Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 29 November 2022 op 10.00

In mijn optiek zou het beste zijn dat de burgemeester een functionele mailbox heeft voor de gemeente waar hij of zij werkzaam is. Daarnaast is het essentieel dat je met het bestuurssecretariaat afspraken maakt over archivering in het Zaaksysteem en deze goed instrueert. Misschien is het een troostrijke gedachte dat veel medewerkers van informatievoorziening hier mee worstelen. Dan niet alleen met dit aspect, maar ook over de rol van de burgemeester.

Soms is hij of zij voorzitter van de Veiligheidsregio en dan is het niet handig dat de mails van de gemeente in de box van de gemeente terecht komen. Wellicht heb je dit aspect nog niet in het vizier, maar het is meest ingewikkelde om in te regelen. 

Permalink Antwoord van Henk Johan Feenstra op 29 November 2022 op 11.24

Bedankt voor je antwoord! De huidige situatie is zo dat hij al een functionele mailbox heeft. Bovendien heeft hij een persoonlijke mailbox. En er is ook mailverkeer tussen deze beide mailboxen. Dat maakt het voor mij wat complex. Deze moeten beide gearchiveerd worden lijkt me. Of denk je dat het beter is om een ' streep te trekken' en vanaf daar besluiten om alleen de functionele mailbox te archiveren? Met kans op verlies van informatie. Voor wat betreft de rol binnen de veiligheidsregio ben ik het met je eens, dat maakt het zeker niet gemakkelijker

Groeten,

Henk Johan 

Yvonne Welings zei:

In mijn optiek zou het beste zijn dat de burgemeester een functionele mailbox heeft voor de gemeente waar hij of zij werkzaam is. Daarnaast is het essentieel dat je met het bestuurssecretariaat afspraken maakt over archivering in het Zaaksysteem en deze goed instrueert. Misschien is het een troostrijke gedachte dat veel medewerkers van informatievoorziening hier mee worstelen. Dan niet alleen met dit aspect, maar ook over de rol van de burgemeester.

Soms is hij of zij voorzitter van de Veiligheidsregio en dan is het niet handig dat de mails van de gemeente in de box van de gemeente terecht komen. Wellicht heb je dit aspect nog niet in het vizier, maar het is meest ingewikkelde om in te regelen. 

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 29 November 2022 op 14.43

Feitelijk is het zo dat je in feite geen persoonlijk e-mailverkeer kunt hebben. Daarbij zijn zelfs whatsapp op de privé telefoon Wob/Woo baar, een e-mail zeker. 

Permalink Antwoord van Henk Johan Feenstra op 29 November 2022 op 15.20

Ik denk dat we nu eerder over semantiek praten dan over hoe inhoudelijk om te gaan met het archiveren van iemand die twee emailadressen gebruikt tijdens zijn ambtstermijn, waarbij er ook onderling mailverkeer is tussen die twee mailboxen. Ik vraag me gewoon af hoe je dit het beste kunt archiveren zonder dubbele opslag. Maar wellicht denk ik te ingewikkeld? Ik begrijp dat het Woo-baar is, met persoonlijke emailadres bedoel ik alleen maar te zeggen dat het betreffende emailadres  ' naam burgemeester@stad.nl'  is, naast de ' burgemeester@stad.nl'  die ook in gebruik is. De ene is alleen actief gedurende de ambstermijn van de betreffende persoon, de andere wordt overgedragen op de volgende burgemeester. Hopelijk verheldert dit het e.e.a. 

Permalink Antwoord van Denny Schouten op 29 November 2022 op 16.28

Ik denk dat je eerst moet zien te achterhalen of alle mails van de mailbox op naam standaard (geautomatiseerd?) worden doorgestuurd naar de functionele mailbox van de burgemeester. Of is er sprake van een alias-mailbox? Alles komt in één mailbox binnen, maar die box heeft dan twee adressen. In die gevallen hoef je alleen de functionele mailbox te archiveren, omdat alles daarin terecht komt. Het hangt dus ook een beetje af van de techniek erachter. En bij twijfel zou ik ze allebei archiveren, ook al heb je dan berichten dubbel. Dat speelt ook als een mail van de burgemeester aan een ander sleutelfiguur in je gemeente wordt gestuurd. Want ook dit mailbox wordt als het goed is bewaard. Dubbele opslag is denk ik niet te voorkomen.