Bij de verzending van vergunningen waarmerken wij de bijlagen niet. In de beschikking geven wij wel duidelijk aan welke bijlagen tot de beschikking behoren.

Nu de bijlagen niet worden gewaarmerkt, vraag ik me af wat de toegevoegde waarde is van het verzenden van de bijlagen. Bij omvangrijke vergunningen ontvangt de aavrager nu immers een heel groot pak papier, maar de deze stukken heeft aanvrager al lang in zijn bezit.

Dus:

1) is het noodzakelijk bijlagen te waarmerken?

2) als waarmerken niet noodzakelijk is, is het dan nog noodzakelijk deze mee te zenden?

Weergaven: 1175

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

In het verleden heb ik deze discussie ook wel eens gevoerd. Ik kan in de wetgeving geen "stempelplicht" vinden. Ik heb gezocht in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, het Besluit omgevingsrecht, het Bouwbesluit 2012 en de Regeling omgevingsrecht. Het barst van de vormeisen die gesteld worden aan de aanvraag, maar aan de vergunning worden nauwelijks vormeisen gesteld (wel inhoudelijke eisen).

 

Desalniettemin, ik heb begrepen dat er snel verwarring ontstaat rondom bouwtekeningen. In het spel tussen burger, architect, aannemer, vergunningverlener, handhaver, jurist, advocaat, rechtbank, et cetera vliegen tal van versies van de tekeningen over en weer, zowel digitaal als op papier. Alle professionals weten dat wanneer zij een tekening onder hun neus hebben zónder stempel, zij er niet zonder meer van mogen uitgaan dat deze conform de vergunning is.

 

Het is dus niet voldoende als de gemeente keihard kan aantonen op welke tekeningen een vergunning is verleend. Althans, de gemeente is dan wellicht juridisch veilig, maar er kan al gauw zo veel gedoe ontstaan dat je als gemeente erg veel tijd kwijt bent aan handhavingsprocedures en welles-nietes-disucssies.

Marco, wij zijn ook niet zo gelukkig dat er geen bijlagen worden gewaarmerkt, maar dit besluit is ons ook maar opgelegd...

Ik heb het over het eerste zinnetje heen gelezen en zie nu pas dat je niet uit de ICT/DIV/Archief-hoek komt. Verkeerde aanname mijnerzijds. Laat ik dan even dát standpunt verdedigen, waarbij ik de aanname doe dat het besluit genomen is in het kader van een digitaliseringstraject.

 

Er is een landelijke ambitie om de overheid 100% digitaal te maken. Alle informatiestromen, dus ook documenten, moeten digitaal gaan want dat heeft voordelen t.a.v. snelheid, kosten, beschikbaarheid, etc. Dus ook het opstellen, opslaan en verzenden van de Wabo-vergunning willen we digitaliseren. We lopen dan tegen "uitdagingen" aan, zoals de stempel.

 

Bij veel organisaties is er (nog) geen standaard-oplossing voor het digitaal waarmerken van documenten; zeker niet een die mooi integreert met het organisatiebrede DMS of zaaksysteem. Welnu, voordat we een zak geld uit het ICT-budget tegen dit probleem gaan opgooien, komt de vraag: Is het echt nodig? Wat levert het op?

 

Laten we wel wezen: er is geen wettelijke plicht, het kost een bom duiten om een digitaal alternatief te ontwikkelen en de deadline voor het digitaliseringsproject wordt niet gehaald. Het enige tegenargument is dat de vergunningverleners en handhavers allerlei beren op de weg zien. Ik weet wel wat ik als manager "bovenin" op grond van zo'n relaas zou besluiten. "Maar dit besluit is ons ook maar opgelegd..." Precies.

 

;-)

 

Nu worden jullie gedwongen om andere alternatieven te onderzoeken voor het probleem dat ik in mijn vorige reactie beschreef. Mijn advies is om te zoeken naar oplossingen die de risico's zo klein mogelijk houden. Ik zou de bijlagen gewoon meesturen. De ontvangende partij heeft immers ook schoenendozen vol met verschillende versies, maar mogelijk geeneens alle. Het is dus ook voor hem/haar handig om de definitieve versies nogmaals te ontvangen i.p.v. slechts verwijzingen. Juridisch maakt het weinig verschil, het kost de organisatie wel iets meer geld, maar het komt de dienstverlening naar de burger ten goede.

