Dag René,

Wij zijn in 2014 organisatiebreed digitaal zaakgericht gaan werken.

Ook bij ons was dit een punt van discussie wat we als volgt hebben opgelost:

Wij hebben gekozen voor de duidelijke knip: voor 1 mei alles geregistreerd in ons oude postregistratieprogramma en per 1 mei alles geregistreerd en opgeslagen in het zaaksysteem.

Dan zijn er natuurlijk dossiers / zaken die voor een deel in het zaaksysteem zitten en voor een deel in het "oude" systeem. Het is mogelijk om (in overleg met team DIV) een zaak te laten "backscannen" in het zaaksysteem, maar dit zijn eigenlijk alleen de langlopende zaken ingeval van bezwaar en beroep.

We kijken hierbij naar de bewaartermijn en het "gewicht" van een zaak. Heel belangrijke zaken zoals hierboven genoemd zetten we wel over naar het zaaksysteem, maar alleen op verzoek van de behandelaar. Wij gaan daar zelf niet actief mee bezig. En dan kijken we natuurlijk ook naar hoever de behandeling is gevorderd. Is de zaak in een afrondende fase, dan kiezen we er eerder voor om de digitale stukken toe te voegen aan het "papieren" dossier dan andersom. Maar dit is om puur praktische redenen en het gebruiksgemak.

Dus eigenlijk bekijken we dit per zaak en dan, zoals gezegd alleen op verzoek van en in overleg met de behandelaar.

Misschien heb je hier iets aan?

Mooie en praktische oplossing Erika! En vooral goed om te horen dat jullie gewoonweg aan de slag zijn gegaan. Wat mij betreft een voorbeeld voor velen!