Idd herkenbaar en wellicht is mijn opmerking een knuppel in het hoenderhok. Ik merk dat sinds Zgw vrijwel bij elke gemeenten geen dossiers worden gevormd. Dan kijk ik terug naar het analoge tijdperk en toen vormden DIV de dossiers ook zelf.

Wat volgens mij wel zou helpen is een goede procesinrichting met bijbehorende documenten. Eens dat de oplossing laagdrempelig moet zijn, anders slaan medewerkers het zaaksysteem over en zoeken ze andere methodes.

Hoi Melina,

Dank voor je reactie. Ik bedoel vooral hoe medewerkers het zaaktype überhaupt moeten gebruiken, wat jij noemt is daar zeker een onderdeel van. Wij hebben ook een lange tijd checks gedaan op afgehandelde zaken, maar we zijn hier mee gestopt omdat er relatief weinig met onze feedback werd gedaan. Onze conclusie is dat het volwassenheidsniveau van zgw bij ons niet op het gewenste niveau is. Daarom ben ik op zoek naar voorbeelden hoe andere gemeenten de communicatie van het gebruik van zaaktypen hebben opgetuigd.

Melina van der Velden zei:

Hoi Wouter,

Bedoel jij dat medewerkers documenten toevoegen aan een zaak(type) die eigenlijk in een aparte zaak horen?

Dit komen wij in elk geval wel regelmatig tegen in de kwaliteitschecks op afgehandelde zaken. Hierover gaan we dan met de betreffende medewerkers in gesprek, in de hoop dat het een volgende keer wel goed gaat.

Onze ervaring met werkinstructies is dat medewerkers die niet (graag) lezen. Dus proberen we zelf laagdrempelig contact te houden, te benadrukken dat men bij vragen altijd bij ons terecht kan, proactief hulp aan te bieden, zelf te corrigeren waar nodig maar wel te mailen/bellen met hoe het de volgende keer zou moeten, eventueel zaken terugzetten naar de behandelaar, etc..

Maar misschien dat kenniskaarten of iets dergelijks ook zou kunnen helpen, ben zelf ook wel benieuwd naar eventuele voorbeelden en ervaringen van anderen!

Vriendelijke groeten,

Melina van der Velden (Gemeente Bergeijk)

De architectuur van de gemeente Den Haag IRMA werkt met stamtabellen, de gebruiker wordt ontzorgd.