BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Projectmatig werken - Zaakgericht werken

Bij de gemeente Hillegom is de vraag ontstaan hoe om te gaan met projectmatig werken en daarbij zaakgericht werken. Bestaat een project uit meerdere zaken of moet dit worden gezien als 1 zaak. In mijn beleving is een project meerdere zaken omdat je ook met verschillende werkprocessen te doen hebt. De zaken link je aan de projectrtegistratie. Hoe denken jullie daar over?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Hannie Witkamp op 14 Mei 2014 op 10.40

Alex, op dit moment zijn we ons DMS aan het inrichten met Zaaktype.nl en daaraan gekoppeld de werkprocessen van i-navigator. Alle teams hebben op dit moment al een teamverdeler die op documentniveau de stukken doorzet. Straks moet deze teamverdeler de zaken doorzetten naar de betreffende behandelaar. Je kunt altijd langskomen om te zien hoe het hier is ingericht.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Alex Van Heugten op 14 Mei 2014 op 10.49

Dank Hannie. We werken momenteel eveneens met de I-navigator, een DMS-oplossing binnen Sharepoint, daarlangs met teamsites binnen Sharepoint (jullie "teamverdeler"?).

Ons idee bestaat daarin dat medewerkers via de betreffende teamsites in Sharepoint hun projecten (zaken) kunnen inzien, documenten aanmaken en beheren, de eigenlijke zaken feitelijk in het DMS staan. De zaken zouden dan dus feitelijk vanuit het DMS in de teamsites geprojecteerd worden.

Jullie werkwijze lijkt meer op de door Hans geopperde; Docs worden op de teamsites aangemaakt en beheerd, volgens bepaalde criteria en mits archiefwaardig uiteindelijk doorgezet naar het DMS.

Klopt dit?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Alex Van Heugten op 5 Juni 2014 op 9.00

Projectdocumenten staan in ons geval op Sharepoint team/sectorsites. Het spreekt voor zich dat ik archiefwaardige documenten uiteindelijk in specifieke zaken in ons DMS (eveneens een op Sharepoint gebaseerde oplossing) opgenomen wil hebben.

Los van de technische mogelijkheid tot het overhevelen van documenten vanuit zo'n team/sectorsite naar het DMS; Het zou mij benieuwen welke organisaties inmiddels over een soort van Quick Reference Card beschikt waarin voor medewerkers op een bondige, heldere wijze is uitgelegd welke documenten omwille van welke criteria voor opname in het DMS in aanmerking komen. Dat in zo een QRC staat aangegeven hoe dit overhevelen binnen SP technisch werkt zou natuurlijk mooi zijn meegenomen.