BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Privacy-by-design: meer aandacht voor archiefvorming!

Creatie twee archiefdocumenten

Nu de Avg dichtbij komt ben ik mij verder aan het verdiepen in privacy-by-design. Want tot nu toe gaan de discussies wat mij betreft nog teveel over de bestaande (soms al overgebrachte) archieven. Terwijl archiefvormers nú zitten met problemen als het anonimiseren van (openbare) verslagen, publicaties etc.

Stelling: zorg bij documentcreatie direct voor twee exemplaren van een stuk: het volledige, met alle persoonsgegevens erin. Dat is een c.q het authentieke archiefstuk. Stel het tweede stuk samen uit de gegevens, die je gescheiden hebt in gewonnen, b.v. met een intelligent opgesteld sjabloon. Voilá, geen probleem met weglakken of andere moeilijke en risicovolle acties. Het tweede document is overigens óók een archiefstuk en hoort in hetzelfde zaakdossier. Het kan nl. leiden tot vragen, bezwaren of andere acties. Zie bijvoorbeeld hoe de Rechtspraak dat doet: https://www.rechtspraak.nl/Uitspraken-en-nieuws/Uitspraken/Paginas/....

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Tineke Rouschop op 13 Januari 2018 op 17.24

Recht op gegevenswissing

Is recht op gegevenswissing (‘recht op vergetelheid’) bij de overheid illusoir door toepassing van Avg art. 17, lid 3 onder d. ?
Is alle bij de overheid berustende informatie te scharen onder ‘archivering in het algemeen belang’?

Mijns inziens niet. Het recht van de overheid om stukken – voor een bepaalde tijd- in het archief te bewaren volgt altijd pas nadat de oorspronkelijke verwerking rechtmatig was. Tevens moeten passende maatregelen worden genomen.

In dat verband is deze uitspraak zeer interessant: https://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:RVS:201... .

Betrokkene wilde persoonsgegevens laten wissen. De Raad van State bevestigt de uitspraak van de Rechtbank, na bezwaar en beroep. Het verzoek van betrokkene tot wissing van persoonsgegevens is gehonoreerd, onder meer omdat het niet nodig was dat het dossier van betrokkene op twee plaatsen werd bewaard en haar ook geen bewaartermijn was bekendgemaakt. Overigens waren er ook nog andere argumenten voor onrechtmatige verwerking.

Commentaar hierop door Mark Jansen van Dirkzwager:

http://dirkzwagerieit.nl/2017/09/20/raad-van-state-archiefwet-geen-...

Jansen stelt: ‘ Door artikel 89 AVG heeft het Hof van Justitie naar mijn verwachting vanaf 25 mei 2018 het laatste woord over (de privacy-aspecten van) onze Archiefwet’.

Wat kunnen we uit deze uitspraak afleiden voor het design van persoonsgegevens in relatie tot archivering?

Inwinnen

Stukken opnemen of bewaren in het archief kan nooit op zichzelf een verwerkingsgrondslag zijn. Opname en bewaring vereist:
- Voorafgaande rechtmatige verwerking, waarbij rekening moet worden gehouden met dataminimalisatie (welke gegevens, op hoeveel plaatsen, hoe lang bewaren).
- Expliciete toestemming van betrokkene.
- Volledig informeren van betrokkene over alle verwerkingen en bewaring. (achteraf) verwijzen naar publicatie van Selectielijsten in de Staatscourant is onvoldoende.
De uitspraak lijkt te suggereren dat het bestaan van zaakdossiers op twee plaatsen onrechtmatig is. Het is echter niet verboden meer dan één dossier aan te leggen over eenzelfde zaak, wanneer twee overheidsorganen bij de behandeling zijn betrokken. Sterker: volgens de Archiefwet moet dat zo, het gaat immers voor twee overheidsorganen om ‘procesgebonden informatie’. Dit zegt vervolgens niet hoe lang die dossiers zouden moeten worden bewaard (zie hierna onder ‘selectielijsten’)!

Beheren:

Selectielijsten moeten rekening houden termijnen waarop gemotiveerd kan worden dat er nog een verwerkingsgrondslag is, dat wil zeggen: administratief belang. Het is zeer de vraag wat het administratief belang is van het bewaren van de (alle) persoonsgegevens van meldingen die buiten behandeling zijn gelaten.
Selectielijsten zouden zeer zorgvuldig moeten kijken naar het ‘bewaarniveau’, dat wil zeggen: waar worden dossiers voor hoe lange tijd bewaard? Dat zou ertoe moeten leiden dat bij het ene overheidsorgaan bewaring voor enige tijd plaatsvind, en bij het andere vernietiging zo snel mogelijk na afhandeling. Bewaartermijnen moeten dan onderling zijn afgestemd met ‘ketenpartners’.