Tijdens de AIDO bijeenkomsten merkten we vanuit het Nationaal Archief dat er onduidelijkheid bestaat over de mogelijkheid om lokale risicoanalyses uit te voeren.

Vandaar deze toelichting:

In de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen zijn zorgvuldig waarderingen bepaald op procesniveau. Als gemeenten op basis van een lokale risico- of systeemanalyse op datzelfde procesniveau tot andere waarderingen komen, moeten ook die wettelijk vast worden gesteld. Anders wekt de selectielijst de indruk dat bepaalde bewaartermijnen gelden, terwijl de gemeente in feite andere termijnen hanteert.

Het uitvoeren van een lokale risico- of systeemanalyse is dus niet verboden! Gemeenten kunnen hier altijd individueel voor kiezen.

Zo’n lokale analyse kan bijvoorbeeld resulteren in een korte aanvulling op de algemene selectielijst, vastgesteld voor één gemeente. Wat de handigste werkwijze is hiervoor moeten we nog uitproberen. Het lijkt ons goed om eerst de discussie te voeren over de daadwerkelijke behoefte om lokaal vernietigingstermijnen te bepalen. We hopen op termijn een manier te vinden om uitvoerbaarheid en wettelijke vereisten beter te combineren.

De decentrale overheden hebben overigens een zekere vrijheid bij het vaststellen van de waarderingen, in die zin dat het NA niet deelneemt aan hun SIO. Aangezien de selectielijsten wel door de algemene rijksarchivaris namens OCW worden vastgesteld, toetst het NA ook deze selectielijsten aan een aantal punten zoals het voldoen aan wettelijke vereisten. Als de wens bestaat om dit verder te veranderen in archiefwet- en regelgeving: meld dit vooral bij OCW!