 

Daarnaast stel ik voor om een business case op te stellen voor het realiseren van een digitaal waarmerk. Ga het gesprek aan met ICT/DIV en onderzoek de mogelijkheden. Werk samen. Beschouw hun niet als een ondersteunende afdeling met secundaire processen, maar als gelijkwaardige collega's, die ook in opdracht van het management doelen en deadlines moeten halen.

 

Business case op te stellen voor het realiseren van een digitaal waarmerk, goed idee.

Zou een project moeten zijn in het kader Archief2020 ! Aan dit soort praktische zaken hebben we echt behoefte, wat is de rol van KING in deze ?

@Marco, Emo, je zou ook eens naar de bepalingen in je Besluit Informatiebeheer kunnen kijken,

bij de gemeente 's-Hertogenbosch, artikel 8:

Van informatie die wordt gecreëerd om intern of extern te verzenden wordt vóór verzending het origineel opgeslagen en door de beheerseenheid bewaard; een kopie wordt geauthentiseerd verzonden.

Lees in dit verband een actueel vonnis, het niet kunnen openen van een pdf bestand blog Engelfriet.

De rechtsgeldigheid van een niet te openen pdf-bestand

12 december 2014, 08:11 | AE 7209 | E-mail | 26 reacties

adobe-pdf-acrobat-foutmeldingDie kende ik nog niet: “Het is immers algemeen bekend dat er, afhankelijk van bijvoorbeeld het e-mailaccount van de ontvanger of van de apparatuur die hij gebruikt of het netwerk op de plaats van ontvangst, problemen kunnen optreden bij het openen van bijlagen bij e-mailberichten.” Citaat uit een vonnis met een discussie over of een aankondiging van een gemeente wel correct was doorgegeven aan een burger.

...

Maar de brief was ook per e-mail verstuurd, en in theorie kan dat genoeg zijn: er moet dan (art. 3:41 lid 2 Awb) een “andere geschikte wijze” worden gebruikt.

Lees verder via bovenstaande link.

Hallo Emo,

Het niet waarmerken van tekeningen lijkt mij een te groot risico, heeft de gemeente of een bepaalde collega deze tekening(en) wel gezien en akkoord bevonden. Dat zul je toch moeten vastleggen.

Wat digitaal binnenkomt moet je natuurlijk digitaal houden. Om tekeningen te stempelen en te waarmerken, tekeningen vergelijken, tekeningen annoteren, oppervlakte berekeningen maken, enz. gebruiken wij het programma AutoVue http://www.digeplan.com. De meta-data van de stempels en de annotaties worden gearchiveerd in het DMS of kunnen bewaard worden in een zaaksysteem onder SharePoint.

Volgens Marco kost zo'n programma een bom duiten, dat klopt. De besparing zit hem in het niet meer hoeven uitprinten van tekeningen, in 3 jaar heb je de investering eruit.

Hallo Hans,

Een vraag: zijn de stempels en evt. digitale handtekeningen e.d. die je met Autovue op de tekeningen zet ook rechtsgeldig?

Hallo Petra,

We hebben het hier alleen over stempels en parafen of handtekeningen voor tekeningen. Volgens mij is de onderstaande procedure die we gebruiken rechtsgeldig.

Als je een (zelf ontworpen) stempel plaatst kun je de stempel voorzien van met meta-data uit o.a. GISVG vergunningen van Centric (zaaknummer),  meta-data uit je DMS (document nummer), datum van vandaag, behandelend ambtenaar, de paraaf of handtekening zelf. Via de inrichting binnen AutoVue nu DigEeplan kun je het zetten van parafen of handtekeningen autoriseren. Zo kan een manager bepaalde collega's toestemming geven om een stempel, paraaf of handtekening te zetten.

Via DigEplan maak je een nieuwe PDF/A versie van de tekening met bovenstaande meta-data, parafen e.d. Alles blijft in het hele proces digitaal.

Zoals gezegd wordt deze meta-data opgeslagen bij het betreffende document (tekening) in ons DMS van Corsa. Via het op definitief zetten van het document, het vergrendelen van de documentregistratie of de Case zorgen we ervoor dat de meta-data ongewijzigd bewaard blijft voor het e-Depot.

 

Bedankt Hans voor je reactie.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden