Beste vakgenoten,

Vorige week werd ik vanuit onze gemeente benaderd door een collega van communicatieafdeling met de vraag dat ze wat wilden gaan doen met kanalen en peilingen/polls in whatsapp en daarmee de achterliggende vraag of dit dan gearchiveerd moet worden.

" Whatsapp-kanalen inzetten om informatie te zenden. Inwoners (volgers) van zo’n kanaal kunnen niet met tekst reageren, uitsluitend reageren op peilingen/polls. Een Whatsapp-kanaal zal dan ondersteunend zijn aan de website en het bericht in het Whatsapp-kanaal zal kort zijn en zo snel mogelijk doorverwijzen naar de website".

Zowel mijn informatiebeheer collega's als ondergetekende, hadden het idee dat er niet veel mis zou gaan als je deze push achtige berichten niet zou bewaren, maar om toch te kiezen voor zekerheid, deze berichten toch een jaar te bewaren. Naar ons idee zouden ze dan kunnen vallen onder een zaaktype als 'informatieverstrekking op eigen initiatief'. 

Het wordt mogelijk een ander verhaal als een peiling/poll tot gevolg heeft dat er op basis van de uitslag een besluit genomen wordt en eventueel een proces gestart zal worden. Dan zou de peiling en de uitslag mogelijk onderdeel kunnen worden van dit werkproces.

Is dit volgens jullie een houdbare wijze van omgang met dit soort informatie of heeft iemand nog een andere mening/idee.

Ik hou me aanbevolen voor feedback, alvast bedankt!

Groet,

Ruben