BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archiveren van e-mail
Het is al een decennia-oude vraag, maar nog altijd lastig te beantwoorden. Hoe moeten e-mails bewaard worden? Ik ben even benieuwd hoe de digitale praktijk eruit ziet:
- Hoe zitten bij jullie e-mails in het DMS (of RMA, of Zaaksysteem, of....)? Als PDF, PDF/A, txt, msg, rtf, xml of ... ?
- Zijn jullie daar tevreden over?
- En is het een bewuste keuze geweest of was het de standaard-oplossing van de leverancier?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Hans Dekker op
-
Hallo Marco,
Wij maken in Houten gebruik van Corsa, antwoord op je vragen:
- onze e-mails worden via ons RMA (Corsa/Post) opgeslagen in het DMS als native bestand (MSG) en als archiefbestand in PDF/A. De bijlagen worden ook als MSF en PDF/A en Corsa/Post aan de e-mail gerelateerd.
- wij zijn tevreden over de mogelijkheden binnen Corsa om mails op te slaan. Erg handig is dat Corsa weet welke mails al geregistreerd zijn, bovendien komt het registratienummer in de opgeslagen mail te staan van je mailbox en in de mail die geregistreerd is in Corsa/Post
- dit is een bewuste keuze geweest omdat er diverse instellingsmogelijkheden zijn binnen Corsa.
-
Permalink Antwoord van Jochem van Abel op
-
De discussie volgende, zie ik dat e-mails stuk voor stuk worden geregistreerd. Weten jullie of er ook systemen zijn die die e-mails over hetzelfde onderwerp als één bestand of map in het DMS kunnen plaatsen, bijvoorbeeld als een soort zip-file die je gewoon een keer moet openen waarna je alles weer te zien krijgt ?
Want gezien de hoeveelheid mail die mensen produceren over één onderwerp is het volgens mij ondoenlijk om een gehele correspondentie stuk voor stuk in een DMS over te zetten. Daar is gewoon simpelweg geen tijd voor.
Daarnaast heb ik de vraag wat de ervaringen zijn met archiveren van mail binnen Sharepoint.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
@Erik, onze gebruikers ervaren de knop als minder belastend. Ik denk dat dat vooral komt door het gebruiksgemak. Ze hoeven alleen te onthouden waar het knopje zit en de software neemt ze verder mee in het registratie-proces.
@Hans, dat klinkt best goed! Het helpt mij bij het beschrijven van de functionele vraag die ik onze leverancier wil gaan stellen. Dank!
@Jochem, dat zijn goede vragen waar ik geen antwoorden op heb. Iemand anders? *kijkt verwachtingsvol rond*
-
Permalink Antwoord van Erik Müller op
-
@Jochem: De vraag is of je mail als bulk wil opslaan? Een e-mail is gelijk aan een papieren document, alleen zijn de reacties sneller op elkaar volgend, dan bij 'snail mail'. Nu zeg ik niet dat we met de moderne technieken weer documentgericht moeten denken, maar feit blijft dat elke individuele e-mail een individuele vervolgstap is binnen een zaak, waarbij informatie over de inhoud en voortgang van deze zaak wordt gecreëerd.
Probleem met e-mail is - naar mijn mening - dat mensen er niet efficiënt gebruik van maken en elke keer korte antwoorden heen en weer sturen, die stuk voor stuk weer korte vragen van de andere zijde opleveren. E-mail lijkt een middel waarbij je niet hoeft na te denken over wat je schrijft. Iets wat blijkbaar nog wel gebeurd als we een brief schrijven.
-
-
@Erik: natuurlijk, e-mail zijn niets anders dan digitale korte en lange brieven. Maar omdat vanwege het karakter van het medium deze brieven zo kort op elkaar gestuurd kunnen worden, worden het er ineens heel veel. Dat is met de oude registratiemethoden gewoon niet meer bij te houden. Dus een vorm van bulkregistratie is dan gewenst. Niet álle mail van een organisatie bij elkaar, zoals bij de E-vault-toepassing gebeurt (een belediging voor het vak document management vind ik die methode) maar zaaksgewijs, onderwerpsgewijs, dossiergewijs, of hoe je het ordeningsprincipe ook mag noemen. Wellicht is e-mail ook in PDF te gieten ? Ik ben er nog niet helemaal uit wat allemaal mogelijk is, daarom stel ik de vraag ook.
Dus @Jean-Luc: als er een moderne capture techniek is die verantwoorde archivering mogelijk maakt, dan hoor ik het graag van iemand !
-
Permalink Antwoord van Maarten-Jan van der Meij op
-
@Jochem: Kwam aangaande bulkarchivering van e-mail deze pagina van OneFox tegen. Gebruikt systeem is EDocs (Open text/HB).
-
Permalink Antwoord van Geuko de Groot op
-
Mart haalt de publicatie van Testbed aan. Deze heb ik ook doorgelezen voor mijn scriptie LRM. Ik heb het idee dat Mart net als ik twijfelt aan de praktische haalbaarheid van de aanbevelingen. Om draagvlak te krijgen, mag het voor de medewerkers die hun documenten opslaan in elk geval niet al te ingewikkeld zijn. Heeft iemand al praktijkervaring met de aanbevelingen van Testbed?
Marco heeft zijn twijfels over de werkwijze in zijn werkpraktijk. Het lijkt mij dat er inderdaad nadelen aan vast zitten. Een voordeel van platte tekst is wel dat het onafhankelijk is van een specifiek platform en daardoor redelijk duurzaam is (als je daarbij tenminste even buiten beschouwing laat dat bij opslag in platte tekst veel essentiële informatie verloren kan gaan).
Werkwijze in mijn eigen werkpraktijk:
Documenten worden in het originele bestandsformaat opgeslagen in het DMS (Corsa). Corsa maakt ook een archiefbestand aan ('gewoon' PDF). E-mails (Outlook) worden ook in het oorspronkelijke formaat (.msg) opgeslagen (vanuit Outlook op bureaublad parkeren en vanaf het bureaublad in Corsa 'slepen') en van het bericht zelf wordt ook een PDF versie gemaakt. Dat geldt echter niet voor de bijlagen. De bijlagen worden ook niet apart geregistreerd.
Ik zie de volgende nadelen:
1. het bericht zelf wordt weliswaar in een (redelijk) duurzaam bestandsformaat opgeslagen, maar daarbij gaat wel belangrijke informatie en functionaliteit van het document verloren (links naar bijlagen werken bijvoorbeeld niet meer)
2. om eventuele bijlagen te openen is men afhankelijk van het e-mailbericht in het oorspronkelijke leveranciersgebonden formaat. Kan dit document over pakweg 10 jaar echter nog zonder problemen worden geopend en werken dan ook de links naar bijlagen nog naar behoren?
3. eventuele bijlagen worden niet omgezet in een duurzaam archiefformaat. Aangezien ze vaak zijn opgemaakt in een leveranciersgebonden formaat, is het de vraag of ze over pakweg 10 jaar zonder problemen kunnen worden geopend.
-
-
@Maarten-Jan, bedankt voor de tip ! Inderdaad erg interessant voor ons, want wij werken met eDocs van Hummingbird. Vooral de functionaliteit Auto Bulk Filing spreekt me aan, gezien het probleem wat ik eerder aankaartte. Ik ga de mogelijkheden hier intern bespreken.
Maarten-Jan van der Meij zei:
@Jochem: Kwam aangaande bulkarchivering van e-mail deze pagina van OneFox tegen. Gebruikt systeem is EDocs (Open text/HB).
-
-
Hallo Geuko,
Ik lees in je bericht dat bijlagen in Corsa niet worden geregistreerd, dat klopt niet, bijlagen van mails worden automatische geregistreerd in Corsa en gerelateerd aan de geregistreerde mail.
Nav punt 1: ook dit klopt niet, onze archiefdocumenten worden in PDF/A opgeslagen dus ook de e-mails, er gaat geen belangrijke informatie verloren omdat dit in Corsa wordt opgeslagen in de velden e-mail header en inhoud.
