BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Hoe om te gaan met zip-bestanden?

In mijn organisatie lopen we er nogal eens tegenaan dat er behoefte is om zip-bestanden op te slaan in ons DMS. Metname in het kader van grote infrastructurele projecten zijn dat pakketjes waarin nogal wat bestanden kunnen zitten. Nu meen ik te weten dat de Archiefregeling dit onder bepaalde voorwaarden toestaat (art. 26 lid 3).

Ik ben beniewd hoe jullie organisaties omgaan met zip-bestanden. Vanuit archivistisch oogpunt gezien vraag ik mij af hoe je bijvoorbeeld de losse bestanden uit zo'n zip-bestand terugvindbaar houdt. Hebben jullie organisaties richtlijnen? Daarnaast, hoe gaan jullie om met de grootte van de bestanden in relatie tot de beperking in opslagcapaciteit. Wij gaan op dit moment over op Sharepoint 2010 en de opslagcapaciteit per site is in principe begrensd.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Roel Snijders op 25 Augustus 2012 op 0.30

Binnen ons zaaksysteem is elk document gekoppeld aan een zaak en bezit meta velden zoals omschrijving, n.a.w. etc. De zaak behandelaar kan geheel zelfstandig documenten toevoegen en registreren, zowel vanuit de document generator als outlook. Diverse behandelaars corresponderen vaak per mail met zakelijk partners zoals adviesbureau's RO. Nagenoeg altijd ontvangen zij meerder documenten in een zip bestand. De behandelaar kiest er vaak voor en soms ook het DIV team om het zip bestand in het zaaksysteem te importeren. Het betreft hier dan 1 registratie met meerdere documenten. Het nadeel is dat bij het terugzoeken niet direct het document te lezen is. Men dient het zip bestand die zichtbaar is in de viewer aan te klikken. Waarna men de documenten als bestandjes ziet incl. de omschrijving. Dus er zijn nogal wat extra muisklikken noodzakelijk.

Het wordt niet organisatie breed toegepast. Persoonlijk gaat mijn voorkeur uit naar afzonderlijke registraties. Mede ook gelet op de authenticiteit en duurzaamheid. Het betreft hier overigens wel altijd vernietigbare documenten.

Binnen ons zaaksysteem zit een maximum aan de grootte van de bestanden die een gebruiker kan importeren. Dit was 50mb, dit maximum is sinds een half jaar verhoogd naar 100 mb. Dit zal binnenkort verder worden verhoogd in verband met de digitalisering van de bouwvergunningen incl de vele grote tekeningen.