Netwerkschijven lopen bij veel overheidsorganisaties vol. Dat kost niet alleen veel geld, maar bestanden zijn veelal niet doorzoekbaar en vindbaar. Tijdens de coronatijd was dat een van de verzuchtingen die je in de wandelgangen opving.

Smart documents in Zaakystemen

Tegelijkertijd zie je dat gemeenten ook oplossingen vinden tegen het vollopen van netwerkschijven. Veel bestanden worden dubbel opgeslagen in zowel het Zaaksysteem als de netwerkschijf. Misschien herken je het wel, met hulp van smart documents/sjablonen maak je een document aan. Vanuit je netwerkschijf plaats je het document in het Zaaksysteem, maar het bestand blijft op de netwerkschijf staan. Er zijn ook Zaaksystemen waarmee je direct in het systeem je documenten samenstelt zoals JOIN en InProces.

Het lukt soms ook niet

Voor sommige bestanden lukt het gewoon technisch niet om die op te nemen in systemen, bestemmingspannen is zo'n bekend voorbeeld. Ook vele foto's vullen netwerkschijven.

Kamervragen archivering harde schijven

Netwerkschijven zijn recent ook onderwerp geweest van Kamervragen. De Inspectie O en I heeft de opdracht gekregen om te onderzoeken hoe donorregistraties op harde schijven worden gearchiveerd. Levert vast interessante leerstof op. (link)</p>