Na de decentralisatie binnen het sociaal domein, de komst van de omgevingswet en samenwerking netwerkpartners, waarbij bepaalde gemeentelijke taken meer op afstand komen te staan, lijkt één centraal organisatie breed KCC niet langer houdbaar. Domeingericht werken komt ervoor in de plaats. Een inwoner kan vaak beter worden geholpen vanuit het domein waar de vraag op van toepassing is. Hierdoor komt ook de rol en plaats van het zaaksysteem in het midoffice onder druk te staan.
Het digitaal zaakgericht werken moet meerwaarde bieden voor uw dienstverlening, aansluiten op de processen, cultuur en mensen van uw organisatie. Wanneer dit niet het geval is, leidt dit tot een desinvestering, of het invoeringstraject wordt een slepend proces.
De naam Zaak- en Documentservices (ZDS) wordt gebruik om duidelijk te maken wat het uitgangspunt is maar er worden uiteindelijk wellicht aparte API's ontwikkeld in het kader van de Common Ground visie.
Verantwoord en duurzaam handelen met informatieplatform Liber
Sittard, 12 juni 2018 – BCT, specialist in Enterprise Information Management, introduceert met informatieplatform Liber gepersonaliseerde werkomgevingen met één centraal organisatiebrein. Hiermee speelt BCT in op de vraag om grip te krijgen en te houden op cruciale informatiestromen. Door de opkomende platformeconomie wordt het namelijk steeds belangrijker dat systemen op de juiste manier met elkaar interacteren en informatie uitwisselen. Verschillende netwerken moeten met elkaar kunnen samenwerken, wat zorgt voor diverse informatiestromen die door elkaar lopen. Dit is een uitdaging waar onder andere veel gemeentes nu voor staan. Met Liber biedt BCT uitkomst.
Eén centraal organisatiebrein De oplossing biedt informatiebeheer en -technologie rondom de volgende componenten: processen, documenten, objecten en collaboratie. Deze zijn cruciaal bij het realiseren van een centraal organisatiebrein in één omgeving. Door de informatiestromen van al deze componenten met elkaar te combineren ontstaat er één versie van de waarheid voor iedere gebruiker. Hiermee is Liber veel meer dan slechts een zaaksysteem. Uiteraard is het platform compliant met de AVG door inzichtelijke informatiestromen en autorisaties.
Een hechte samenwerking met een nieuw elan en een proactieve houding
Informatie is een belangrijk onderdeel in het DNA van de organisatie, daar moet je zorgvuldig mee omgaan. De in 2014 opgerichte gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei speelt niet alleen in op de veranderingen in het vakgebied en de drang naar meer samenwerking tussen gemeenten en diensten. Ze speelt, vanuit informatieperspectief, ook in op hoe om te gaan met toenemende digitalisering. Daarnaast propageert ze een proactieve houding, om het belang van goed, gestructureerd informatiebeheer te benadrukken. Dat doet het voormalig team Documentaire Informatie Voorziening (DIV) met een nieuwe naam, een vernieuwende aanpak en een frisse kijk op de rol van informatie in de organisatie.
Na de decentralisatie binnen het sociaal domein, de komst van de omgevingswet en samenwerking netwerkpartners, waarbij bepaalde gemeentelijke taken meer op afstand komen te staan, lijkt één centraal organisatie breed KCC niet langer houdbaar. Domeingericht werken komt ervoor in de plaats. Een inwoner kan vaak beter worden geholpen vanuit het domein waar de vraag op van toepassing is. Hierdoor komt ook de rol en plaats van het zaaksysteem in het midoffice onder druk te staan.
Het digitaal zaakgericht werken moet meerwaarde bieden voor uw dienstverlening, aansluiten op de processen, cultuur en mensen van uw organisatie. Wanneer dit niet het geval is, leidt dit tot een desinvestering, of het invoeringstraject wordt een slepend proces.
KBenP Zaakgericht Werken begeleidt en ondersteunt organisaties bij aanbestedingen op het gebied van Zaakgericht Werken. We krijgen regelmatig feedback van leveranciers over bijvoorbeeld het programma van eisen, het proces van de aanbesteding en de Proof of Concept. Graag zouden wij hiervoor een keer meer tijd willen nemen en ervaringen uitwisselen met alle leveranciers. Daarom organiseert KBenP Zaakgericht Werken een marktconsultatie. Alle geïnteresseerde leveranciers zijn van harte welkom. Wanneer? 28 september 2018, 09u00 -13u00 inclusief lunch Waar? Utrecht Voor wie? Softwareleveranciers op het gebied van Zaakgericht Werken (max. 2 per organisatie)
De gemeente verklaart de afname echter vooral door betere informatievoorziening, sneller handelen en het één-loketprincipe. Een woordvoerster: ,,De informatievoorziening aan de buurt is beter geregeld. De organisatie van het evenement is hiervoor verantwoordelijk. Burger kunnen hun melden ook beter en sneller melden sinds vorig jaar. Alle meldingen die binnenkomen gaan per mail direct naar de toezichthouders Evenementen, waar ze indien nodig worden opgepakt en afgehandeld.''
Ook sinds vorig jaar: ,,We werken volgens het zogenoemde 'één-loketprincipe'. Daardoor kan een melding nu maar één keer binnen op één punt, van waaruit het wordt doorgestuurd naar de toezichthouder. Voorheen kwamen meldingen op diverse punten in de organisatie binnen.''
We vervangenen de analoge bewonersbrief voor een Whats App variant waarbij meer betrokkenen, frequenter op de hoogte gehouden worden, waardoor zij beter geïnformeerd zijn over werkzaamheden in hun omgeving. We onderzoeken hierbij wat de randvoorwaarden en succesfactoren zijn voor het vervangen van de brief door Whats App, hoeveel betrokkenen bereikt kunnen worden en wat de ervaringen van zowel klanten, externe partijen (aannemer) als direct betrokken medewerkers van de gemeente Dongen zijn (evaluatie). Op basis van deze evaluatie, de randvoorwaarden en succesfactoren, komen we tot een voorstel voor het structureel inzetten van Whats App i.p.v. bewonersbrieven.
De pilot loopt nu een half jaar bij de gemeente Dongen en hieronder delen we de eerste conclusies. Na de zomer evalueren de pilot met de deelnemers en volgt een definitieve conclusie. Meer informatie en een filmpje over de pilot is te vinden in deze Prezi.
Van de 380 gemeenten in Nederland slagen 143 (38 procent) er niet in e-mail van burgers op tijd te beantwoorden. Dit blijkt uit het onderzoek Bereikbaarheid Gemeenten 2018 van Wij Verdienen Beter. In het onderzoek werd van 24 gemeenten in het geheel geen antwoord ontvangen.
Aan het begin van de onderzoeksperiode van 4 maanden ontvingen alle gemeenten per e-mail (of webformulier) eenzelfde vraag. Gemeenten die na een maand nog niet hadden geantwoord (74 gemeenten) ontvingen dezelfde e-mail nogmaals. Aan het einde van de onderzoeksperiode van 4 maanden was van 24 gemeenten in het geheel geen antwoord ontvangen.
Aan de hand van een aantal stellingen zal Sven Blom, autoriteit op het gebied van Zaakgericht Werken, u en de sprekers ook dit jaar weer uitdagen. Sven gaat confrontaties niet snel uit de weg en zal zijn best doen om de onderwerpen die later deze dag in het programma aan bod komen ter discussie te stellen. Het woord is hierbij aan u als deelnemer. Sven daagt het publiek uit om uitleg te geven over de gekozen stellingname. Na deze sessie staat iedereen helemaal op scherp voor het verdere dagprogramma en heeft u een goed beeld over hoe uw visie én organisatie zich verhoud ten opzichte van die van andere deelnemers en sprekers aan het congres.
Zaakgericht werken: Je zou er een boek over kunnen schrijven
De behandelaar, de manager, de DIM medewerker, de ICTer, de functioneel beheerder, ze beleven het zaakgericht werken vanuit ieders eigen wereldje. Sonja Dijkhuizen, projectleider zaakgericht werken en auteur, heeft ervaren dat het voor hen niet zo gemakkelijk is om het geheel te overzien. Zij heeft haar ervaringen opgeschreven en uitgebracht in boekvorm. Door de praktijk verhalen van een projectleider te delen met het publiek, vanuit ieders gezichtspunt, zorgt ervoor dat er onderling begrip ontstaat en het werkelijke doel, het verbeteren van de dienstverlening, gerealiseerd gaat worden. Tijdens deze Keynote deelt ze deze ervaringen
In de week van 5 tot en met 9 maart jl organiseerden wij de allereerste Fieldlab in het kader van Samen Organiseren.
Meer dan 70 gedreven mensen, experts en generalisten uit binnen - en buitenland bouwden met succes aan een proof of concept voor de Common Ground van de gemeentelijke informatievoorziening.
Hiermee legden zij, naast lopende ontwikkelingen op NL en Europees verband, een belangrijke basis om de ontwikkelingen vanuit ‘samen organiseren’ te versnellen en de kwaliteit van de dienstverlening naar een hoger plan te tillen. Deze bewegingen sluiten naadloos aan bij de Nationale Digitaliseringsstrategie en NL Digibeter. Zij doen een appèl aan alle betrokkenen om - bezien vanuit inwoners en ondernemers - de digitale transformatie van de Nederlandse overheid concreet gestalte te geven.
In de week van 24 tot en met 28 september geven gemeenten een vervolg in de vorm van een tweede fieldlab. Ditmaal zetten wij onze dienstverlening centraal. We gaan er opnieuw concreet mee aan de slag. Vanuit het perspectief van onze inwoners en bedrijven. Met Common Ground als onderliggend vertrekpunt. Met de ‘plus 1 gemeente’ als wenkend perspectief. Met overheidsbrede dienstverlening als ultieme scope. Want voor inwoners en ondernemers zíjn wij al één overheid.
U geeft vanuit úw rol betekenis aan de digitale transformatie van de (gemeentelijke) overheid. Graag - en met trots - nodigen we u daarom uit voor de eindpresentaties van dit Fieldlab en wel op vrijdag 28 september 2018 vanaf 12.30 uur in Theater De Spiegel in Zwolle.
Inloop, rondleiding en lunch zijn vanaf 12.30 uur, om 13.30 uur willen we starten met het programma.
