verplichte set metadata voor aansluiting op *(landelijk) e-depot

Is er een minimaal verplichte set metadata voor aansluiting bijv. op een

een landelijk e-depot?

Weergaven: 522

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Beste Hennie,

 

Nee helaas....

In 2010 maakten de gemeenten 's-Hertogenbosch en tilburg samen een draaiboekje e-depot. Wat moet je als gemeente doen om aan te kunnen sluiten bij een e-depot. Feitelijk is de aansluiting op zich niet zo spannend, maar wel het feit dat de informatie op orde is en is juist gemetadateerd.

Voor de metadata meenden wij dat we uit moest gaan van de metadataset die door het Rijk in 2009 was vastgesteld. Zo gezegd, zo gedaan. Rond 2011/2012 gingen we het gesprek aan met het Nationaal Archief om aan te sluiten op hun e-depot. Dat schema uit dat draaiboekje was volgens het NA niet goed. We kregen maar niet duidelijk wat er mis aan was, want we hadden immers het rijksmodel als basis gebruikt. Om aan alle onduidelijkheid een einde te maken hebben wij in 2012 aan B5verband aan VNG/KING gevraagd een standaard metadataset voor alle gemeenten in Nederland vast te stellen. Dat duurde even, maar in 2014 werd het TMLO geboren.

 

Het beheer van het TMLO is in handen gegeven aan het Nationaal Archief. Niets mis mee, maar die willen doorontwikkelen in een tijd dat vele gemeenten net bezig zijn of klaar zijn dat TMLO in zaaksystemen en DMS'en te implementeren. Dat behoeft echt afstemming en afspraken over procedures dat we als overjeidslagen weer niet allemaal langs elkaar heen werken.

 

Dan is er ook nog een verschil in de eisen voor de metadata. Ik meen dat er verschillen zijn tussen het e-depot van Justid (dat al draait) en het NA. De verschillen zitten ook wat neem je als mimimale variant en wat als maximale?

Belangrijk zijn natuurlijk de leveranciers. Wanneer BCT van Corsa een versie van TMLO in een nieuwe release opneemt werk je dan met die versie. Ook dat behoeft afstemming.

 

Afhankelijk van de overheidslaag waar je voor werkt, gaan e-Depots in de regel uit van de verplichtingen die gelden in ofwel het TMLO ofwel het Toepassingsprofiel Rijk. Het kan zijn dat archiefinstellingen daar op kleine punten iets van afwijkt vanwege eisen die de software van een e-Depot kan stellen.

Het uitwisselingsformaat voor het e-Depot van het Nationaal Archief houdt zoveel mogelijk rekening met beide toepassingsprofielen (maar wijkt op kleine punten iets af) en is daardoor niet zo verplichtend als de afzonderlijke profielen. Meer informatie kan op de site van het NA gevonden worden.

http://www.nationaalarchief.nl/digitaal-archiveren/informatie-archi...



Yvonne Welings zei:

Beste Hennie,

 

Nee helaas....

In 2010 maakten de gemeenten 's-Hertogenbosch en tilburg samen een draaiboekje e-depot. Wat moet je als gemeente doen om aan te kunnen sluiten bij een e-depot. Feitelijk is de aansluiting op zich niet zo spannend, maar wel het feit dat de informatie op orde is en is juist gemetadateerd.

Voor de metadata meenden wij dat we uit moest gaan van de metadataset die door het Rijk in 2009 was vastgesteld. Zo gezegd, zo gedaan. Rond 2011/2012 gingen we het gesprek aan met het Nationaal Archief om aan te sluiten op hun e-depot. Dat schema uit dat draaiboekje was volgens het NA niet goed. We kregen maar niet duidelijk wat er mis aan was, want we hadden immers het rijksmodel als basis gebruikt. Om aan alle onduidelijkheid een einde te maken hebben wij in 2012 aan B5verband aan VNG/KING gevraagd een standaard metadataset voor alle gemeenten in Nederland vast te stellen. Dat duurde even, maar in 2014 werd het TMLO geboren.

 

Het beheer van het TMLO is in handen gegeven aan het Nationaal Archief. Niets mis mee, maar die willen doorontwikkelen in een tijd dat vele gemeenten net bezig zijn of klaar zijn dat TMLO in zaaksystemen en DMS'en te implementeren. Dat behoeft echt afstemming en afspraken over procedures dat we als overjeidslagen weer niet allemaal langs elkaar heen werken.

 

Dan is er ook nog een verschil in de eisen voor de metadata. Ik meen dat er verschillen zijn tussen het e-depot van Justid (dat al draait) en het NA. De verschillen zitten ook wat neem je als mimimale variant en wat als maximale?

Belangrijk zijn natuurlijk de leveranciers. Wanneer BCT van Corsa een versie van TMLO in een nieuwe release opneemt werk je dan met die versie. Ook dat behoeft afstemming.

 

Het hangt er dus vanaf bij welk e-depot je eventueel wilt aansluiten dan is het zinvol op voorhand contact te zoeken en de metadata af te stemmen.

wel raar eigenlijk dat er geen minimale set van metadate over en weer is. het zou overbrengen naar een e-depot een stuk gemakkelijker maken.

Hennie, gebruikersgroepen bij leveranciers zoals van zaaksystemen zoals Exxelence en Green Valley zijn belangrijk in deze. In feite begint de inrichitng van de metadata bij de start van het proces en applicatie. Wanneer deze set niet past op het e-depot , kan je gaan mappen zoals dat wordt genoemd, maar dat doe je liever niet omdat dat veel werk kost. Er zijn archiefinstellingen die aansluiten, maar ook gemeenten zelf denk aan Putten, Delft, Schiedam of Oldambt.

 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden