BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Alleen maar digitaal archiveren
Op de DIV binnen mijn organisatie wordt er momenteel zowel digitaal als analoog gearchiveerd. Net zoals veel andere gemeentelijke organisaties, worstelen ook wij met het probleem dat we papieren dossiers niet weg mogen gooien vanwege de archiefwet. Wat wij willen is een machtiging tot substitutie, waarvoor natuurlijk aan een heleboel eisen voldaan moet worden.
De DIV afdeling is daar echter niet hard mee bezig, omdat zij niet goed de voordelen ervan inzien. Het grote voordeel wat ik zie is tijdsbesparing. Wat zijn andere voordelen van het alleen maar digitaal hoeven te archiveren?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Kastruimte.
Ruimte + tijd = geld ?
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Maar niet automatisch, Marko ;-)
Digitaal archiefbeheer kost net zo goed geld als papieren archiefbeheer, dus het digitaal maken van het archief levert niet automatisch geld op.
Je moet vantevoren een goed idee hebben waarom je wilt overstappen van een papieren archief naar een digitaal archief. En ook welke onderdelen van je archief je digitaal maakt, en welke je (nog) papier houdt. Dan kan je ook formuleren wat je ermee wint (of tenminste aan verlies vermindert).
Een leuke methode is de Impact Calculator van JISC.
-
Permalink Antwoord van Informatie op
-
Natuurlijk is het goedkoper, nu doe je immers beide (digitaal en analoog archiveren).
De hybride situatie = dubbele werkzaamheden = tijd- en geldverspilling. Het schijnt wel zo te zijn dat digitaal archiveren duurder is dan analoog maar dat is mijns inziens een ander verhaal.
Verder zou ik denken aan: eenduidige/uniforme zoekingangen, snellere dienstverlening (terugvindbaarheid van informatie), zeer gemakkelijke en snelle vernietiging (mits je kwaliteit op orde is natuurlijk), het creëren van de mogelijkheid tot batchmutaties op je archief.
Oja, het mogelijk maken van ontsluiting van informatie via bijvoorbeeld PIP's. En de aansluiting op de steeds digitaler worden belevingswereld van collega's en klanten.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het is mythe om te veronderstellen dat digitaal goedkoper zou zijn dan analoog. De verhouding is 10: 1.
Beter of analoog of digitaal, maar liever niet hybride.
-
-
@Yvonne: reageerde je op mijn bericht? ik spreek niet tegen dat analoog goedkoper zou kunnen zijn... (Al heb ik eerlijk gezegd altijd sterke twijfels bij dit soort stellingen).
Yvonne Welings zei:Het is mythe om te veronderstellen dat digitaal goedkoper zou zijn dan analoog. De verhouding is 10: 1.
Beter of analoog of digitaal, maar liever niet hybride.
-
Permalink Antwoord van Han Zeegers op
-
Mijn stelling is dat een digitale archief de voorkeur heeft boven een papieren archief. Er zijn zoveel archief stukken alleen nog maar digitaal beschikbaar dat een papieren archief simpelweg niet meer compleet is. (Het uitprinten van digitale stukken en dan fysiek opbergen is natuurlijk een optie maar ik hoef niet uit te leggen dat dat eigenlijk geen optie mag zijn).
In principe zijn alleen nog de ingekomen poststukken nog op papier en de rest (ook de interne besluitstukken) is digitaal. Door digitaal te gaan archiveren is je archief echt compleet, volledig, geordend en toegankelijk. Zelfs als je aanwezige papieren archief is toegankelijk via je digitale archief. naast de door jou genoemde tijdsbesparing (en die is echt enorm) vind ik het weer compleet hebben van een archief (en dat is voor de DIV een belangrijk punt) ook een voordeel.
-
-
Analoog of digitaal is niet echt de vraag, daar iedere gemeente in 2015 digitaal moet werken. Naast voordelen is er dus een sense of urgency. De burger schrijft vrijwel ook geen brieven meer op papier.
De vraag is meer hoe richt je de sytemen in, processen en de bijbehorende informatie opdat de informatie op een duurzame manier beschikbaar blijft.
Als DIV hier niet in mee gaat, gaat de gebruiker toch digitaal verder, alleen dan worden de bestanden bijvoorbeeld op netwerkschijven opgeslagen (als je geluk hebt).
-
-
@Yvonne: wat bedoel je precies met "daar iedere gemeente in 2015 digitaal moet werken"? Tot op welk niveau van digitaal werken gaat het dan (NUP)?
-
-
David, Zie deze link
-
-
Oke, uit je bewoording meende ik af te lezen dat je bedoelde dat gemeenten volledig digitaal moeten werken in 2015. Dat zou heel mooi maar natuurlijk niet erg realistisch zijn. Het is jammer dat er (blijkbaar?) bij sommige DIVs nog weinig urgentie wordt gezien om hier stappen in te nemen...
-
-
@David, in mijn directe omgeving zie ik juist veel ambitie van DIV ers om digitaal zaakgericht te gaan werken ! Het getuigt ook van realiteitszin om op de rijdende trein te stappen. 2015 wordt ook als mijlpaal gezien.
-
-
Haha, volgens mij zijn wij het helemaal eens hoor Yvonne. Ook bij ons gelukkig veel ambitie (reeds 6 jaar min of meer zaakgericht werken!) om steeds verder te digitaliseren. Ik doelde een beetje op het verhaal van de vraagsteller! Hopelijk reageert Marik ook nog ;)
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