Nav punt2: msg is een mogelijkheid maar dat hoeft niet, je kunt in Corsa ook het native bestand (msg) opslaan als txt bestand, het archiefbestand PDF/A kun je over 100 jaar nog openene!, de links naar de bijlagen worden in Corsa opgeslagen
Nav punt 3: ook bijlagen worden in PDF/A opgeslagen
Geuko de Groot zei:Mart haalt de publicatie van Testbed aan. Deze heb ik ook doorgelezen voor mijn scriptie LRM. Ik heb het idee dat Mart net als ik twijfelt aan de praktische haalbaarheid van de aanbevelingen. Om draagvlak te krijgen, mag het voor de medewerkers die hun documenten opslaan in elk geval niet al te ingewikkeld zijn. Heeft iemand al praktijkervaring met de aanbevelingen van Testbed?
Marco heeft zijn twijfels over de werkwijze in zijn werkpraktijk. Het lijkt mij dat er inderdaad nadelen aan vast zitten. Een voordeel van platte tekst is wel dat het onafhankelijk is van een specifiek platform en daardoor redelijk duurzaam is (als je daarbij tenminste even buiten beschouwing laat dat bij opslag in platte tekst veel essentiële informatie verloren kan gaan).
Werkwijze in mijn eigen werkpraktijk:
Documenten worden in het originele bestandsformaat opgeslagen in het DMS (Corsa). Corsa maakt ook een archiefbestand aan ('gewoon' PDF). E-mails (Outlook) worden ook in het oorspronkelijke formaat (.msg) opgeslagen (vanuit Outlook op bureaublad parkeren en vanaf het bureaublad in Corsa 'slepen') en van het bericht zelf wordt ook een PDF versie gemaakt. Dat geldt echter niet voor de bijlagen. De bijlagen worden ook niet apart geregistreerd.
Ik zie de volgende nadelen:
1. het bericht zelf wordt weliswaar in een (redelijk) duurzaam bestandsformaat opgeslagen, maar daarbij gaat wel belangrijke informatie en functionaliteit van het document verloren (links naar bijlagen werken bijvoorbeeld niet meer)
2. om eventuele bijlagen te openen is men afhankelijk van het e-mailbericht in het oorspronkelijke leveranciersgebonden formaat. Kan dit document over pakweg 10 jaar echter nog zonder problemen worden geopend en werken dan ook de links naar bijlagen nog naar behoren?
3. eventuele bijlagen worden niet omgezet in een duurzaam archiefformaat. Aangezien ze vaak zijn opgemaakt in een leveranciersgebonden formaat, is het de vraag of ze over pakweg 10 jaar zonder problemen kunnen worden geopend.
-
-
Hallo Hans,
Ik begrijp dat er verschillende manieren mogelijk zijn om e-mailberichten op te nemen in Corsa en dat de keuze per organisatie kan verschillen. Zoals ik het beschreef wordt het volgens mij (en ik heb nog e.e.a. gecheckt bij de applicatiebeheerder) gedaan in mijn eigen werkpraktijk. Ik kan me herinneren dat bijlages vroeger inderdaad apart werden geregistreerd met een uniek nummer, maar volgens mij is dat nu niet meer zo (ik vermoed dat de e-mails destijds in Corsa werden geïmporteerd door middel van een koppeling met de e-mailapplicatie). Geeft dit meer helderheid?
-
-
Helaas voldoet Gmail niet aan de NEN 2082, bij mijn weten. ;-)
Ook als Zaaksysteem heeft het zo zijn beperkingen.
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
als pdf/a, via zelf gebouwde outlook knop waarmee collega's mail + bijlagen kunnen aanbieden aan DIV + commentaarregel (bij welk dossier het bijvoorbeeld hoort).
Best tevreden over. We gaan naar systeem dat collega's allemaal kunnen opslaan in het systeem.
DIV verwerkt mails verder met standaardoplossing leverancier Corsa e-mailkoppeling
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