Belangrijke ‘lessons learned’ na 10 jaar zaakgericht werken
27 september 2018 - Jacob Ubbels
Telengy heeft in de afgelopen jaren tientallen overheidsorganisaties en samenwerkingsverbanden geholpen bij de invoering van zaakgericht werken. Hierbij hebben Telengy-adviseurs veel ervaring opgedaan bij het opstellen van organisatievisies, het bepalen van de strategie, het coördineren van Europese aanbestedingen, het creëren van draagvlak en acceptatie tot en met de daadwerkelijke implementatie op de werkvloer. Hoewel ieder traject een uniek karakter heeft en een specifieke aanpak vergt, zijn er op hoofdlijnen wel veel overeenkomsten. Op basis van onze kennis en ervaring delen we graag enkele belangrijke ‘lessons learned’.
Voorkom een Babylonische spraakverwarring
Een grote valkuil die Telengy regelmatig tegenkomt, is de veronderstelling dat alle betrokkenen hetzelfde beeld bij zaakgericht werken hebben. Deze veronderstelling is echter meestal onjuist. Vooral overheidsorganisaties die nog willen gaan starten met de invoering van zaakgericht werken, moeten eerst tijd besteden aan het creëren van een eenduidig beeld om een Babylonische spraakverwarring en de bijbehorende teleurstellingen te voorkomen. Hierbij is het raadzaam om eerst op managementniveau deze discussie te voeren en daarbij te vertrekken vanuit het strategische kader van de organisatie. Nadat dit beeld bepaald is, kan het begrip ‘zaakgericht werken’ specifieker worden gemaakt. Hierbij dient voorkomen te worden dat er onnodige discussies gevoerd gaan worden over begrippen, definities, componenten en de samenhang daartussen. Omdat zaakgericht werken door VNG Realisatie (voorheen KING) in GEMMA 2 al goed is uitgewerkt, hanteert Telengy dit als basis.
Willen vernieuwen
Daarnaast betekent het invoeren van zaakgericht werken automatisch dat er naar processen gekeken moet worden. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is de wijze waarop documenten gecreëerd, verwerkt en gearchiveerd worden. Ook het bestuurlijke besluitvormingsproces is een essentieel onderdeel. Om de kans op acceptatie bij de medewerkers in de organisatie te vergroten, is het raadzaam om juist deze processen zo gebruikersvriendelijk mogelijk in te richten. Hierbij helpt het als de organisatie echt de wil heeft om te veranderen en bereid is om huidige afspraken en uitgangspunten te heroverwegen. Voorbeelden hiervan zijn het afschaffen van de ‘natte’ handtekening en de parafen, het schrappen van overbodige processtappen en het aanmaken en registreren van respectievelijk zaken en documenten door de gebruikers zelf. Ook kan daarbij de vraag worden gesteld of alle documenten wel per se moeten worden opgeslagen in het DMS. Om de relevante vragen inzichtelijk te krijgen en om duidelijke keuzes te maken heeft Telengy een ‘handboek zaakgericht werken’ ontwikkeld. Bij onze implementatietrajecten kunnen de belangrijkste keuzes worden bepaald aan de hand van dit handboek en een uitgewerkt afwegingskader.
Ben of ken jij een gemeente die actief bezig is met dienstverlening aan minder digivaardige burgers en bedrijven? Namens VNG Realisatie zijn wij op zoek naar gemeenten die een kwalitatieve online (en offline) dienstverlening realiseren voor minder digivaardigen en hun goede voorbeelden met ons willen delen. Denk daarbij aan gebruiksvriendelijke online dienstverlening, het digivaardiger maken van burgers of het inzetten van sociale netwerken. De voorbeelden worden gedeeld en leiden tot input en inspiratie voor gemeenten en andere overheden. Laat het weten in dit bericht of stuur een mail naar anne.graas@vng.nl.
Inwoners van Landsmeer kunnen straks hun documenten zoals het paspoort thuisbezorgd krijgen.
Dat vloeit voort uit het plan Dienstverlening 2020. Daarin zet Landsmeer uiteen hoe ze de dienstverlening naar de klant en intern kan verbeteren.
Doel is dat burgers producten waarvoor ze nu naar de balie in het gemeentehuis komen vanuit hun huis digitaal kunnen bestellen. De gemeente wil het mogelijk maken dat de documenten door een bedrijf bij de aanvrager worden bezorgd. Het gaat dan onder meer om paspoort, ID-bewijs en uittreksel en ...
Vanaf nu worden alle contacten die telefonisch en per e-mail met de gemeente worden gelegd, geregistreerd, zodat de geschiedenis van een verzoek terug te vinden is. Ook voor de klant.
In de toekomst zullen alle aanvragen en meldingen in het kader van de omgevingswet via het DSO worden gemaakt. In deze praktijkproef is aangetoond dat een via het DSO gemaakte aanvraag bij een bevoegd gezag, in dit geval de gemeente Amersfoort, geautomatiseerd in het zaaksysteem kan worden verwerkt. Het proces verloopt in een aantal stappen:
Er wordt een aanvraag ingediend via de webportal van het DSO.
De aanvraag wordt via Digikoppeling aangeboden aan de gemeente Amersfoort in de vorm van een triggerbericht.
Binnen de Enable-U digikoppeling van de gemeente Amersfoort wordt een proces opgestart dat op basis van het triggerbericht bij het DSO de aanvraaggegevens ophaalt.
Als er documenten bij de aanvraag zitten, worden deze ook bij het DSO opgehaald.
