Zaakgericht Werken

437 leden

Beschrijving

Binnen deze groep vindt discussie en informatie-uitwisseling plaats over alle aspecten die verband houden met zaakgericht werken.

Link Zaakgericht werken op de website VNG Realisatie

Link Kennisbank Zaakgericht werken

Link Zaaksystemen in Beeld

Link Common Ground Open Zaak

 

Reacties Discussies Leden

Archiveren milieudossiers bij afsluiten DMS

door Stefan Heirbaut

17 Nov 2020

Milieudossiers zijn in ons DMS dossiergewijs gearchiveerd. Ons DMS wordt uitgefaseerd. Hier staan lopende vergunningen. Nu willen we voor de stukken mbt WABO/milieu een aantal zaaktypen inrichten in het door ons gebruikte zaaksysteem inclusief DMS. We gaan dus over op zaakgerichte archivering van de milieustukken. Hoe zouden jullie omgaan met deze situatie. De lopende vergunningen overbrengen naar het nieuwe DMS? Of het archief in het oude DMS afsluiten en van de lopende vergunningen een nieuwe zaak starten met verwijzing naar de lopende vergunning in het oude DMS? Ik hoor graag van jullie!

Load Previous Replies
  • omhoog

    Stefan Heirbaut

    Hoi Melina, 

    Ik heb hier zeker wat aan. Alle reacties zijn meer dan van harte welkom!

    Voor ons zit de vraag vooral in het uiteindelijk overbrengen van de gegevens naar een (digitale) archiefbewaarplaats. Hoe te handelen wanneer een lopende vergunning nog in een uitgefaseerd DMS zit en er nieuwe zaken die betrekking hebben op een lopende vergunning worden opgenomen in het DMS van het nieuwe Zaaksysteem. 

    Melina van der Velden zei:

    Misschien heb je hier nog wat aan Stefan; ik heb natuurlijk geen complete info over jullie situatie maar ik maak in dit soort situaties altijd een afweging op basis van:

    1. gebruiksvriendelijkheid; moeten er bijvoorbeeld medewerkers in 2 systemen blijven werken als de lopende vergunningen (deels) nog in het oude DMS staan? Is de info goed vindbaar? (het laatste maakt waarschijnlijk geen verschil als je via MyLex zoekt)

    2. beheer/tijdsinvestering migratie; bijvoorbeeld hoeveel tijd kost het om lopende zaken om te zetten en/of hoeveel tijd kost het om 2 systemen/werkwijzes in de gaten te houden, wat is de foutkans?

     

    17 Nov 2020

  • omhoog

    Yvonne Welings

    Dan zou je moeten kiezen voor afsluiting en geen dubbele archivering. 

    17 Nov 2020

  • omhoog

    L. Filius

    Hoi Stefan,

    Als ik het goed gelezen heb beschik je nu al over twee verschillende systemen die je min of meer toegankelijk moet houden, Aan het toegankelijk houden zijn (indirecte) kosten verbonden. