E-mails borgen vanaf 1 januari 2023

Met de slogan Informatie­huishouding in het hart van het beleid: geen gaten meer ...

lanceren twee ministeries het borgen van e-mails binnen hun organisaties.

Quotes: - ‘We willen voorkomen dat we belangrijke correspondentie missen, en er gaps  ontstaan.’

-  Conform de Archiefwet zou je een mailtje dat binnenkomt moeten opslaan in je DMS in het dossier waarop het betrekking heeft.’ Maar dat gebeurt dus maar heel beperkt. Volgens Faaij komt dat doordat ambtenaren kampen met een overload aan informatie, hoge werkdruk en met allerlei systeembelemmeringen. En zo komt er van alles niet in het archief, waarschuwde de Rijksarchivaris toen de rijksbrede richtlijn e-mailarchivering werd vastgesteld. Faaij: ‘Terwijl het wel gaat om belangrijke informatie. Wanneer er een Woo-verzoek binnenkomt moet je mede daardoor gaan zoeken in grote hoeveelheden informatie, waarbij dus ook door mailboxen heen.’

De belangrijkste reden om e-mails veilig te stellen is dat er informatie wordt gemist. De e-mails bij LNV en EZK worden na 10 weken 10 jaar bewaard. E-mails van sleutel­functies, zoals de ambtelijke top bijvoor­beeld, worden na 10 jaar over­gedragen aan het Nationaal Archief en zullen daar voor altijd worden bewaard. De rest wordt verwijderd na die 10 jaar.

Voor nieuwsbericht zie deze link: Informatie­huishouding in het hart van het beleid: geen gaten meer ...

Wat is de stand van zaken bij gemeenten? 

Ruim 100 gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hebben zich aangesloten bij de selectieve selectielijst van de VNG over e-mailarchivering. Op dit moment overlegt de VNG met het Nationaal Archief. Verwacht wordt dat de lijst vanaf 1 januari 2024 in werking treedt met als belangrijkste voorwaarde dat hiervoor de technische inrichting op orde is. Voor zover bekend hebben andere lagere overheden zoals waterschappen en provincies nog geen maatregelen genomen. Gemeenten die zich niet aansluiten bij deze methode overigens ook niet.

Richtlijn e-mailarchivering

Het nieuwsbericht spreekt ook over de rijks brede richtlijn e-mailarchivering. Wat zou het niet fijn zijn wanneer deze richtlijn ook door andere overheden zou worden geïmplementeerd? 

Links:

Implementatie e-mailarchivering | Rijksprogramma voor Duurzaam Digi...

Selectielijst e-mailbewaring aangeboden ter vaststelling | VNG

Handreiking e-mail archiveren | Nationaal Archief

E-mailarchivering | Projecten | Rijksprogramma voor Duurzaam Digita...

Informatie­huishouding in het hart van het beleid: geen gaten meer ...