De aanvraaggegevens worden door de digikoppeling omgezet in een Stuf-zaken bericht en aangeboden aan het QNH-Perfectview zaaksysteem.
Via de Stuf-zaken koppeling van het zaaksysteem wordt een zaak aangemaakt.
Leerpunten van deze praktijkproef:
Aangetoond is dat alle stappen (technisch) mogelijk zijn. Daarbij moet worden aangegeven dat de koppeling met het zaaksysteem niet op basis van de STAM standaard is gemaakt, maar eerst is vertaald naar een Stuf-bericht. De koppeling met een zaaksysteem is op zich eenvoudig.
Omdat de informatie van een aanvraag in de toekomst zeer divers kan zijn, onder meer door het gebruik van vragenbomen, kan de koppeling met de gemeentelijke zaak- en vergunningensysteem wel ingewikkelder worden. Als een gemeente ook dan nog alle informatie wil kunnen ophalen en inlezen, is een vertaling naar Stuf niet meer aan de orde. Deze systemen moeten dus aangepast worden om de nieuwe standaard (STAM) te kunnen gebruiken.
Een randvoorwaarde voor een koppeling is dat de infrastructuur aanwezig is en goed werkt (gebruik Digikoppeling), hetgeen in Amersfoort het geval is. Met de servicebus van Enable-U werkte het goed. Hoe andere servicebussen het doen, wordt in andere praktijkproeven getest. Dit gebeurt bijvoorbeeld in het 4e kwartaal van 2018 in de regio Midden Holland met Yenlo en in Rotterdam met Dimpact. Informatie over deze praktijkproeven is hier te vinden: https://depilotstarter.vng.nl/projecten/omgevingsdomein/praktijkpro...
Kon zaakgericht werken de verwachtingen waarmaken?
Tijd voor een evaluatie
Julia Meijvogel en Stefanie Korenberg van Doxis zijn dagelijks betrokken bij het begeleiden van organisaties naar zaakgericht werken. Zij hebben dan ook goed zicht op waar het precies mis gaat met het omarmen van deze manier van werken. Ontdek in dit artikel waar de struikelblokken zitten, hoe je hiermee omgaat en wat je kan doen om definitief afscheid te nemen van taakgericht werken.
Nieuw systeem en klaar… toch?
Dat zaakgericht werken nog niet de hoge verwachtingen heeft ingelost ligt vooral aan het onderschatten van de impact van deze overgang. Te vaak wordt gedacht dat het installeren van nieuwe software op magische wijze mensen opeens anders doet werken. IT is echter geen oplossing, maar een middel om tot zaakgericht werken te komen. En dat zijn veel organisaties uit het oog verloren.
Wij zijn vastgeroest
Maar al te vaak blijft het voor organisaties lastig om het verschil te zien tussen digitaal denken en digitaal doen. Bij digitaal doen voer je alle processen weliswaar digitaal uit, maar eigenlijk volgens een volledig analoog denkpatroon. Je werkt dan wel niet meer met papier, maar je processen zijn identiek gebleven. De stap naar echt digitaal denken die is voor veel organisaties een stuk moeilijker.
Zaakgericht werken: zijn we er bijna?
Benieuwd hoe de experts de toekomst van zaakgericht werken zien? Wat moet er nog gebeuren voor we zover zijn? Download dit artikel uit het Doxis Magazine.
Enkele van deze platformen bieden gebruikers ook toegang tot geavanceerde en beproefde functionaliteiten en technologische ontwikkelingen uit andere sectoren. Gemeenten kunnen hierover beschikken zonder deze innovaties zelf te moeten (laten) ontwikkelen. Bijvoorbeeld dynamisch casemanagement, zelflerende en voorspellende systemen en omnichannel dienstverlening. De platformen worden veelal door meerdere implementatiepartners ondersteund. Er is inmiddels ervaring opgedaan met bijvoorbeeld een subsidiesysteem in Grexx, een jeugdzorgsysteem in Betty Blocks en een zaaksysteem op basis van Pegasystems.
Yvonne Welings
Zaakgericht werken nieuwe stijl
18 Mei 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/boek-over-digitalisering-...
25 Mei 2018
Yvonne Welings
Wie deelt kennis? Is nazorg WMO een apart (nieuw) werkproces of toch niet?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/is-nazorg-een-apart-werkpro...
28 Mei 2018
Yvonne Welings
Vertaalslag voor leken van zaaktypen gevraagd, wie heeft tips?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/toelichting-zaaktypen
29 Mei 2018
Yvonne Welings
https://vngrealisatie.nl/vng-realisatie/agenda/realisatiedag-dordrecht
30 Mei 2018
Yvonne Welings
De naam Zaak- en Documentservices (ZDS) wordt gebruik om duidelijk te maken wat het uitgangspunt is maar er worden uiteindelijk wellicht aparte API's ontwikkeld in het kader van de Common Ground visie.
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/nieuws-over-zaakgericht-w...
30 Mei 2018
Yvonne Welings
Gaat het Openbaar Ministerie ook zaakgericht werken?
https://dutchitchannel.nl/600874/om-ict-realiseert-functionele-verb...
1 Jun 2018
Yvonne Welings
Succesfactoren voor de invoering van zaakgericht werken bij gemeenten
https://www.consultancy.nl/nieuws/18051/succesfactoren-voor-de-invo...
