Bij een besluit vervanging AW1995 worden over het algemeen papieren archieven vervangen door digitale exemplaren. Wanneer een vervangingsbesluit betrekking heeft op oudere bestanden zoals te bewaren bouwarchieven, zien we dat de eisen over de kwaliteit van het scannen toenemen.

In de jaren negentig hebben gemeenten hun bouwarchieven soms vervangen door zwart-wit microfiches. Rond het millennium was scannen in zwart-wit aanvaardbaar en nu  is het niet meer dan normaal om bij backlog vervanging  in kleur te scannen. Een andere eis bij vervanging is kalibreren, dat gebeurt niet altijd. 

Een gemeente als Den Haag kiest bewust voor metamorfoze eisen hebben we op BREED kunnen lezen. Ook de gemeente Amsterdam heeft die keuze gemaakt. Eigenlijk wel slim, want je ziet dat inzichten op het gebied van scannen veranderen en je op het moment van beslissen de beste optie moet kiezen. Wat voor formule hanteer je, die van DEN, de Basis of die van Metamorforze ?

De handreiking vervanging archiefbescheiden dateert uit 2015 en ging uit van Metamorfoze eisen.  De ene vervanging is de andere niet, voor klantendossiers zullen dergelijke eisen te zwaar zijn.

De tijd staat niet stil en feitelijk zou dit onderwerp geactualiseerd moeten blijven.

Ook met betrekking tot de wijziging van de Archiefwet zal dit thema terugkomen. Input is welkom,

de juridische werkelijkheid loopt achter op de technische ontwikkelingen. Waarom is hier geen NEN norm voor?

Weergaven: 317

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Beste Yvonne,

Dank voor deze bijdrage. Het onderwerp vervanging is gelukkig nog steeds actueel. De handreiking vervanging is ook wat mij betreft alleen zinvol als deze toepasbaar is. Als beheerder van de handreiking wil ik graag weten of en hoe de handreiking gebruikt wordt en of deze nog actueel is. Daarom evalueren we (NA) de handreiking in de komende maanden. Ik roep bij deze iedereen op om op te letten op meer informatie over de evaluatie. En vooral om deel te nemen aan de evaluatie.

 

Ik zie dat de link naar een verouderde versie van de handreiking verwijst. De nieuwste versie van de handreiking kun je vinden via: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/handreiking-v...

beste Vincent,

Ook jij bedankt, mocht er een bijeenkomst zijn en die past in mijn agenda schuif ik graag aan. ik heb de link van de blog  ook doorgezet aan het Ministerie in verband met de wijziging van de Archiefwet.

Wat ook van belang is dat er eens goed gekeken wordt naar de samenhang met andere wetgeving, ik heb destijds Peter Diebels ook attent op gemaakt, ik ben niet tevreden over de uitwerking.

Zie bijvoorbeeld

Besluit Burgerlijke Stand 1994 (geldend tot op heden)

Artikel 10A

[Treedt in werking op een nader te bepalen tijdstip]

Dit onderdeel is (nog) niet in werking getreden; zie het overzicht van wijzigingen

Het overzicht van wijzigingen verwijst naar Besluit van 17 december 2014 tot wijziging van het Besluit burgerlijke stand 1994 in verband met de Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand. In de Nota van Toelichting van dit Besluit tot wijziging uit 2014 staat:

Gemeenten krijgen de mogelijkheid om bij de burgerlijke stand over te gaan tot elektronische dienstverlening jegens de burger; zij worden daartoe niet verplicht.1Ook de burger is niet verplicht tot elektronisch verkeer met de ambtenaar van de burgerlijke stand als de gemeente de elektronische weg heeft opengesteld. Het blijft onverminderd mogelijk om de geboorte- en overlijdensaangifte of de kennisgeving van het voornemen tot het aangaan van een huwelijk of geregistreerd partnerschap op de gebruikelijke wijze in persoon te doen, en om afschriften en uittreksels op papier te ontvangen. Dit strookt met het beginsel van nevenschikking dat ook bij andere wetgevingstrajecten tot uitgangspunt is genomen. De ambtenaar van de burgerlijke stand zal voorts de voor het opmaken van de akte verstrekte gegevens elektronisch verwerken en de akte van geboorte, overlijden, huwelijk en geregistreerd partnerschap in elektronische vorm kunnen opmaken en digitaal opslaan. Daartoe dienen gemeenten over adequate systemen van gegevensverwerking als bedoeld in artikel 1:18b BW (nieuw) te beschikken. In een afzonderlijke algemene maatregel van bestuur zullen hiervoor nadere technische randvoorwaarden worden geformuleerd. Na een eerste evaluatie van de wet – uiterlijk medio 2018 – zal worden besloten over de wijze van invoering van de elektronische opmaak en opslag van akten van de burgerlijke stand. In de hiertoe benodigde (lagere) wetgeving wordt nu alvast voorzien.

De elektronische dienstverlening kan tot de totstandkoming van een digitaal register leiden naast – en niet in plaats van – het klassieke losbladige register. In het Besluit is hierin alvast met een nieuw artikel 10a voorzien. Daarbij zijn de bepalingen met betrekking tot het losbladige register en de dubbelen van akten zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing verklaard op de digitale registers. Ook digitale registers zijn immers registers van de burgerlijke stand als bedoeld in artikel 1:17 BW.2 Voor de latere vermeldingen op de akten die in elektronische vorm worden opgemaakt, is een aanvullende bepaling ingevoerd (artikel 16).

Hier staat duidelijk naast niet in plaats van.

En dan het hete hangijzer, de beheer omgeving, het kan niet anders dan bestanden zoals bouwvergunningen worden beheerd in een e-depot. dat blijft ook al jarenlang discussie en in de lucht hangen.

Wat ook in mijn optiek achterhaald is, is om kwaliteitscontroles met een steekproef te doen. Dit soort te bewaren bestanden behoeven 100% controle!

Tot slot, scannen alleen is niet voldoende, naast een digitale duurzame beheers omgeving hoort daar een goede metadatering bij.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden