Afgelopen week informeerde Staatssecretaris dr. Jet Bussemaker de Tweede Kamer over digitalisering en archivering informatiehuishouding. De fusie tussen het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek gaat niet door. De kermtaken van  het Nationaal Archief worden als volgt beschreven:

Duurzame en toegankelijke informatie ligt aan de basis van onze rechtstaat en vertegenwoordigt op termijn bovendien een belangrijke afgeleide, culturele waarde.

Al met al geen verrassende nieuwe feiten, maar bij de kamerbrief is een rapport gestuurd samengesteld door PBLQ, voorheen HEC. Deze organisatie heeft eerder het e-depot van Rotterdam geaudit. Het is een zeer lezenswaardig rapport.

De conclusie van de verkenning luidt:

Indien de hiervoor geschetste werkpraktijk rondom archiveren, zoals gewoon bij het archiveren van papier, niet verandert bij de invoering van ‘digitaal werken’, dan loopt de overheid het risico dat overheidsarchieven verdampen of niet meer toegankelijk zijn, en alleen tegen exorbitant hoge kosten iets van die archieven beschikbaar blijft voor de maatschappij.

Digitalisering zet het klassieke archiefproces zoals we dat kennen vanuit het papieren tijdperk op zijn kop. Of anders geformuleerd: digitalisering biedt nieuwe mogelijkheden om de procesgang anders in te richten. Maar is er iets veranderd ?

Risico’s worden in beeld gebracht:

Risico 1 - De archieven verdampen (lossen op), en/of zijn niet toegankelijk

Risico 2 – Kosten nemen explosief toe, zijn onbeheersbaar (hoezo digitaal goedkoop ?)

Risico 3 - De mindshift wordt niet gemaakt

Risico 4 - Afnemende aandacht voor papieren archieven

Gesuggereerde resultaten om hier wat mee te doen:

• het PvE informatie- en archiefbeheer van digitale overheidsinformatie;
• pakket van maatregelen ter bevordering van de ‘mindshift’ en implementatie van de aanvullende spelregels (generieke gebruiksvriendelijke voorzieningen, innovaties);
• afspraken over het vervolg (de rijksbrede implementatie en toezicht erop).
• De archiveringspraktijk is niet altijd ingericht volgens het ontwikkelde model van de zgn. handelingen waardoor identificatie en koppeling van de documenten aan de handelingen een complexe operatie is. De verschillende soorten omschrijvingen van handelingen en de veelheid aan handelingen maken de toepassing van het waardering- en selectie-instrumentarium ingewikkeld.

• Waardering en selectie vindt niet plaats aan de bron, op het moment dat een document wordt gecreëerd, maar achteraf. Hierdoor ontstaan twee werelden, namelijk die van de feitelijke informatiehuishouding aan de voorkant waar de creatie plaatsvindt en de wereld van documentaire informatievoorziening aan de achterkant waar de uiteindelijke waardering en selectie start.

• Het aanzien van het archiefwezen is niet groot. De status van archivarissen c.q. de medewerkers documentaire informatievoorziening is binnen overheidsorganisaties niet hoog. Het zijn vaak ook fysiek afgescheiden werelden. Medewerkers documentaire informatievoorziening zitten niet aan de voorkant van het proces, en hebben daarmee ook geen positie.

• De termijn van overbrenging. Twintig jaar is een lange periode die binnen overheidsorganisaties niet noopt tot urgentie. Dus laag op de prioriteitenlijst, uitstel en achterstand ligt voor de hand.

Wederom wordt de discussie over een Algemene Informatiewet uit de kast gehaald, omdat de archiefwet vooral alleen een juridische betekenis heeft.

 Link naar te downloaden documenten.

Link naar Binnenlands Bestuur.