In onze organisatie lopen we er tegenaan hoe we het beste projecten van het fysieke domein kunnen archiveren op een werkbare manier in het zaaksysteem JOIN op basis van de i-Navigator of elders (bijv. M365). Het verschil zit hem voornamelijk in de gedachtegang van projectmatig werken volgens een bepaalde mappenstructuur binnen het fysieke domein en het zaakgericht werken als filosofie van de organisatie.
Hoe kunnen we ervoor zorgen dat grote projecten die volgens een bepaalde mappenstructuur worden verwerkt alsnog op de juiste archiefplaats - het liefst in het zaaksysteem - krijgen, zodat we ervoor kunnen zorgen dat de juiste bewaartermijnen aan de projecten worden gekoppeld en de stukken ook vindbaar zijn.

(zie voorbeeld: Mappenstructuur – Projecten
Voorbereidingen
01 Informatie
02 Projectplan
03 Vergunningen
04 Nutsvoorzieningen
05 Bodem en grondwater
06 Tekeningen
07 Bestek
08 Aanbesteden
09 Afbeeldingen
10 Planning
11 Bouwkundige opname

Uitvoering
01 Werkbestek
02 Vergadering – agenda – verslag
03 Planning
04 Oplevering – opleverdossier
05 Projectdocumenten – bonnen
06 Grond – grondwater
07 Beoordeling aannemer
08 Weekrapporten
09 CAR-verzekering
10 Afbeeldingen
11 Kwaliteitsregistraties

Financiën
01 Offertes en opdrachten
02 Rekeningen
03 Termijnen en AWR
04 Ramingen
05 Subsidies

Communicatie en omgevingsmanagement
01 Inwonersavond
02 Nieuwsbrieven
03 Bewonersbrieven
04 Persberichten
05 Adressen
06 Bouwbord
07 Parkeerontheffingen
08 Spelen
09 Afkoppelen HWA
10 Bruikleen strandrolstoel)

Ik hoor graag welke praktische oplossingen/werkwijzen er zijn (ik weet dat het namelijk ook altijd of houding en gedrag neerkomt).