In 's-Hertogenbosch ontstond onlangs een interessant initiatief. Een aantal grotere gemeenten in deze provincie maakten de afspraak te onderzoeken of we samen een functioneel ontwerp voor recordsmanagement kunnen neerzetten. Dit zogenaamde "FO RM" moet het tweelingzusje (of -broertje, zo je wil) van het GFO Zaken (tegenwoordig: RGBZ) worden. De een kan niet zonder de ander was onze voorlopige conclusie en dat wordt ook gestaafd door de onderzoekingen van Wouter Keller, in zijn jongste lab waarin hij zakensystemen heeft onderzocht. In het voorjaar heb ik her en der rondgevraagd of er in het land al aan zo'n beschrijving wordt gewerkt, of zoiets er al was. Het bleef, helaas, akelig stil. Niet getreurd: dan steken we zelf de handen uit de mouwen. Zo doen we dat, hier Noord-Brabant.

Het functioneel ontwerp RM moet de functies beschrijven die nodig zijn om digitaal recordsmanagement praktisch te ondersteunen. Het ontwerp ondersteunt de hele levenscyclus van records, van wieg tot graf. Natuurlijk is al veel vastgelegd en genormeerd over digitaal archiefbeheer. Zo zijn er normen (15489, 2082 etc) en je kunt zelfs al systemen kopen die zouden doen wat je nodig hebt. Wij voelen toch nog een gemis, een standaard beschreven werkwijze is er niet. Dus, ben je opgeleid in het systeem van leverancier X, dan werkt dat weer heel anders dan het systeem van leverancier Y. Met als gevolg dat de overheid elk een eigen variant van recordmanagement hanteert. En dat is nou net niet de bedoeling als we kennis willen delen en meer samen willen werken.

Het initiatief is nog pril. Maar we hebben een mooie ambitie uitgesproken en ik constateerde in ieder geval dat de bereidheid om meer samen te doen er is. Het zou natuurlijk mooi zijn als dit initiatief kan uitgroeien tot een landelijke standaard maar dat heeft nog wel wat voeten in aarde. Toch leek het me leuk om dat hier te melden en als je het een goed idee vindt, of juist niet, dan is hier de mogelijkheid te reageren. Wil je meer weten: we hebben afgesproken om de community op Breed geïnformeerd te houden. Tot later, dus!