BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vernietigen / bewaren documenten in RIS (raadsinformatiesysteem)
Steeds meer gemeenten werken met een RIS/BIS (raadsinformatiesysteem, bestuursinformatiesysteem), zoals ibabs, notubizz, gemeenteoplossingen etc. De situatie is volgens mij als volgt:
Documenten worden vanuit het DMS/RMA geupload in het RIS/BIS (door middel van een koppeling). De documenten in het RIS/BIS zijn digitale kopieën van het document dat in het DMS/RMA bewaard/beheerd wordt.
Mijn vraag is: Als er documenten uit het DMS/RMA worden verwijderd waarvan een kopie-exemplaar in het RIS zit bv. omdat ze worden vernietigd als ze een V-termijn hebben), moeten deze dan ook uit het RIS/BIS worden verwijderd? Is het verstandig om een koppeling tussen DMS en RIS te maken die ervoor zorgt dat dit automatisch gebeurt? Ik heb van 1 gemeente gehoord dat zij het zo heeft ingeregeld, maar zijn er nog meer gemeenten die op deze manier een koppeling tot stand hebben gebracht en de informatiestroom beheren? Waar moet je rekening mee houden als je zo'n koppeling maakt?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Recht door zee: ja. Bij vernietiging moeten het origineel en alle (!) kopieën vernietigd worden. Een heel duidelijk citaat uit de Archiefwet kan ik niet geven, maar ik geloof dat dit wel algemeen aanvaard wordt.
Voor vernietiging zijn diverse argumenten denkbaar zoals:
- Het omlaag brengen van de (archief-)beheer kosten,
- Het verbeteren van de vindbaarheid van wél relevante informatie (de hooiberg waarin de speld gezocht moet worden verkleinen),
- Het bewaken van de privacy (recht om vergeten te worden),
- Het verlagen van toekomstige migratie-kosten,
- Et cetera
Als je kopieën rond laat slingeren, dan worden deze voordelen nauwelijks behaald.
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
Wat Marco zegt klopt. Hóe je de documenten verwijderd is echter iets waar je praktisch over moet zijn. Waarom niet handmatig per jaargang stukken uit het RIS verwijderen ipv een koppeling?
-
Permalink Antwoord van R. Bloks op
-
Hallo Rob,
Ik wil wel kort antwoord geven op je laatste vraag Waarom niet handmatig per jaargang stukken verwijderen uit het RIS? Sommige documenten wil je misschien langer kunnen inzien, terwijl anderen inderdaad na dat jaar hun 'informatiewaarde' hebben verloren. Is een handmatige sortering niet veel arbeidsintensiever dan wanneer je dit automatisch regelt?
-
-
Dat hangt er van af. Je moet alleen handmatig werken als dat tijdswinst oplevert. Is er echt zo veel verschil in bewaar en vernietigingsregime tussen raadstukken? Of wordt in de praktijk op jaarbasis vernietigd? In dat laatste geval is handmatige verwijdering minder werk. Wat ik wil zeggen is dat je eerst moet onderzoeken hoe vaak vernietiging nodig is om te bepalen of een koppeling meerwaarde biedt. Dat zou best kunnen! Als je dat onderzocht hebt, heb je gelijk een business case.
-
Permalink Antwoord van Cees de Groot op
-
Bij het verwijderen van het origineel ook de kopie verwijderen, is een goed uitgangspunt.
Het kan zijn dat dit veel werk oplevert (zowel handmatig als voor het maken van koppelingen). Dan is praktisch soms beter als de raadstukken op termijn toch worden verwijderd. Er zit echter iets vreemds aan. Als het origineel in het DMS vernietigd kan worden maar er nog behoefte aan is in het RIS dat klopt bij een van de systemen de termijn niet. Als de informatiebehoefte van raadsleden of andere gebruikers van het RIS langer is dan de " ambtelijke" behoefte in het DMS dan zouden beide bewaard moeten worden of de termijnen bijgesteld. Het nadeel van automatische koppelingen kan wel eens zijn dat die geen rekening houden met deze twee verschillende informatiebehoeften en op die manier een burger of raadslid niet meer de informatie vind die gewenst is.
(Niets verwijderen is zeker geen optie maar goede termijn afspraken wel.)
-
Permalink Antwoord van Anneke Broeren op
-
Dag allen,
Hierbij moet niet uit het oog verloren worden wat het origineel is. Dat zou zeker beheerd moeten worden op een archiefwaardige wijze. Wanneer daar verwijdering plaatsvindt zou een kopie ook niet moeten blijven bestaan. Het periodiek opschonen van omgevingen waar gewerkt wordt met kopieën is geen slecht idee. Men werkt in een overzichtelijke en opgeschoonde omgeving, voorkomt een opbouw van overbodige informatie en beheert de originelen op de juiste plaats.
Mocht het zo zijn dat de informatie later opnieuw van belang is dan kan dit opnieuw vanuit de archiefomgeving worden overgenomen. Naar alle waarschijnlijkheid is dit een uitzondering. Is de informatie uit het archief vernietigd dan zou de informatie niet langer gebruikt moeten worden volgens de archiefwet- en regelgeving.
Met vriendelijke groet,
Anneke Broeren
Business Consultant Decos
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
