Vorige week heb ik deel mogen nemen aan een rondetafel discussie onder aanvoering van Eric Ketelaar (Hoogleraar Archiefwetenschappen aan de UvA) en Max Beekhuis (Directeur van Doxis ) met als eregast Judith Ellis (Directeur Enterprise Knowledge en hier in Nederland als Australische delegatie voor de NEN ISO-commissie Records Management bijeenkomst). Doel van de avond was om over de verschillen en overeenkomsten tussen Doxis (Nederland) en Enterprise Knowledge (Australië) – twee bedrijven gespecialiseerd in informatie management – te ontdekken en te bespreken.

Ondanks het heerlijke eten ben ik die avond bedolven met informatie, ervaringen en inzichten over het vakgebied. Om ook daadwerkelijk iets te doen met deze informatie wil ik deze avond aangrijpen als beginpunt van mijn blog. Naast het delen van mijn ervaringen en lessen als informatiespecialist moet het bloggen voornamelijk dienen om deze informatie voor mijzelf in de juiste context te plaatsten. Tenslotte wie schrijft die blijft.

Om terug te komen op de avond waar Judith Ellis op een zeer rustige en begrijpelijke manier vertelde over haar bedrijf en haar klanten in Australië, wist ze de kern van het vakgebied – voor mijn gevoel – zeer effectief in een one-liner samen te vatten, namelijk; ‘Capturing today’s archives for Tomorrow’. Uiteraard volgde hierop de vraag wat te doen met nieuwe media zoals skype, sms, twitter en dergelijk. Deze vraag werd – waarschijnlijk voor de zoveelste keer – bijna zuchtend door Judith beantwoord. Ze gaf aan dat de meeste organisaties met pijn en moeite het bewaren van hun e-mailverkeer onder controle hebben en dat er nog een lange weg te gaan is voordat alle nieuwe vormen van communicatie binnen een organisatie gevangen is. Uit haar antwoord werd als snel duidelijk dat – tot mijn verbazing en sommige genodigde – de nadruk gelegd moet worden op risicomanagement voor het wel of niet bewaren van nieuwe media. Als toelichting op haar antwoord gaf ze aan het probleem of risico’s van iets wel of niet te archiveren zo hoog mogelijk in de organisatie neer te leggen. Zodat het management een afweging kan maken over de risico’s en achter de nodige investeringen staat. Deze nadruk op risicomanagement verbaasde mij aangezien mijn ervaring is dat overheidsorganisaties de neiging hebben om zo veel mogelijk te bewaren – als niet alles. Wellicht is dit te verklaren aan een mentaliteitsverschil tussen Nederland en Australië.