Bij DIV worden intern en extern regelmatig documenten uit het archief van bouwdossiers en/of omgevingsvergunningen opgevraagd (nog niet overgebracht). Nu merken we dat door digitaliseren en privacy wetgeving deze taak steeds ingewikkelder wordt, andere kennis en meer tijd vraagt. 

Vragen zijn:

• Hoe gaan jullie om met het beschikbaar stellen van vergunningen die alleen digitaal beschikbaar zijn;
• Hoe gaan jullie om met de verantwoordelijkheid (en wie is verantwoordelijk) voor het beschikbaar mogen stellen van de documenten;
• Wie of welk team stelt de documenten beschikbaar aan externen (inwoners/bedrijven);
• Op wat voor manier stellen jullie de documenten beschikbaar i.v.m. AVG;
• Doen jullie aan anonimiseren en welke informatie maken jullie anoniem;
• Slaan jullie zowel de complete onbewerkte versie als de anonieme versie op in het archief/DMS.

Kortom zijn er organisaties die dit al volledig digitaal hebben geregeld? En kunnen die helpen om onze vragen te beantwoorden. Mogelijk kunnen we met elkaar in contact komen. Alvast hartelijk dank voor het meedenken.