Als ik het goed begrepen heb, is één van de doelen van de nieuwe Archiefwet dat digitale duurzaamheid beter geborgd moet worden. Met name de verkorte overbrengingstermijn is hier een aanzet toe. Het idee is dat digitale informatie daardoor sneller in een beheeromgeving komt waar duurzaamheid beter geborgd is (een 'archiefdienst').

Mijn probleem hiermee is: het gaat daarbij alleen om te bewaren informatie. Dit is slechts een klein deel van alle informatie. 

De wet impliceert dat digitale informatie al na 10 jaar gevaar loopt. Waarom dan alleen aandacht voor te bewaren informatie? Veel vernietigbare informatie moet ook langer dan 10 jaar bewaard worden. Daar zou je dan zo'n zelfde beheeromgeving voor moeten/willen hebben, maar daar is zo'n archiefdienst in principe niet voor bedoeld. 

Is het in de digitale wereld wel zo zinvol om deze scheiding tussen te bewaren en te vernietigen materiaal te behouden? Qua beheer zou je voor veel materiaal dezelfde of soortgelijke maatregelen moeten nemen. Waarom zou je dat opsplitsen en een specifiek (klein) deel door een andere organisatie laten beheren? 

Mbt de fysieke omgeving lijkt het erop dat we dit onderscheid al langzaam loslaten: waar er eerder onderscheid was tussen 'archiefruimte' en 'archiefbewaarplaats', wordt er nu alleen nog gesproken over 'depot'. Het lijkt me een interessante gedachte om nog een stap verder te zetten:

Stel dat we afstappen van de 'kunstmatige knip' tussen B- en V-informatie: hoe zou de Archiefwet er dan uit zien? En zou dit grotere voordelen kunnen bieden op het gebied van (digitale) duurzaamheid voor de gehele informatievoorziening?

Weergaven: 382

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Volgens mij wordt de 'kunstmatige knip' met de herziening van de Archiefwet inderdaad minder hard gemaakt door de (archief)depot beheeromgeving niet meer te positioneren als de statische, fysieke en unieke bewaar locatie, voor te bewaren (archiefbewaarplaats) en daarnaast te vernietigen informatieobjecten (archiefruimte). Door het loslaten van deze nogal fysieke concepten, ontstaat de ruimte om een op maat gemaakt netwerk van virtuele e-Depot functionaliteiten te creëren binnen een informatiehuishouding. Dat kan deels in een centraal (commercieel) e-Depot en deels in vak applicaties geborgd worden. Voorwaarde is wel dat van de betreffende vak applicatie, de e-Depot functionaliteit is gecertificeerd en voorzien van 'centrale toegankelijkheid'. Vele applicaties bevatten reeds RM functionaliteit dat is gecertificeerd. Ik voorzie een doorontwikkeling van deze applicaties met de uitbreiding van de certificering e-Depot functionaliteiten (als verlengstuk van de RM functionaliteit). Hiermee komen de te vernietigen en de te bewaren informatieobjecten steeds dichter bij elkaar in de beheer en de ontsluitingsfase te liggen (zeker gezien de verkorting naar 10 jaar). Een dergelijk netwerk van e-Depot functionaliteiten kan de digitale duurzaamheid sterk verhogen omdat meer typen informatieobjecten kunnen worden 'gevangen' in het web van diverse e-depot functionaliteiten, op maat gesneden van het type bestanden en functionaliteiten. Dit concept sluit ook goed aan op de Wet Open Overheid waar waarschijnlijk vele eisen uit e-Depot certificeringsnormen ook zullen gaan gelden voor de standaardisatie van te vernietigen informatieobjecten tbv de ontsluiting en toegankelijkheid.

Het begrip archiefdienst kan volgens mij op velerlei wijzen worden geïnterpreteerd: van de regionale archiefinstelling tot de afdeling Archief binnen je organisatie met een benoemde archivaris als beheerder van de overgebrachte archieven. In een netwerk van e-Depot functionaliteiten keurt deze overigens niet z'n eigen vlees, maar houdt toezicht op de gemaakte afspraken met de externe (commerciële) e-Depot applicaties. Want bovenal dient de toegankelijkheid richting de burger wel geborgd te worden (centrale web ontsluitingslaag). Hierin ligt nog een behoorlijke inhaalslag te maken in het integreren van het scala aan viewers en functionaliteiten nodig bij het juist interpreteren van de brongegevens richting samenleving en ketenpartners.

