BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Het begint te komen - maar waarom alleen in Friesland?
Provincie Friesland verruimt mogelijkheden digitale archivering voor gemeenten, waterschappen en regiopolitie
persbericht provincie Friesland, dinsdag 27 januari 2009
Gemeenten, it Wetterskip en de Regiopolitie kunnen vanaf nu hun actuele administratieve documenten voortaan op één manier bewaren, namelijk digitaal. Het college van gedeputeerde staten heeft op grond van zijn wettelijke archieftaak de provinciale beleidsregel ‘vervanging archiefbescheiden voor gemeenten, waterschappen en regiopolitie’ in die zin laten aanpassen. Voorwaarde is wel, stelt het college, dat een zorgvuldige procedure wordt gevolgd.
Een archief dat bestaat uit digitale én papieren bestanden is steeds vaker incompleet en daardoor slecht bruikbaar. Het college biedt de genoemde instellingen met een regelaanpassing vanaf nu de kans om het gedeelte van hun actuele administratie dat nog op papier wordt bewaard, te digitaliseren of op microfilm te zetten. Na de daarbij geldende procedure zorgvuldig te hebben toegepast, kunnen ze de papieren originelen vernietigen. Alleen het digitale archief is dan rechtsgeldig.
De collegebeslissing sluit aan bij het jaarverslag over 2007 van de archiefinspecteurs van de drie noordelijke provincies. Zij vroegen daarin meer aandacht voor de kwaliteit van het informatiebeheer van overheden. Gedeputeerde Staten willen met de aanpassing van de regeling de opbouw van een compleet digitaal archief bij een overheidsorganisatie een impuls geven.
De noordelijke archiefinspecteurs zullen gemeenten, waterschappen en de regiopolitie voorlichting geven over de wettelijke eisen en de zorgvuldige procedure waaraan moet worden voldaan om tot een digitaal archief te komen.
persbericht provincie Friesland, dinsdag 27 januari 2009
Gemeenten, it Wetterskip en de Regiopolitie kunnen vanaf nu hun actuele administratieve documenten voortaan op één manier bewaren, namelijk digitaal. Het college van gedeputeerde staten heeft op grond van zijn wettelijke archieftaak de provinciale beleidsregel ‘vervanging archiefbescheiden voor gemeenten, waterschappen en regiopolitie’ in die zin laten aanpassen. Voorwaarde is wel, stelt het college, dat een zorgvuldige procedure wordt gevolgd.
Een archief dat bestaat uit digitale én papieren bestanden is steeds vaker incompleet en daardoor slecht bruikbaar. Het college biedt de genoemde instellingen met een regelaanpassing vanaf nu de kans om het gedeelte van hun actuele administratie dat nog op papier wordt bewaard, te digitaliseren of op microfilm te zetten. Na de daarbij geldende procedure zorgvuldig te hebben toegepast, kunnen ze de papieren originelen vernietigen. Alleen het digitale archief is dan rechtsgeldig.
De collegebeslissing sluit aan bij het jaarverslag over 2007 van de archiefinspecteurs van de drie noordelijke provincies. Zij vroegen daarin meer aandacht voor de kwaliteit van het informatiebeheer van overheden. Gedeputeerde Staten willen met de aanpassing van de regeling de opbouw van een compleet digitaal archief bij een overheidsorganisatie een impuls geven.
De noordelijke archiefinspecteurs zullen gemeenten, waterschappen en de regiopolitie voorlichting geven over de wettelijke eisen en de zorgvuldige procedure waaraan moet worden voldaan om tot een digitaal archief te komen.
Opmerking
-
Reactie van Antony Fokker op 16 Februari 2009 op 17.41
-
Yvonne & Ingmar,
Dank voor jullie reacties:
1. ik was niet bekend met het feit dat alleen Zeeland en Gelderland deze beleidsregel nog niet kenden.
2. De tekst van mijn blog is de letterlijke tekst van het persbericht
3. N.a.v. je opmerking Ingmar over de verschillen in beleidsregels: het moet me echt van het hart dat "het vak" het hier hartgrondig mee oneens zou moeten zijn. Het kan wel te maken hebben met een gedecentraliseerde eenheidsstaat, maar dat in Leeuwarden in dit opzicht een ander beleid gevoerd kan worden dan bijv. in de gemeente Landerd is toch te zot voor woorden?! De DIV-vers zouden zelf tegen deze onevenwichtigheid moeten protesteren en gelijke regels eisen.
Dat was ook de achtergrond van de plaatsing van dit persbericht. De andere vraag is natuurlijk waarom lagere overheden het zo moeilijk voor elkaar krijgen de digitalisering van de DIV- en archieffunctie te realiseren. De Oss-oplossing (lees: de substitutie in Oss) die deze weken veel aandacht krijgt, is toch maar heel normaal?!
Graag jullie mening ook over het voorgaande: ik vind het leuk dat er reacties komen op het Friese persbericht.
Antony Fokker.
-
Reactie van Yvonne Welings op 14 Februari 2009 op 19.20
-
Hoi Ingmar,
Dat de beleisdsregel niet gelijk is aan de Ed3 is mij uiteraard bekend.
Groet en fijn weekend,
Yvonne
-
-
Dag Antony,
Ik denk dat iedere Provinciale Archiefinspecteur pleit voor goede digitale informatievoorzeining en dat geldt ook voor de toezichthouders op het beheer, de gemeentearchivarissen.
Wat ik elke keer wel vreemd vind is het volgende. Je refereert naar de provinciale beleidsregel digitale vervanging, het Ed3. In elke provincie is deze weer anders geregeld, in Noord-Brabant toetst de PAI of de regels juist zijn toegepast, en de plaatselijke gemeentearchivaris dient een advies te gegeven over de duurzaamheid e.d. De gemeentearchivaris moet als het ware het e-depot toetsen. In Noord-Holland toetst de PAI ook het e-depot. Ik had het heel prettig gevonden als dat identiek in elke provincie was geregeld.
Dat de PAI meer dan de voorlichting gaat, kan ook te maken met de gevolgen van de Commissie Oosting, die pleit voor afschaffing van deze provinciale inspecties. Hoe dit verder gaat weet ik ook niet.
Met vr. groet en fijn weekend,
Yvonne Welings
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!
Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie