Als alles in een Digitaal Archief Depot leidend is mogen dan fysieke informatieobjecten vanwege hun uiterlijke vorm of kenmerken als 'Kopie' worden bewaard?

De gemeente Westland heeft een Digitaal Archief Depot (DAD) van DiVault aangeschaft die wij gaan gebruiken als pre-depot en e-depot.

Op dit moment zijn wij bezig met het opstellen van beleid omtrent de inrichting, gebruik en opname van archief in het DAD.

Bij onze uitgangspunten willen zo min mogelijk uitzonderingen.

Een belangrijk uitgangspunt is: ‘In het DAD staan alleen originele archiefbescheiden’.

Daarmee bedoelen we dat alles wat in het DAD staat te beschouwen is als digitaal leidend. Hier zitten dus geen kopieën.

 

Maar onze gemeente beschikt van bepaalde archiefverzamelingen nog over fysieke documenten omdat daarbij de vorm belangrijk is om te bewaren. Daarom heeft vervanging van deze documenten (nog) niet plaatsgevonden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan collecties oude bouwvergunningen (blauwdruktekeningen).

Zo is over bouwvergunningen van 1930 – 2010 wel een Besluit tot vervanging genomen en zijn de fysieke documenten vernietigd.

Maar het deel bouwvergunningen van vóór 1930 nog niet vanwege de vorm. Om de collectie compleet te maken in het DAD en beschikbaar te stellen willen ook dit deel van vóór 1930 digitaal maken en zorgen voor een Besluit tot vervanging. Daarmee worden ook deze fysieke oude documenten digitaal leidend.

 

Echter, vernietiging van de oorspronkelijk fysieke documenten is eigenlijk verplicht zodra een vervangingsbesluit wordt genomen.

De gemeente Westland wil deze fysieke documenten echter niet vernietigen omdat de vorm en oudheid van de documenten belangrijk is om blijvend te bewaren.

Deze fysieke documenten willen wij in onze archiefbewaarplaats bewaren en aanduiden als ‘Kopie’.

 

Onze vraag is: Mogen wij dit doen? Op deze wijze kunnen wij namelijk ons DAD uitsluitend laten bestaan uit ‘originele archiefbescheiden’.

In een uitsluitend digitale omgeving met ‘digital born’ documenten is het namelijk ook mogelijk om indien nodig een document als ‘Kopie’ aan te duiden. Het aanduiden van 'Kopie' in een fysieke omgeving zou daarom volgens ons ook mogelijk moeten zijn.

 

Wij zijn erg benieuwd naar de mogelijkheden die jullie zien.

Alvast bedankt.

Met vriendelijke groet,

Sylvie van Lin

Weergaven: 331

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

De fysieke bouwvergunningen zijn de originelen, die in het e-Depot zijn de kopieën. Hoe kom je erbij dat je verplicht bent om te vernietigen na een vervangingsbesluit? Je kunt toch in je vervangingsbesluit de reikwijdte bepalen door tekeningen van een intrinsieke waarde op papier te blijven bewaren.

Overigens begrijp ik de noodzaak van backlog vervanging nier, wel de behoefte om deze bestanden digitaal beschikbaar te stellen. 

Een hybride archief is gewoon toegestaan, dus ik zou die tekeningen gewoon uitzonderen van vervanging. Overigens vind ik het standpunt dat alleen originelen opgenomen mogen worden in een e-depot niet verstandig. Als je de bouwvergunningen voor een paar ton hebt laten digitaliseren, dan is de waarde van dat bestand een goede reden om ze duurzaam te beheren. 

Ik zou in het beleid een "tenzij" voor een hybride situatie opnemen én ervoor zorgen dat je dit goed in de metadata kan meenemen. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden