Voor veel DIV-ers is de huidige Handreiking vervanging archiefbescheiden van het nationaal archief een moeilijk te integreren verhaal als het aankomt op de Metamorfoze normen die in de handreiking worden aanbevolen.

Dit werd vanuit een praktijkonderzoek in 2017 bevestigd door een van de opstellers van de Metamorfoze richtlijnen waarover gepubliceerd is in de OD van juni 2017, hieronder citeer ik de conclusies uit dat onderzoek:

Conclusie 
De uitkomst van mijn onderzoek is dat scannen voor vervanging door overheden nu nog een brug te ver is.

Deze conclusie baseer ik op de volgende punten:

  • Er wordt gebruik gemaakt van een onjuist werkproces.
  • Er wordt gebruik gemaakt van apparatuur die ongeschikt is voor digitalisering conform richtlijnen voor informatiebehoud.
  • Er is onvoldoende kennis aanwezig om te scannen voor vervanging

einde citaat.

Dat kan zo zijn, maar we hebben nou eenmaal te maken met de werkelijkheid en die werkelijkheid is dat we niet allemaal het geld hebben van het nationaal archief om hoogwaardige professionele scan-apparatuur in te zetten en ook om moeten gaan met scans die door de organisatie op multifunctionals worden gemaakt.

Nu wordt er vanuit het Nationaal Archief een oproep gedaan om mee te werken aan een enquete over een update op de handreiking. volg deze link voor de bewuste enquete

Bij deze ook vanuit Breed een nadrukkelijke oproep aan de Breed-community om deel te nemen aan betreffende enquete. De DIV wereld is gebaat bij toepasbare en begrijpelijke normen die uitgaan van de realiteit van vandaag, dus bijvoorbeeld ook hoe om te gaan met input van multifunctionals of standaard scanners zoals ze bij de meeste DIV afdelingen in gebruik zijn.

Laat deze kans op inbreng niet lopen, maar reageer op de enquete. deze loopt tot 6 december.

Ik ben heel benieuwd :-)

Weergaven: 457

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dat laatste is zeker waar, Leon.  Bovendien zit je ook nog met de vraag hoe om te gaan met bijzondere bestanden, zoals geo- en 3d-producten uit systemen. Daar plegen we nu in feite ook vervanging op: maak er een pdf of tekening van (oftewel: platslaan) om het in een dms te krijgen. Terwijl het originele bestand veel rijker is aan informatie. Maar dat is een andere discussie.

Ik ben het met je eens dat de kwaliteitsborging goed geregeld moet zijn en als dat niet voldoende is voor de gemeentearchivaris of de juridische afdeling, dan moeten we maar terug naar de basis: de te bewaren stukken digitaliseren en fysiek overbrengen naar het archiefdepot. Zeker als een organisatie werkt met digitale ondertekening, is er immers niet veel meer dat nog fysiek wordt ontvangen. En je kan per proces ook nog kijken of de ontvangst digitaal plaats kan vinden in plaats van op papier. Dan beperk je de instroom nog verder.

Leon van Oosterom zei:

Het blijft toch wonderlijk dat we het zelfs niet eens kunnen worden over wat voor normen je moet hanteren voor het scannen van documenten. 

Feit: Metamorfoze richtlijnen zijn geschreven voor de erfgoedsector.

Feit: 99% van de gemeenten passen scanners toe die niet KUNNEN voldoen aan hetgeen Metamorfoze vraagt.

Feit: Metamorfoze is ook niet persé nodig om een kwalitatief voldoende scan te kunnen maken met standaard middelen, zonder dat de integriteit van het gescande document gecompromitteerd wordt.

Feit: Met een adequate kwaliteitsborging bereik je ook voldoende zekerheid.

Leon, volgens mij is dit ook niet zo zwart wit, de gemeente Amsterdam kiest wel voor metamorfoze eisen om een voorbeeld te noemen. Het probleem is dat we pas over duurzaamheid gaan nadenken wanneer er documenten naar een. Archiefbewaarplaats of eDepot moeten worden overgebracht. Dat is pas na 20 en straks 10 jaar. Digitale duurzaamheid moet je feitelijk inregelen bij de inrichting, archivering by design principe. Maar bij welke documenten wel en welke niet? Sociale Dienstdossiers die na 20 jaar moeten worden vernietigd of zijn het de 11 categorieën uit de Woo. Liever gezegd 10, Wob kunnen ook vernietigd worden. Wat mis je dan, ruimtelijk domein, hotspots, personeelsdossiers? Kan je dat risico lopen met documenten, die bijvoorbeeld 110 jaar bewaard moeten worden.

Is pdfa toch een duurzaam bestandsformaat, hoe archiveer je geo? Wat ook niet helpt is dat archiefwetgeving  vanuit het ministerie van OC en W wordt vorm gegeven en niet vanuit BZK, waar alle andere wetgeving op dit gebied vandaan komt. 

Yvonne, ik wil niets afdoen aan hoe en tegen welke kosten de gemeente Amsterdam gekozen heeft voor Metamorfoze eisen, maar zij horen bij wat mij betreft die 1%. 

