aanmerking komt) uit te printen. Dit is natuurlijk vaak niet mogelijk . Dan kun je enkel beschrijven welk soort bestand de cd-rom bevat en indien mogelijk onder welk programma dit bestand werkt. Meer kun je mi met de huidige middelen niet doen.

RSS

Welkom bij
BREED - over de grenzen van informatie

Aanmelden