Vraag:

In de VNG-selectielijst staat voor sommige P&O-documenten (bijv. 4.1.15 Diploma’s, certificaten personeelsleden) Vernietigen 10 jaar na de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject. Toelichting: De bewaartermijn is afhankelijk van het dienstverband van de betrokken werknemer.

Geldt dat dan alleen in de gevallen dat een werknemer korter dan 10 jaar in dienst is? Want als iemand langer dan 10 jaar in dienst is, moet je toch gewoon na 10 jaar vernietigen?

Antwoord:

De bewaartermijn is afhankelijk van het dienstverband. Dat betekent dat de termijn van 10 jaar begint te lopen als iemand uitdienst gaat. Als iemand dus 20 jaar in dienst is, moet je de diploma’s 30 jaar bewaren. Overigens gaat dit alleen over diploma’s die tijdens het dienstverband worden verzameld.

Diploma’s die worden ingeleverd tijdens de sollicitatieprocedure vallen namelijk onder proces ‘werving en selectie’ en die heeft (niet geheel toevallig) dezelfde bewaartermijn van 10 jaar na einde dienstverband/arbeidsovereenkomst.

Met dank aan Kees-Jan Vermeulen