BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

e-Depot nieuws

Informatie

Word lid om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws rondom het thema "e-Depot"!

Leden: 170
Meest recente activiteit: 3 Apr

Vind ik leuk

8 leden vinden dit leuk

Prikbord

Opmerking

Je moet lid zijn van e-Depot nieuws om reacties te kunnen toevoegen!

Reactie van Yvonne Welings op 29 Januari 2023 op 14.06: Bouwtekeningen Alphen-Chaam zijn niet alleen opgenomen in het e-Depot,

maar ook beschikbaar voor raadpleging. Dat is vaak een groot manco bij opname e-depots, raadpleging.

Bouwtekeningen Alphen-Chaam 1996-2011 online beschikbaar (regionaal...

Reactie van Yvonne Welings op 21 Januari 2023 op 17.03: Blog Decos:

Vraag en antwoord: zes zaken die je moet weten over e-depots (amppr...

Reactie van Yvonne Welings op 20 Januari 2023 op 13.03

19 januari 2023

In 2022 heeft het Westfries Archief in samenwerking met DE REE archiefsystemen een eerste succesvolle uitplaatsing van digitaal gevormd Document Management System (DMS) archief voor de gemeente Hoorn uitgevoerd. Bijna 360.000 digitale bestanden die gevormd zijn in de jaren 2003-2013 zijn opgenomen in het Westfries eDepot en toegankelijk gemaakt voor gebruikers en beheerders van de gemeente Hoorn.

Dit project is in zeer nauwe en goede samenwerking tussen leverancier, regionaal archief en de gemeente vormgegeven en heeft in enkele maanden tijd tot een mooi resultaat geleid. Daarbij zijn de verwachtingen van de betrokken gemeentelijke informatiebeheerders overtroffen. Zij zijn enthousiast en geven aan dat de informatie goed vindbaar is en gemakkelijk doorzoekbaar door de gestructureerde metadateringen in MAIS-(M)DWS.

Bij invoer van de informatie naar het eDepot zijn de bestanden gestructureerd voorzien van de gewenste metadatastandaard. Eenmaal uitgeplaatst in het eDepot kunnen geautoriseerde informatiebeheerders van de gemeente de data nog verrijken. Ook beheersprocessen kunnen uitgevoerd worden zoals het jaarlijks verwijderen van informatie waarvan de bewaartermijn is verstreken. De permanent te bewaren bestanden blijven binnen het eDepot duurzaam gearchiveerd. Dit is eenvoudig uit te voeren omdat de nodige bewerkingen al hebben plaatsgevonden. Ook in de onlinepublicatie van openbare informatie is daarmee voorzien.

https://www.westfriesarchief.nl/nieuws/1671-eerste-digitaal-gevormd...

Reactie van Yvonne Welings op 1 Januari 2023 op 14.28: Nieuws van onze Zuiderburen

Pre-ingest omvat technische hulpmiddelen om je digitale bestanden vlotter in het E-depot (te laten) invoeren (ingest). Dit zijn acties die je op voorhand uitvoert, buiten de E-depot applicatie. Vaak gaat het om acties die je herhaaldelijk zou uitvoeren mocht je dat manueel doen.

Metadata Splitter

Met de Metadata Splitter kan je bestanden herschikken in een nieuwe mappenstructuur, aan de hand van de metadata van de desbetreffende bestanden. Op die manier kan je eenvoudig dossiers samenstellen uit een hoofdmap die uit verschillende ‘losse’ bestanden bestaat.

Je hebt bijvoorbeeld een hoofdmap met daarin allerhande vergaderagenda’s en -verslagen, maar niet geordend in een dossier per vergadering. Dan kan je de vergaderdossiers eenvoudig laten samenstellen met behulp van de Metadata Splitter. De toepassing creëert dan een map (= dossier) met daarin telkens de bijhorende bestanden (verslag en een agenda).

https://www.vlaanderen.be/informatiemanagement/informatie-archivere...

Reactie van Yvonne Welings op 27 December 2022 op 12.46: De afgelopen maanden heeft de GEMEENTE VELSEN samen met het Noord-Hollands Archief gewerkt aan een testoverbrenging van een ‘digital born’ bestemmingsplan naar het e-depot van het NHA. Het uiteindelijke resultaat: een geslaagde test! In bijgevoegd evaluatierapport is alles te lezen over de aanpak, de bevindingen, conclusies, ‘lessons learned’ en de aanbevolen vervolgstappen.

Wekt dit je interesse? Op 23 januari 2023 geeft het Noord-Hollands Archief een demonstratie m.b.t. de wijze waarop digitale bestemmingsplannen worden gearchiveerd en gepubliceerd via hun e-depot.

Deze demonstratie vindt plaats van 10:00 tot 11:00 uur en is te volgen via Teams, zie onderstaande link:

https://lnkd.in/eGVpJC27