1 Jun 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/aanslagen-gemeentelijke-bel...
5 Jun 2018
Yvonne Welings
Verantwoord en duurzaam handelen met informatieplatform Liber
Sittard, 12 juni 2018 – BCT, specialist in Enterprise Information Management, introduceert met informatieplatform Liber gepersonaliseerde werkomgevingen met één centraal organisatiebrein. Hiermee speelt BCT in op de vraag om grip te krijgen en te houden op cruciale informatiestromen. Door de opkomende platformeconomie wordt het namelijk steeds belangrijker dat systemen op de juiste manier met elkaar interacteren en informatie uitwisselen. Verschillende netwerken moeten met elkaar kunnen samenwerken, wat zorgt voor diverse informatiestromen die door elkaar lopen. Dit is een uitdaging waar onder andere veel gemeentes nu voor staan. Met Liber biedt BCT uitkomst.
Eén centraal organisatiebrein
De oplossing biedt informatiebeheer en -technologie rondom de volgende componenten: processen, documenten, objecten en collaboratie. Deze zijn cruciaal bij het realiseren van een centraal organisatiebrein in één omgeving. Door de informatiestromen van al deze componenten met elkaar te combineren ontstaat er één versie van de waarheid voor iedere gebruiker. Hiermee is Liber veel meer dan slechts een zaaksysteem. Uiteraard is het platform compliant met de AVG door inzichtelijke informatiestromen en autorisaties.
https://www.emerce.nl/wire/verantwoord-duurzaam-handelen-informatie...
12 Jun 2018
Yvonne Welings
e-mailarchivering en zaakgericht werken bij de gemeente Tilburg
http://www.breednetwerk.nl/video/zaakgericht-werken-ook-voor-jou-1
3 Jul 2018
Yvonne Welings
Een hechte samenwerking met een nieuw elan en een proactieve houding
Informatie is een belangrijk onderdeel in het DNA van de organisatie, daar moet je zorgvuldig mee omgaan. De in 2014 opgerichte gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei speelt niet alleen in op de veranderingen in het vakgebied en de drang naar meer samenwerking tussen gemeenten en diensten. Ze speelt, vanuit informatieperspectief, ook in op hoe om te gaan met toenemende digitalisering. Daarnaast propageert ze een proactieve houding, om het belang van goed, gestructureerd informatiebeheer te benadrukken. Dat doet het voormalig team Documentaire Informatie Voorziening (DIV) met een nieuwe naam, een vernieuwende aanpak en een frisse kijk op de rol van informatie in de organisatie.
http://www.documentwereld.nl/Achtergrondartikelen/113/12374-dienst_...
15 Jul 2018
Yvonne Welings
Zaakgericht werken nieuwe stijl: doorontwikkeling dienstverlening
20 Jul 2018
Yvonne Welings
Marktconsultatie
KBenP Zaakgericht Werken begeleidt en ondersteunt organisaties bij aanbestedingen op het gebied van Zaakgericht Werken. We krijgen regelmatig feedback van leveranciers over bijvoorbeeld het programma van eisen, het proces van de aanbesteding en de Proof of Concept. Graag zouden wij hiervoor een keer meer tijd willen nemen en ervaringen uitwisselen met alle leveranciers. Daarom organiseert KBenP Zaakgericht Werken een marktconsultatie. Alle geïnteresseerde leveranciers zijn van harte welkom. Wanneer? 28 september 2018, 09u00 -13u00 inclusief lunch Waar? Utrecht Voor wie? Softwareleveranciers op het gebied van Zaakgericht Werken (max. 2 per organisatie)
https://zaaksystemeninbeeld.nl/inschrijfformuliermarktconsultatie/
23 Jul 2018
Yvonne Welings
Beter informatievoorziening of raken bewoners het klagen beu?
https://www.bndestem.nl/breda/bredanaars-klagen-minder-over-geluid-...
Sneller melden
De gemeente verklaart de afname echter vooral door betere informatievoorziening, sneller handelen en het één-loketprincipe. Een woordvoerster: ,,De informatievoorziening aan de buurt is beter geregeld. De organisatie van het evenement is hiervoor verantwoordelijk. Burger kunnen hun melden ook beter en sneller melden sinds vorig jaar. Alle meldingen die binnenkomen gaan per mail direct naar de toezichthouders Evenementen, waar ze indien nodig worden opgepakt en afgehandeld.''
Ook sinds vorig jaar: ,,We werken volgens het zogenoemde 'één-loketprincipe'. Daardoor kan een melding nu maar één keer binnen op één punt, van waaruit het wordt doorgestuurd naar de toezichthouder. Voorheen kwamen meldingen op diverse punten in de organisatie binnen.''
29 Jul 2018
Yvonne Welings
https://www.nativeconsulting.nl/tdocumenten/docdetail.aspx?pKey1=37...
Gemeente Berkelland
4 Aug 2018
Yvonne Welings
Wie denkt mee over de juiste informatie in de omschrijving van een zaak in de eSuite (Dimpact), jij toch ook ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/juiste-informatie-in-de-oms...
8 Aug 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/e-mails-moeten-goed-bewaa...
13 Aug 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/nieuwe-europese-verordeni...
13 Aug 2018
Yvonne Welings
Nieuw rapport over e-mail archivering
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/nieuw-rapport-over-e-mailar...
15 Aug 2018
Yvonne Welings
https://www.mapgear.nl/zaakgericht-werken-en-geo-informatiesystemen...
16 Aug 2018
Yvonne Welings
Mini-reeks: Zaakgericht Werken en geo-informatiesystemen, een ‘nieu...
https://zaaksystemeninbeeld.nl/category/blogs/?platform=hootsuite
21 Aug 2018
Yvonne Welings
We vervangenen de analoge bewonersbrief voor een Whats App variant waarbij meer betrokkenen, frequenter op de hoogte gehouden worden, waardoor zij beter geïnformeerd zijn over werkzaamheden in hun omgeving. We onderzoeken hierbij wat de randvoorwaarden en succesfactoren zijn voor het vervangen van de brief door Whats App, hoeveel betrokkenen bereikt kunnen worden en wat de ervaringen van zowel klanten, externe partijen (aannemer) als direct betrokken medewerkers van de gemeente Dongen zijn (evaluatie). Op basis van deze evaluatie, de randvoorwaarden en succesfactoren, komen we tot een voorstel voor het structureel inzetten van Whats App i.p.v. bewonersbrieven.
De pilot loopt nu een half jaar bij de gemeente Dongen en hieronder delen we de eerste conclusies. Na de zomer evalueren de pilot met de deelnemers en volgt een definitieve conclusie. Meer informatie en een filmpje over de pilot is te vinden in deze Prezi.
https://depilotstarter.vng.nl/projecten/omgevingsdomein/whatsapp-ve...
30 Aug 2018
Yvonne Welings
Regie over eigen gegevens: http://www.breednetwerk.nl/video/i-visie-amsterdam
31 Aug 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/video/i-visie-amsterdam
2 Sept 2018
Yvonne Welings
Het gebruik van apps bij gemeenten, https://ibestuur.nl/weblog/apps-bij-gemeenten-de-2018-editie
11 Sept 2018
Yvonne Welings
Gemeenten traag met beantwoorden e-mail
Van de 380 gemeenten in Nederland slagen 143 (38 procent) er niet in e-mail van burgers op tijd te beantwoorden. Dit blijkt uit het onderzoek Bereikbaarheid Gemeenten 2018 van Wij Verdienen Beter. In het onderzoek werd van 24 gemeenten in het geheel geen antwoord ontvangen.
Aan het begin van de onderzoeksperiode van 4 maanden ontvingen alle gemeenten per e-mail (of webformulier) eenzelfde vraag. Gemeenten die na een maand nog niet hadden geantwoord (74 gemeenten) ontvingen dezelfde e-mail nogmaals. Aan het einde van de onderzoeksperiode van 4 maanden was van 24 gemeenten in het geheel geen antwoord ontvangen.
http://www.wijverdienenbeter.nl/bereikbaarheid_2018/index.html
17 Sept 2018
Yvonne Welings
Interactieve sessie
Connect
Aan de hand van een aantal stellingen zal Sven Blom, autoriteit op het gebied van Zaakgericht Werken, u en de sprekers ook dit jaar weer uitdagen. Sven gaat confrontaties niet snel uit de weg en zal zijn best doen om de onderwerpen die later deze dag in het programma aan bod komen ter discussie te stellen. Het woord is hierbij aan u als deelnemer. Sven daagt het publiek uit om uitleg te geven over de gekozen stellingname. Na deze sessie staat iedereen helemaal op scherp voor het verdere dagprogramma en heeft u een goed beeld over hoe uw visie én organisatie zich verhoud ten opzichte van die van andere deelnemers en sprekers aan het congres.
https://overheid.heliview.nl/programma/
20 Sept 2018
Yvonne Welings
Zaakgericht werken: Je zou er een boek over kunnen schrijven
De behandelaar, de manager, de DIM medewerker, de ICTer, de functioneel beheerder, ze beleven het zaakgericht werken vanuit ieders eigen wereldje. Sonja Dijkhuizen, projectleider zaakgericht werken en auteur, heeft ervaren dat het voor hen niet zo gemakkelijk is om het geheel te overzien. Zij heeft haar ervaringen opgeschreven en uitgebracht in boekvorm. Door de praktijk verhalen van een projectleider te delen met het publiek, vanuit ieders gezichtspunt, zorgt ervoor dat er onderling begrip ontstaat en het werkelijke doel, het verbeteren van de dienstverlening, gerealiseerd gaat worden. Tijdens deze Keynote deelt ze deze ervaringen
https://overheid.heliview.nl/programma/
20 Sept 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/digitalisering-en-de-over...
21 Sept 2018
Yvonne Welings
Beste geïnteresseerde,
In de week van 5 tot en met 9 maart jl organiseerden wij de allereerste Fieldlab in het kader van Samen Organiseren.
Meer dan 70 gedreven mensen, experts en generalisten uit binnen - en buitenland bouwden met succes aan een proof of concept voor de Common Ground van de gemeentelijke informatievoorziening.
Hiermee legden zij, naast lopende ontwikkelingen op NL en Europees verband, een belangrijke basis om de ontwikkelingen vanuit ‘samen organiseren’ te versnellen en de kwaliteit van de dienstverlening naar een hoger plan te tillen. Deze bewegingen sluiten naadloos aan bij de Nationale Digitaliseringsstrategie en NL Digibeter. Zij doen een appèl aan alle betrokkenen om - bezien vanuit inwoners en ondernemers - de digitale transformatie van de Nederlandse overheid concreet gestalte te geven.
In de week van 24 tot en met 28 september geven gemeenten een vervolg in de vorm van een tweede fieldlab. Ditmaal zetten wij onze dienstverlening centraal. We gaan er opnieuw concreet mee aan de slag. Vanuit het perspectief van onze inwoners en bedrijven. Met Common Ground als onderliggend vertrekpunt. Met de ‘plus 1 gemeente’ als wenkend perspectief. Met overheidsbrede dienstverlening als ultieme scope. Want voor inwoners en ondernemers zíjn wij al één overheid.
U geeft vanuit úw rol betekenis aan de digitale transformatie van de (gemeentelijke) overheid. Graag - en met trots - nodigen we u daarom uit voor de eindpresentaties van dit Fieldlab en wel op vrijdag 28 september 2018 vanaf 12.30 uur in Theater De Spiegel in Zwolle.
Inloop, rondleiding en lunch zijn vanaf 12.30 uur, om 13.30 uur willen we starten met het programma.
Ik hoop u op 28 september in Zwolle te mogen begroeten! Voor meer informatie: kijk op werkenaaneenoverheid.pleio.nl. U kunt zich aanmelden via het aanmeldformulier.
Namens de Taskforce Samen Organiseren,
VNG Realisatie
21 Sept 2018
Yvonne Welings
Werken aan integrale dienstverlening:
https://werkenaaneenoverheid.pleio.nl/file/download/54476222/Concep...
23 Sept 2018
Yvonne Welings
Het Zaakgericht werken dringt steeds meer door bij andere bestuurslagen, aanbesteding zaaksysteem Raad van State
https://www.tenderned.nl/tenderned-tap/aankondigingen/147008
25 Sept 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/video/dag-1
25 Sept 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/video/marijn-van-der-poll-op-fieldlab-di...
26 Sept 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/tijdig-antwoord-op-mail-b...
26 Sept 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/welke-gemeente-gebruikt-inp...
30 Sept 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/video/n-overheid-n-entree
3 Okt 2018
Yvonne Welings
Belangrijke ‘lessons learned’ na 10 jaar zaakgericht werken
Telengy heeft in de afgelopen jaren tientallen overheidsorganisaties en samenwerkingsverbanden geholpen bij de invoering van zaakgericht werken. Hierbij hebben Telengy-adviseurs veel ervaring opgedaan bij het opstellen van organisatievisies, het bepalen van de strategie, het coördineren van Europese aanbestedingen, het creëren van draagvlak en acceptatie tot en met de daadwerkelijke implementatie op de werkvloer. Hoewel ieder traject een uniek karakter heeft en een specifieke aanpak vergt, zijn er op hoofdlijnen wel veel overeenkomsten. Op basis van onze kennis en ervaring delen we graag enkele belangrijke ‘lessons learned’.
Voorkom een Babylonische spraakverwarring
Een grote valkuil die Telengy regelmatig tegenkomt, is de veronderstelling dat alle betrokkenen hetzelfde beeld bij zaakgericht werken hebben. Deze veronderstelling is echter meestal onjuist. Vooral overheidsorganisaties die nog willen gaan starten met de invoering van zaakgericht werken, moeten eerst tijd besteden aan het creëren van een eenduidig beeld om een Babylonische spraakverwarring en de bijbehorende teleurstellingen te voorkomen. Hierbij is het raadzaam om eerst op managementniveau deze discussie te voeren en daarbij te vertrekken vanuit het strategische kader van de organisatie. Nadat dit beeld bepaald is, kan het begrip ‘zaakgericht werken’ specifieker worden gemaakt. Hierbij dient voorkomen te worden dat er onnodige discussies gevoerd gaan worden over begrippen, definities, componenten en de samenhang daartussen. Omdat zaakgericht werken door VNG Realisatie (voorheen KING) in GEMMA 2 al goed is uitgewerkt, hanteert Telengy dit als basis.
Willen vernieuwen
Daarnaast betekent het invoeren van zaakgericht werken automatisch dat er naar processen gekeken moet worden. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is de wijze waarop documenten gecreëerd, verwerkt en gearchiveerd worden. Ook het bestuurlijke besluitvormingsproces is een essentieel onderdeel. Om de kans op acceptatie bij de medewerkers in de organisatie te vergroten, is het raadzaam om juist deze processen zo gebruikersvriendelijk mogelijk in te richten. Hierbij helpt het als de organisatie echt de wil heeft om te veranderen en bereid is om huidige afspraken en uitgangspunten te heroverwegen. Voorbeelden hiervan zijn het afschaffen van de ‘natte’ handtekening en de parafen, het schrappen van overbodige processtappen en het aanmaken en registreren van respectievelijk zaken en documenten door de gebruikers zelf. Ook kan daarbij de vraag worden gesteld of alle documenten wel per se moeten worden opgeslagen in het DMS. Om de relevante vragen inzichtelijk te krijgen en om duidelijke keuzes te maken heeft Telengy een ‘handboek zaakgericht werken’ ontwikkeld. Bij onze implementatietrajecten kunnen de belangrijkste keuzes worden bepaald aan de hand van dit handboek en een uitgewerkt afwegingskader.
https://www.telengy.nl/actueel/belangrijke-lessons-learned-na-10-ja...
