Expertsessies digitaal berichtenverkeer - BREED - over de grenzen v...

Tijdens de afgelopen herfst werden expertsessies bij het ACOI gehouden over de archivering van tekstberichten. Op 19 mei 2022 vond een debat plaats in de Tweede Kamer, waarin minister-president Rutte bevraagd werd over het nieuws dat hij dagelijks sms’jes verwijderde van zijn mobiele telefoon. De minister-president heeft tijdens het debat aangekondigd dat een advies wordt gevraagd aan het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding. Het Adviescollege werkt momenteel aan dit advies en betrekt daarbij inzichten uit de wetenschap, de overheid, (archief)toezicht, bedrijven en belangengroepen.

De centrale vraag van het advies is welke consequenties het gebruik van digitaal berichtenverkeer als sms, WhatsApp en Signal heeft voor de toepassing van de Wet open overheid en de Archiefwet. Berichtendiensten maken efficiënte en snelle communicatie mogelijk, juist voor sleutelpersonen in het openbaar bestuur. Tegelijk is het een uitdaging om informatie die hierbij wordt gewisseld duurzaam toegankelijk te houden, zodat op een later moment kan worden nagegaan hoe besluiten tot stand zijn gekomen.

In het advies zal het Adviescollege ingaan op maatschappelijke, bestuurlijke, organisatorische, technologische en juridische aspecten, en zoveel mogelijk aansluiten bij ervaringen uit de praktijk en de laatste stand der techniek. We betrekken hierbij de inzichten en kennis van experts uit de wetenschap, het toezicht, van archivarissen, de overheid, experts op het gebied van digitale technologie en van belangengroepen.

Het is nu wachten op het advies. Tijdens een van de sessies was ik aanwezig en ik wil mijn leermomenten met jullie delen. Voor de meeste leermomenten verwijs ik naar het uitgebreide verslag. 

• Om te beginnen is er een juridische onduidelijkheid. Onder de huidige wetgeving hoeven niet alle tekstberichten bewaard te worden (ECLI:NL:RVS:2020:2477 en ECLI:NL:RBDHA:2022:8482). Echter, zij mogen archiefwettelijk evenmin vernietigd worden, tenzij de van toepassing zijnde bewaartermijn in een vastgestelde selectielijst is verstreken. Deze contradictie leidt tot veel verwarring en discussie onder juristen en archiefbeheerders.
• Zowel onder de huidige als de nieuwe Archiefwet zullen tekstberichten pas vernietigd mogen worden, wanneer de van toepassing zijnde bewaartermijn in een vastgestelde selectielijst is verstreken. Bij gemeenten is de huidige Selectielijst proces- en resultaatgericht opgezet. Dat wil zeggen dat per proces, per proces-resultaat een bewaartermijn is toegekend. Een nauwkeurige administratie van uitgevoerde processen, proces-resultaten en àlle correspondentie daaromtrent is dan rand voorwaardelijk om de vastgestelde bewaartermijnen toe te passen. In theorie is zo’n administratie mogelijk, maar in de praktijk zou dit een enorme administratieve last betekenen voor bestuurders en ambtenaren, met bijbehorende capaciteitsdruk en kosten. Wie wil bovendien dan nog bij de overheid werken?
• Rondom e-mail hebben we deze problematiek al onderkend, getuige de aanvullende Selectielijst die op komst is. Met deze selectielijst wordt een “fallback” gerealiseerd; er worden bewaartermijnen geregeld voor e-mails die niet zijn opgenomen in de procesgerichte administratie. Zo’n “fallback” zou ook voor tekstberichten gerealiseerd kunnen worden.
• De implementatie van communicatieplatformen zoals bijvoorbeeld MS-365, bieden daarbij slechts een kleine deeloplossing. Voor communicatie met burgers, bedrijven, lobbyisten, buitenlandse overheidsfunctionarissen, etc. zal toch vaak gegrepen worden naar internationaal populaire en algemeen verkrijgbare apps. 
•  Dringend advies om automatisch wissen berichten uit te zetten opgen...

• Tekstberichten archiveren kost per medewerker en per telefoon 36 tot 58 uur.

• Zylab werkt ook voor 50 gemeenten, zoeken en vinden. Dit bedrijf neemt de werkzaamheden dan over.

• Het belang van kanaalsturing, WhatsApp is nu geen formeel kanaal, denk in dezen aan de implementatie van de WMEBV.

• Bij het Rijk is er een handboek personeel, waarin staat dat telefoons altijd uitgelezen kunnen worden. Bij (veel) gemeenten is dat niet zo duidelijk en vooraf geregeld. 

• Dan voor mij de belangrijkste tip: documenteer/log je zoek en vindmethode. Wanneer informatie niet gevonden kan worden, moet je kunnen aantonen dat je wel een inspanning hebt geleverd

• Tot slot, de meeste medewerkers uit de informatieverwerking waren over het algemeen niet positief over het archiveren van tekstberichten. Veel Inspanning, relatief weinig resultaat zonder contextinformatie. App, beter van niet.