BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Start van de overbrengingstermijn naar het streekarchief

Er is bij ons enige verwarring over de start van de overbrengingstermijn naar het streekarchief.

Telt de 20+10 vanaf de begindatum van een archiefblok? Dus bijvoorbeeld het oudste archiefstuk is van 1 januari 1990 van het blok 90-99. Zou de overdracht dan voor 1-1-2020 van het hele blok geregeld moeten zijn?

Of zoals veel gehoord is en gedaan word in de praktijk: telt de leeftijd van de sluitingsdatum van het volledige archiefblok = 31-12-1999 en is dan de deadline 31-12-2029?

Artikel 9 van het archiefbesluit is daar niet helpend in.

Theoretisch gezien telt de overdracht per dossier, welke datum zou dan leidend zijn, de begindatum of de sluitingsdatum van een dossier?

Wat bepaald de leeftijd van een archiefbescheiden om de start van telling te starten.

Alvast bedankt voor reacties.

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 6 December 2019 op 7.33

Uit de Nota van toelichting bij het artikel 9 van het Archiefbesluit:

Het eerste lid van het onderhavige artikel voorziet daarin door te bepalen dat de overbrenging binnen een termijn van tien jaar na het bereiken van de leeftijd van twintig jaar moet plaatsvinden. Dat betekent dus dat de archiefbescheiden waarvan de wet tot overbrenging verplicht ten hoogste 30 jaar oud zijn op het moment van overbrenging.

Dus het blok 1990-1999 moet in 2020 overgebracht worden, want dan worden de archiefbescheiden uit 1990 30 jaar oud.

Hierbij is het gebruikelijk om de sluitingsdatum van een dossier als uitgangspunt te nemen. (Archiefwet en -besluit spreken echter van "archiefbescheiden" wat suggereert dat het om de leeftijd van individuele documenten gaat. Dat is echter onpraktisch en onwenselijk ivm het behouden van de samenhang met de andere documenten uit hetzelfde dossier.)