Het overgrote deel van de Metamorfoze eisen gaan over over zaken die met standaard scan-apparatuur en met in de praktijk veelvuldig gebruikte multifunctionals eenvoudigweg niet kunnen worden ingeregeld. Dat wil niet zeggen dat de scans van die standaard apparatuur en multifunctionals niet duurzaam zouden zijn. Ze staan alleen fotografisch niet op hetzelfde kwaliteitsniveau en dat hoeft imho ook niet. Ook scans met een lichte kleurafwijking ten opzichte van het origineel kunnen hun doel prima dienen en zijn in tijd net zo houdbaar als scans vervaardigd volgens de Metamorfoze richtlijnen. 

Zaken waar je wel op moet en kunt letten zijn zaken als resolutie (scherpte), verstoring door vervuiling van apparatuur, compressie, contrast, scheefstand en dergelijke.  

Er is van alles te zeggen over Pdf/a, maar het is wereldwijd het best geaccepteerde én toegepaste bestandsformaat en daardoor bijna automatisch duurzaam, nog afgezien van de waarborg die er vanuit ISO al is.

Dat PDF zich niet goed leent voor het vastleggen van formules in spreadsheets of niet goed leent voor het vastleggen van GIS informatie of 3-D is evident, daar zullen we dan andere bestandsformaten voor moeten gebruiken. Mijn pleidooi is laten we ons richten op de werkelijkheid en stoppen met wensdenken.

Ik maak graag het vergelijk met de kwaliteitscontroles op de Bugatti Veyron. Als je de kwaliteitscontroleurs van Bugatti met dezelfde eisen zou loslaten op bijvoorbeeld een Fiat Cinquecento zouden die ook tot de conclusie komen dat die Fiats niet geschikt zijn voor de openbare weg en toch rijden er heel wat naar volle tevredenheid van rond :-)

Leon, zouden we dan als vakgenoten zelf de normen moeten vaststellen? Deskundigen uit de scanwereld en ervaringsdeskundigen samen. En dan vanuit het proces geredeneerd. Dat zou wel in minder dan 88 pagina's moeten kunnen, toch?

Leon van Oosterom zei:

Het blijft toch wonderlijk dat we het zelfs niet eens kunnen worden over wat voor normen je moet hanteren voor het scannen van documenten. 

@Jean-Luc. Daar ben ik wel van overtuigd en ik zou er zeker aan meewerken. 

Doen!!!

Ik vrees dat er een groot misverstand bestaat over de Metamorfoze richtlijn en het gebruik daarvan. Metamorfoze beoogt een (en is de enige) OBJECTIEF meetbare methode om vast te stellen of een scan overeenkomt met het origineel. Een scanner moet valideerbare bestanden opleveren die periodiek gecontroleerd kunnen worden. Het is niet moeilijk en niet duur. Grote uitdaging is om dit in een werkomgeving toe te passen. Laten we dat dan eens uitwerken met z'n allen...

De vraag is of dat nodig is. Ik geloof niet dat het een grote uitdaging is om goede scans te maken en het archiveren van papier uit te faseren. Bij gemeenten hebben we er al heel wat jaren ervaring mee. Ook met mogelijke uitzonderingen, wat je doet met contracten die nog ondertekend moeten worden, etc.

Waar we nu mee zitten is dat je een handreiking hebt van 88 pagina's, die het proces eenvoudig had moeten maken. Daarnaast heb je eventueel te maken met een archivaris. Afhankelijk van de regio heeft die ook zo z'n eigen eisen. Alles bij elkaar ben je met een immens grote procedure bezig, die veel te zwaar is voor het doel.

En zoals hier valt te lezen is dit niet exemplarisch: TMLO, RODIN, KIDO, het werkt eerder verwarrend dan dat het bijdraagt aan een verbetering.

Ook digitale duurzaamheid: er wordt zo moeilijk over gedaan. Het lijkt bijna niet te begrijpen ondoorgrondelijke materie. In de rapporten lees je dat de systemen niet geschikt zijn, eindeloze mappingsessies, opnieuw 'duiden' van TMLO velden (want ze zijn kennelijk nog steeds niet duidelijk), terwijl we al jaren migreren en daar genoeg kennis over is.

Het is helemaal niet moeilijk: er moet alleen een betere balans gevonden worden tussen kwaliteit, doorlooptijd en geld. Zoals het nu gaat lopen we vast.

Beste Roland,

Zelfs professionele servicebureaus vinden het niet makkelijk om te voldoen aan die normen, ik ben zelf afkomstig uit die wereld en ik weet dit uit eerste hand.  

Er is slechts zeer beperkt aanbod van scanners die overweg kunnen met de bewuste richtlijn. Voor document-doorvoerapparatuur ken ik persoonlijk slechts één fabrikant en hun machines zijn relatief gezien voor gemeenten zeer duur.

Standaard in gebruik zijnde scanners staan bijvoorbeeld het gebruik van eigen kleurruimtes niet toe, datzelfde geldt voor het kunnen inregelen van bijvoorbeeld witbalans of uitlichting. Laat staan dat dergelijke instellingen op multifunctionals in te regelen zijn.

Nu zou je natuurlijk kunnen stellen dat het scannen op multifunctionals derhalve niet toegestaan wordt, maar ik denk dat de markt meer gebaat is bij hanteerbare richtlijnen hoe je kwaliteitsborging zodanig kunt inrichten, dat er grip is op de kwaliteit en integriteit van gedigitaliseerde objecten, onafhankelijk van de bron waarop de digitalisering is uitgevoerd.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden