Hotspot Coronacrisis - hoe krijg je de informatie "boven water"?

Goedemiddag,

Het belang van "informatiehuishouding op orde" wordt door zo'n actuele crisis pijnlijk zichtbaar, en tegelijkertijd biedt dit kansen om de gezamenlijke focus hierop te krijgen. 
Gemeente Alkmaar zit op dit moment in een transitie van oud naar nieuw zaaksysteem waar wel  archivering aan de voorkant is ingericht obv TMLO/GEMMA ZTC/ NEN 2082. Op dit moment zitten nog niet alle processen in het nieuwe zaaksysteem. Informatie wordt bij ons nog steeds op diverse opslaglocaties opgeslagen zonder vooraf ingerichte informatiebeheer; mail/netwerkschijven/etc.

Wij van de gemeente Alkmaar zijn benieuwd hoe jullie een representatief beeld creëren voor de hotspot Coronacrisis. We hebben nu grotendeels in kaart welke processen de hotspot raken, maar hoe krijg je deze versnipperde informatie "boven water"?

  1. Door "simpelweg" informatie laten labelen (functionele tag of map) door proceseigenaar en een enterprise search er op los laten?
  2. Door een proces in het zaaksysteem in te richten waar proceseigenaar zijn informatie kan overdragen?
  3. ....

Wie kan met ons brainstormen? 

Weergaven: 906

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Bedankt, ik ga het lezen

zou t mogelijk zijn als je mij deze toestuurt: irmgard.gijsen@venray.nl

Kitty Altena zei:

Hoi Ulla,

Leuk je hier tegen te komen! Ik heb toevallig gisteren een memo geschreven richting ons MT om uit te leggen dat we, juist nu, grip op informatie nodig hebben voor het aanleggen van een 'corona-dossier'. Die wil ik met je delen als je wilt. Ik denk dat we redelijk gelijk oplopen in het formuleren van de juiste aanpak. Ook heb ik de gemeentesecretaris al op de hoogte gebracht en krijg ik via één van de bestuurssecretaresses de notulen en bijlagen van het crisisteam van onze gemeente, dit levert al een schat aan informatie op, maar ook een schat aan extra werk, omdat alles nog geregistreerd moet worden in het zaaksysteem.. :-)

Dankje Yvonne! De checklist kan ik alleen niet benaderen. 

Hoewel niet direct gerelateerd aan de hotspot Corona maar wel een gevolg van de Coronacrisis:

Met betrekking tot protocollen rond het veilig werken i.h.k.v. Corona tot de analoge dossiervorming/postbehandeling door DIV medewerkers, bodes en/of medewerkers.

Zijn er gemeenten die hier al afspraken hebben hoe om te gaan met bijvoorbeeld al dan niet in quarantaine plaatsen van fysieke post en dossiers die terugkomen op de afdeling? Indien hier binnen de organisatie over nagedacht is, zijn deze protocollen bijvoorbeeld gebaseerd op de handreiking vanuit VNG of KVANBRAIN? Graag hoor ik. Dank.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden