Jouw overheidsorganisatie heeft tal van duidelijke richtlijnen. Ze zijn bekend bij elke medewerker, ze worden nageleefd en gemonitord. Toch? De ene richtlijn zal wat meer bekendheid genieten dan de andere. En de bekendste en meest nageleefde richtlijn is hoe jouw organisatie omgaat met e-mail. Een blik van herkenning? Waarschijnlijk niet … Gelukkig is er een e-mailgedragsrichtlijn voor iedereen.

Op overheid.nl staat de volgende e-mail gedragsrichtlijn https://www.overheid.nl/contact/e-mailgedragslijn-voor-overheden Het motto van altijd antwoord, tijdig antwoord is helder. De richtlijn lijkt bij nadere bestudering een beetje vrijblijvend van aard. Vandaar misschien de toevoeging van het woord gedrag. Dat kan je aanleren zal misschien de gedachte of hoop zijn geweest.

Maar waarom toch die vrijblijvendheid rondom e-mail? In deze richtlijn en in de dagelijkse praktijk? Het is nog onvoldoende ingebed in de dagelijkse mailverwerking bij overheden … De vrijblijvendheid is voor een overheidsorganisatie toch apart aangezien ze moet reageren op vragen, meldingen, informatieverzoeken etc. van burgers of bedrijven. Of deze nu via een web portal, fysieke post, formulier of mail de organisatie binnenkomt. Vanuit die compliance maar ook vanuit verantwoording (toch wezenlijke taken van iedere overheidsorganisatie) is er geen speld tussen te krijgen hoe je om moet gaan met e-mail. Een rechter maakt bijvoorbeeld geen onderscheid of een document of informatie via het e-mail kanaal of postkanaal is binnengekomen. Je moet het altijd afhandelen en archiveren.

Of ligt de oorzaak bij de grote aantallen mails? Of ligt het aan de software of is het toch gedrag? Waarschijnlijk een combinatie van factoren, maar er is een oplossing! En er zijn gelukkig meer richtlijnen over e-mail die niet uit 2005 stammen. Daarover meer in een volgende blog en wat de brand in het Catshuis te maken heeft met een e-mailrichtlijn van recentere datum.

Weergaven: 316

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Erik van Hengel op 27 Juli 2016 op 13.41

Hoi Jan Haije,

Ik ben geïnteresseerd in jouw reactie, kan hem echter niet zo goed plaatsen? In de 1e zin lijkt een deel weggevallen te zijn, klopt dat?

Wat beoog je met de laatste 2 zinnen?

Gr, Erik

Reactie van Jan Haije op 27 Juli 2016 op 12.06
Het Internationale Telecommunicatie Protocol voor de fax is vorig jaar vernieuwing en verbeteren. Het is weer 30 jaar van kracht. In plaats van hardware standaard voor het apparaat is het nu een software protocol voor bijvoorbeeld Office en Messenger. De Rechter stelt Fax gelijk aan de Aangetekende brief. De Rechter stelt e-mail gelijk aan bierviltje.
Reactie van Erik van Hengel op 6 Oktober 2015 op 14.24

Kom maar op met het volgende blog :)

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden