Door Léon Masselink, Regionaal Archief Rivierenland

Het afgelopen jaar stond voor ons in het teken van de productie-ingest van de inhoud van twee Verseon-documentmanagementsystemen van de gemeenten Zaltbommel en Maasdriel naar ons e-depot, dat we bij DE REE archiefsystemen afnemen. In een eerder traject hebben we de migratie vormgegeven, het afgelopen jaar was het tijd voor de daadwerkelijke migratie, opname en inrichting naar en in het e-depot. Daar wil ik hier kort wat over vertellen.

Het was op voorhand de eerste keer dat wij een DMS-migratie deden, en naar mijn idee ook de eerste keer dat een klant van DE REE zo’n migratie in eigen beheer wilde doen. Het was dus aftasten en goed afspraken maken. Je kan echter maar zoveel van tevoren bedenken, de praktijk is altijd weerbarstig. Gedurende het traject liepen we dan ook tegen verschillende obstakels aan. Dan weer bleek de geplande grootte van de ingestsets niet overeen te komen met wat het e-depot kon verwerken, dan weer was er onverwachte drukte op de server waardoor de verwerkingssnelheid laag was, dan weer bleek er toch nog iets aan metadata te missen en moest er een nazending en scripting plaatsvinden. Gaandeweg werd uploaden via FTP uitgerold, wat uiteindelijk een oplossing bleek te zijn voor enkele problemen, maar ook weer voor andere issues zorgde. Issues die overigens uiteindelijk allemaal werden opgelost.

Met alleen de migratie en de inrichting in MAIS-Flexis waren we er nog niet. Om de ambtenaar toegang te geven tot de uitgeplaatste stukken is er een nieuwe zoekingang ingericht, waarmee we de zoekresultaten konden beperken tot alleen de uitgeplaatste set. Daarin hebben we – in samenwerking met key users van de gemeenten en Marijn bij DE REE – geprobeerd de zoekfilters en -vensters te laten overeenkomen met die van het bronsysteem. Na veel afstemmen, mailen en laten aanpassen door Marijn hebben we een mooie, functionele zoekinterface kunnen inrichten.

Doordat het uitplaatsingstraject twee systemen betrof die we achter elkaar verwerkten, konden we halverwege gelijk de geleerde punten in de praktijk brengen. Zaltbommel zat halverwege het voorjaar in het e-depot, en Maasdriel volgde halverwege juli. Op een test met enkele key users na staan beide systemen nu live in ons e-depot.

Nieuwsoverzicht - DE REE archiefsystemen / Erg goed in Erfgoed (de-...