Zie ook mijn bijdrage in het Archievenblad, niet alleen het beheer wordt eerder geborgd in de keten maar ook de beschikbaarstelling. Daarom is het ook zo jammer dat de relatie met de wet open overheid en de Archiefwet2021

niet is uitgewerkt. Maar de Woo hoort bij BZK en de Archiefwet bij OCW, dat is en blijft een onhandige constructie. 2018%20Artikel%20YvonneWelingsArchievenblad%20nr%2010.pdf

De uitgevoerde impactanalyse gaat alleen uit van kosten voor extra privacy vraagstukken, niet voor beheer.

Voor de basisregistraties staat als vast dat deze niet meer worden overgebracht, maar de consequenties zijn in wet- en regelgeving nog onvoldoende uitgewerkt. Maar waarom niet een wet voor alles?

Het antwoord geef je zelf al hierboven: 2 verkokerde ministeries die elk gericht zijn op hun eigen deel van de informatiehuishouding van de NL overheid?
 
Yvonne Welings zei:

Zie ook mijn bijdrage in het Archievenblad, niet alleen het beheer wordt eerder geborgd in de keten maar ook de beschikbaarstelling. Daarom is het ook zo jammer dat de relatie met de wet open overheid en de Archiefwet2021

niet is uitgewerkt. Maar de Woo hoort bij BZK en de Archiefwet bij OCW, dat is en blijft een onhandige constructie. 2018%20Artikel%20YvonneWelingsArchievenblad%20nr%2010.pdf

De uitgevoerde impactanalyse gaat alleen uit van kosten voor extra privacy vraagstukken, niet voor beheer.

Voor de basisregistraties staat als vast dat deze niet meer worden overgebracht, maar de consequenties zijn in wet- en regelgeving nog onvoldoende uitgewerkt. Maar waarom niet een wet voor alles?

Zou inderdaad fijn zijn als die twee wetten beter afgestemd/geïntegreerd zouden zijn. Bij het bestuderen vraag ik me wel eens af of het niet werkbaarder zou zijn om alle algemene regels mbt openbaarheid in de WOO te regelen, ipv een deel ervan in de Archiefwet onder te brengen.Kort door de bocht geeft de AW dan antwoord op de vraag 'welke informatie bewaren we als overheid en aan welke eisen moet die bewaring voldoen?' en de WOO is het antwoord op 'aan wie moet op welk moment welke informatie beschikbaar gesteld worden?'

@Boy: ik kan me voorstellen dat zo'n soort landschap gaat ontstaan wat betreft verschillende systemen/functionaliteiten die als depot dienen. Je kunt dan het middel afstemmen op het doel dat je wilt bereiken mbt beheer en ontsluiting. Ik vraag me wel af of in zo'n situatie het B-/V-onderscheid en wel/niet overgebrachte status vooral helpt of hindert in efficiënt en effectief beheer.

Volgens mij kun je zo heel eenvoudig één depot krijgen dat deels door de archiefvormer beheerd wordt (langdurig te bewaren V-materiaal/niet-overgebracht materiaal) en deels door een (regionale) archiefdienst (overgebracht materiaal). Een beetje twee kapiteins op één schip. Of je hebt twee depots, die dan wel apart beheerd kunnen worden, maar je hebt dezelfde functionaliteit en bijbehorende processen eigenlijk dubbel uitgevoerd. In de digitale wereld zouden we dat toch eenvoudiger moeten kunnen organiseren.   

In mijn optiek zou deze Archiefwet2021 niet door moeten gaan. Eerst de behandeling van de Woo afwachten in juni 2020 en die uitbreiden. Het is nu ook mogelijk om vervroegd over te brengen, daar heb je geen aanpassing voor nodig. Naast de Woo hebben we te maken van de AVG, Omgevingswet, Bekendmakingswet...., het maakt het zo onnodig ingewikkeld.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden