In de herfst van 2012 startte binnen de Werkgroep Privaatrechtelijk Archief (WPA) van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD) een Subwerkgroep Selectie. Door de specificiteit van elk organisatie- of persoonsarchief wordt bij privaatrechtelijke archieven niet op dezelfde wijze met selectielijsten gewerkt als bij publiekrechtelijke. Bovendien is er in België geen wetgeving die rechtsreeks op de privaatrechtelijke archiefvorming betrekking heeft. Er is geen enkele instantie aan wie vragen (tot advies) voor vernietiging wordt voorgelegd, zodat voor de selectie en vernietiging wordt teruggevallen op niet-archivalische wetgeving, de geldende begrippen uit de archiefwetenschap en het collectiebeleid van de instelling of vereniging en niet noodzakelijk in die volgorde. Toch kunnen selectielijsten – misschien zelfs nog meer – een handzaam instrument zijn, zonder dat er een verplichting aan gekoppeld is. Net zoals alle publiekrechtelijk archief dient niet alle privaatrechtelijk archief immers permanent bewaard.

De werkgroep begon met het oplijsten van de wettelijke bewaartermijnen van veel voorkomende documenten (bijvoorbeeld de financiële verantwoording), met de voorwaarden voor eventuele vernietiging. Al snel groeide dan ook een summiere selectielijst. Om ze ook bruikbaar te maken voor archiefvormers — die steeds vaker aankloppen voor advies — werd ze uitgebreid met typische verenigingsdocumenten waarvoor net wél permanent bewaren geldt. Vervolgens werd het oor ook te luister gelegd bij het Archief en Museum voor het Vlaamse leven te Brussel (AMVB), dat uitpakte met een Digigids rond de selectie van digitale documenten (zie http://109.135.3.34/AMVB312/docs/DigiGIDS_work_v20120926.pdf) en het Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (CAVA) dat een selectielijst voor archieven van vzw’s opstelde (zie http://www.cavavub.be/wp-content/uploads/2014/02/Selectielijst_VZW_V1_0.pdf). Het resultaat – dat u hieronder vind – is een beknopt overzicht dat als leidraad kan dienen voor (beginnende) archiefmedewerkers en voor archiefconsulenten in hun contacten met archiefvormers.

In Nederland kennen we een dergelijke lijst niet, al zijn er bijvoorbeeld voor bedrijfs- en kerkelijke archieven wel richtlijnen.