BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archiefwettelijke regels en opslag bij derden (bijvoorbeeld in de cloud)
Beste collegae,
Is er iemand die zich al heeft verdiept in de toepasselijkheid van onze archiefregelgeving op gegevens die worden opgeslagen in de "cloud"? Zo ja, mag ik je conclusies delen of, als je ermee bezig bent, kun je mij een weg wijzen? Zelf had ik een parallel getrokken met uitbesteding van de bewaring van fysieke documenten, maar of dat helemaal op gaat, betwijfel ik. Bovendien heb ik ook niet zoveel kunnen achterhalen over uitbestede fysieke bewaring.
Dank voor het meedenken en op weg helpen!
Ron
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Artikel op Eburg, zie deze link.
-
-
Binnenlands Bestuur adviseert voorzichtig gebruik van de overheid van de cloud i.v.m. informatiebeveiliging, zie deze link.
-
-
Intradata wisselt documenten uit in de Cloud, zie deze link.
Hierdoor zou het mogelijk zijn om documenten zoals facturen, digitale klantdossiers te voorzien van een rechtsgeldige handtekening.
-
-
Zie deze presentatie op deze link.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Een medewerker vroeg mij gisteren, naar aanleiding van een of ander seminar, of archiveren in de cloud verstandig is. Zij doelde daarmee op bestaande cloud-oplossingen zoals GoogleDocs, Dropbox, etc. Er was een snel antwoord nodig, dus ik heb even snel het volgende antwoord (enigszins gecensureerd) uit mijn mouw geschud:
"Een kant-en-klaar antwoord op die vraag is er niet. Landelijk is er veel discussie over. Een paar zaken die mij te binnen schieten:- Heeft de aanbieder (Google, Dropbox, etc.) een oplossing voor de digitale houdbaarheid?
Dat wil zeggen, hoe zorg je ervoor dat je periodiek het systeem controleert op verouderde bestandsformaten en deze kunt converteren naar nieuwe bestandsformaten, waarbij de kwaliteit en volledigheid van de gegevens zo veel mogelijk geborgd worden? - Zijn het nog wel jouw documenten?
In de gebruiksvoorwaarden van de meeste cloud-aanbieders staat dat, zodra je documenten op hun servers zet, dat document hun eigendom is. Zij mogen het dus naar eigen inzicht gebruiken, verspreiden, veranderen, verwijderen, etcetera. Hoe betrouwbaar is Google? Vergeet niet dat in je projectdossier waarschijnlijk nogal wat privacy-gevoelige informatie komt te staan. - Hoe regel je de tijdige vernietiging?
Hoe zorg je ervoor dat in 2021 iemand nog überhaupt weet van het bestaan van deze documenten? Hoe regel je dat de documenten en alle (privacy-gevoelige) gegevens vernietigd worden en dat er niet reserve-kopieën achter blijven bij de cloud-aanbieder? - Ook cloud-aanbieders kunnen failliet gaan.
Hoe waarborg je dan dat je de documenten en gegevens toch kunt bewaren?
Dit is wat ik even uit mijn mouw schud. De vraag over cloud-computing wordt ook elders gesteld. Wij zoeken momenteel naar een goed antwoord, waarbij wij enerzijds willen letten op de archiefwetgeving en dergelijke, maar ook oog willen hebben voor de vele praktische voordelen die cloud-oplossingen bieden. Wordt vervolgd dus." - Heeft de aanbieder (Google, Dropbox, etc.) een oplossing voor de digitale houdbaarheid?
-
-
@Marco, neem dan ook de digitale foto's mee in je visie. Is het erfgoed of hoort tot de bedrijfsvoering kan heel bepalend zijn welke oplossing gekozen wordt.
Marco Klerks zei:Een medewerker vroeg mij gisteren, naar aanleiding van een of ander seminar, of archiveren in de cloud verstandig is. Zij doelde daarmee op bestaande cloud-oplossingen zoals GoogleDocs, Dropbox, etc. Er was een snel antwoord nodig, dus ik heb even snel het volgende antwoord (enigszins gecensureerd) uit mijn mouw geschud:
"Een kant-en-klaar antwoord op die vraag is er niet. Landelijk is er veel discussie over. Een paar zaken die mij te binnen schieten:- Heeft de aanbieder (Google, Dropbox, etc.) een oplossing voor de digitale houdbaarheid?
Dat wil zeggen, hoe zorg je ervoor dat je periodiek het systeem controleert op verouderde bestandsformaten en deze kunt converteren naar nieuwe bestandsformaten, waarbij de kwaliteit en volledigheid van de gegevens zo veel mogelijk geborgd worden? - Zijn het nog wel jouw documenten?
In de gebruiksvoorwaarden van de meeste cloud-aanbieders staat dat, zodra je documenten op hun servers zet, dat document hun eigendom is. Zij mogen het dus naar eigen inzicht gebruiken, verspreiden, veranderen, verwijderen, etcetera. Hoe betrouwbaar is Google? Vergeet niet dat in je projectdossier waarschijnlijk nogal wat privacy-gevoelige informatie komt te staan. - Hoe regel je de tijdige vernietiging?
Hoe zorg je ervoor dat in 2021 iemand nog überhaupt weet van het bestaan van deze documenten? Hoe regel je dat de documenten en alle (privacy-gevoelige) gegevens vernietigd worden en dat er niet reserve-kopieën achter blijven bij de cloud-aanbieder? - Ook cloud-aanbieders kunnen failliet gaan.
Hoe waarborg je dan dat je de documenten en gegevens toch kunt bewaren?
Dit is wat ik even uit mijn mouw schud. De vraag over cloud-computing wordt ook elders gesteld. Wij zoeken momenteel naar een goed antwoord, waarbij wij enerzijds willen letten op de archiefwetgeving en dergelijke, maar ook oog willen hebben voor de vele praktische voordelen die cloud-oplossingen bieden. Wordt vervolgd dus." - Heeft de aanbieder (Google, Dropbox, etc.) een oplossing voor de digitale houdbaarheid?
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
een goed voorbeeld hoe er in de Angelsaksische landen tegenaan wordt gekeken:
http://futureproof.records.nsw.gov.au/recordkeeping-and-the-cloud/
-
-
Studenten van de TU Delft hebben onder de naam ‘City Cloud' een mogelijkheid gecreëerd om alle beschikbare data binnen een stad aan elkaar te koppelen, zodat burgers, bedrijven en de overheid voor hen relevante informatie kunnen opvragen, zie deze link.
-
-
Het overzetten van bestanden (migratie) naar de cloud schijnt niet zo eenvoudig te zijn, zie deze link.
-
-
Informatiebeveiliging blijft een een grijs gebied in de cloud, zie deze link.
-
-
Europese Commissie laat certficering van de Cloud onderzoeken, zie deze link.
-
-
In dit artikel gepubliceerd in CIO worden de bekende issues genoemd, informatiebeveiliging, beschikbaarheid en ICT architectuur. De titel laat zich misschien raden: Publieke cloud is niet voor alles geschikt.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
