De verkiezingen zijn achter de rug, de stemmen zijn gesteld, gemeenteraadsleden zijn geinstalleerd en informateurs zijn druk doende colleges samen te stellen.

De vraag is, komt een Archief bij de portefeuille cultuur en waar valt het informatiebeheer onder ? Of moet dit onderscheid niet meer worden gemaakt ? Zaken als e-depot, KPI, vernietiging, openbaarheid is dat een zaak van cultuur ? Op lange termijn zeker, maar de belangen op korte termijn liggen meer in het verlengde van het informatiebeheer en de eigen bedrijfsvoering. Ook op rijksniveau zie je tweedeling op gezamenlijke vakgebieden, de verdeling tussen de departementen van BIZA en OCW.

Als ik naar de portefeuilleverdeling kijk van mijn eigen werkgebied voor 12 gemeenten van de afgelopen vier jaar, was er de volgende verdeling:

Gemeenten (6): burgemeester

Gemeenten (5): ingedeeld bij portefeuille bedrijfsvoering van een wethouder

Gemeente (1): portefeuille wethouder cultuur m.u.v. archieftoezicht

De VNG heeft een raadgever cultuur gepubliceerd en informeert als het volgt (link):

Archieven

Gemeenten zijn volgens de Archiefwet 1995 verplicht archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te houden. Blijvend te bewaren archieven dienen na maximaal 20 jaar te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats (een stads- of streekarchief of regionaal historisch centrum). Het college legt jaarlijks in een verslag verantwoording af aan de raad.

Duurzaam digitaal archiveren

De digitalisering van archieven is een belangrijke ontwikkeling. Als raadslid controleert u of de gemeente beschikt over een digitale bewaarstrategie. Daarbij kunt u ook bekijken of digitale stukken goed worden gearchiveerd. U toetst of er plannen zijn voor digitalisering van papieren archieven en aansluiting op een e-depot voor de duurzame opslag van digitale archieven. Let erop dat archieven actief openbaar worden gemaakt. En controleer verder of de gemeente de regels voor archivering goed naleeft. Is er een archivaris benoemd? En is er een strategisch informatieoverleg, dat zich bezighoudt met de archieven en informatiehuishouding?

Het is zeer te waarderen dat er vanuit de VNG aandacht voor deze zaken worden gevraagd, maar is dat alleen een belang van cultuur ?