4 Okt 2018
Yvonne Welings
Ben of ken jij een gemeente die actief bezig is met dienstverlening aan minder digivaardige burgers en bedrijven? Namens VNG Realisatie zijn wij op zoek naar gemeenten die een kwalitatieve online (en offline) dienstverlening realiseren voor minder digivaardigen en hun goede voorbeelden met ons willen delen. Denk daarbij aan gebruiksvriendelijke online dienstverlening, het digivaardiger maken van burgers of het inzetten van sociale netwerken. De voorbeelden worden gedeeld en leiden tot input en inspiratie voor gemeenten en andere overheden. Laat het weten in dit bericht of stuur een mail naar anne.graas@vng.nl.
5 Okt 2018
Yvonne Welings
Inwoners van Landsmeer kunnen straks hun documenten zoals het paspoort thuisbezorgd krijgen.
Dat vloeit voort uit het plan Dienstverlening 2020. Daarin zet Landsmeer uiteen hoe ze de dienstverlening naar de klant en intern kan verbeteren.
Doel is dat burgers producten waarvoor ze nu naar de balie in het gemeentehuis komen vanuit hun huis digitaal kunnen bestellen. De gemeente wil het mogelijk maken dat de documenten door een bedrijf bij de aanvrager worden bezorgd. Het gaat dan onder meer om paspoort, ID-bewijs en uittreksel en ...
Vanaf nu worden alle contacten die telefonisch en per e-mail met de gemeente worden gelegd, geregistreerd, zodat de geschiedenis van een verzoek terug te vinden is. Ook voor de klant.
https://www.noordhollandsdagblad.nl/waterland/landsmeer-laat-paspoo...
7 Okt 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/fieldlab-dienstverlening-...
7 Okt 2018
Yvonne Welings
In de toekomst zullen alle aanvragen en meldingen in het kader van de omgevingswet via het DSO worden gemaakt. In deze praktijkproef is aangetoond dat een via het DSO gemaakte aanvraag bij een bevoegd gezag, in dit geval de gemeente Amersfoort, geautomatiseerd in het zaaksysteem kan worden verwerkt.
Het proces verloopt in een aantal stappen:
Leerpunten van deze praktijkproef:
9 Okt 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/onderzoek-gemeenten-digit...
15 Okt 2018
Yvonne Welings
https://www.computable.nl/artikel/blogs/datamanagement/6476150/5260...
17 Okt 2018
Yvonne Welings
Nieuw klantportaal van Agentschap Telecom op basis van Pega-software
https://www.emerce.nl/wire/nieuw-klantportaal-agentschap-telecom-ba...
22 Okt 2018
Yvonne Welings
Kon zaakgericht werken de verwachtingen waarmaken?
Tijd voor een evaluatie
Julia Meijvogel en Stefanie Korenberg van Doxis zijn dagelijks betrokken bij het begeleiden van organisaties naar zaakgericht werken. Zij hebben dan ook goed zicht op waar het precies mis gaat met het omarmen van deze manier van werken. Ontdek in dit artikel waar de struikelblokken zitten, hoe je hiermee omgaat en wat je kan doen om definitief afscheid te nemen van taakgericht werken.
Nieuw systeem en klaar… toch?
Dat zaakgericht werken nog niet de hoge verwachtingen heeft ingelost ligt vooral aan het onderschatten van de impact van deze overgang. Te vaak wordt gedacht dat het installeren van nieuwe software op magische wijze mensen opeens anders doet werken. IT is echter geen oplossing, maar een middel om tot zaakgericht werken te komen. En dat zijn veel organisaties uit het oog verloren.
Wij zijn vastgeroest
Maar al te vaak blijft het voor organisaties lastig om het verschil te zien tussen digitaal denken en digitaal doen. Bij digitaal doen voer je alle processen weliswaar digitaal uit, maar eigenlijk volgens een volledig analoog denkpatroon. Je werkt dan wel niet meer met papier, maar je processen zijn identiek gebleven. De stap naar echt digitaal denken die is voor veel organisaties een stuk moeilijker.
Zaakgericht werken: zijn we er bijna?
Benieuwd hoe de experts de toekomst van zaakgericht werken zien? Wat moet er nog gebeuren voor we zover zijn? Download dit artikel uit het Doxis Magazine.
22 Okt 2018
Yvonne Welings
Enkele van deze platformen bieden gebruikers ook toegang tot geavanceerde en beproefde functionaliteiten en technologische ontwikkelingen uit andere sectoren. Gemeenten kunnen hierover beschikken zonder deze innovaties zelf te moeten (laten) ontwikkelen. Bijvoorbeeld dynamisch casemanagement, zelflerende en voorspellende systemen en omnichannel dienstverlening. De platformen worden veelal door meerdere implementatiepartners ondersteund. Er is inmiddels ervaring opgedaan met bijvoorbeeld een subsidiesysteem in Grexx, een jeugdzorgsysteem in Betty Blocks en een zaaksysteem op basis van Pegasystems.
https://www.telengy.nl/actueel/innovatie-gemeentelijke-informatievo...
24 Okt 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/digitale-volwassenheid-ge...
Dashboard Dienstverlening en Digitalisering
Bent u benieuwd naar de score van uw eigen gemeente? Die vindt u op het Dashboard Dienstverlening en Digitalisering, onderdeel van Waarstaatjegemeente.
24 Okt 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/succesverhalen-zaakgericht-...
Succesverhalen Zaakgericht Werken
25 Okt 2018