Hallo,

Ik ben op zoek naar gemeenten die ervaring hebben met het opnemen van elektronische handtekeningen in het e-depot, Met name gemeenten die een aparte ondertekentool zoals ValidSign gebruiken en niet validatie in een zaaksysteem. Hoe wordt omgegaan met de bijbehorende metadata? Is deze embedded of gekoppeld aan het ondertekend document?

Ons RHC heeft hier nog geen ervaring mee. 

wij zijn zelf bezig met voorbereiding op de uitrol van ValidSign voor het elektronisch ondertekenen van permanent te bewaren stukken. Een van de vragen die daarbij speelt is hoe we deze documenten met de e-handtekening goed kunnen overdragen naar een e-depot in de toekomst. De archiefregeling stelt eisen aan de handtekening en de metadata. 

Bij ondertekening wordt in het document een aantal gegevens vastgelegd, die (volgens ons) alle noodzakelijke metadata uit de archiefregeling bevatten. Alleen zijn deze embedded in het document en niet als losse metadata gekoppeld aan het document.

NB: Het is niet mogelijk metadata over de e-handtekening geautomatiseerd op te slaan in een DMS of zaaksysteem, ValidSign wordt niet gekoppeld. 

Ik hoop dat er gemeenten zijn die hun ervaringen willen delen!

Weergaven: 352

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Ik kan je geen antwoord geven op je vraag. Wel op de vraag of bij elk proces een digitale handtekening nodig is, dat is nl. niet het geval. Toevallig speelt het vraagstuk bij onze gemeente ook, maar dan meer de vraag of het in het zaaksysteem moet worden opgenomen. Het neemt best veel geheugen in beslag en daar moet je toch over nadenken of dat wel zinvol is. 

Handreiking elektronische handtekening | VNG

In de Archiefregeling staan inderdaad metagegevens genoemd die vastgelegd zouden moeten worden als het gaat om een digitale handtekening (beter: elektronische handtekening).

Wat ik niet uit de tekst van de regeling of de Memorie van Toelichting kan opmaken/niet in de tekst kan lezen, is dat aanvullende vormvereisten gelden voor de manier waarop de metagegevens zouden moeten zijn vastgelegd. Anders gezegd, embedded, dan wel detached lijken mij beide toegestaan voor de metagegevens. 

Voor de preservering van het document, de handtekening en de relatie tussen beide, in een e-depot of welke andere beheeromgeving dan ook, kan het onderscheid tussen detached dan wel embedded wel belangrijk zijn, maar dat is een ander vraagstuk. 

Dag Yvonne, bedankt voor je reactie. We plaatsen uiteraard alleen daar een digitale handtekening waar dat wettelijk of juridisch gezien noodzakelijk is. 

Mark, wij komen tot dezelfde conclusie dat de wet daar niet iets over zegt. Mogelijk kunnen we bij overbrenging de metadata extraheren, dat gaan we onderzoeken. 

Hopelijk reageren nog andere gemeentes die ervaring hebben met het overbrengen van documenten met een elektronische handtekening. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden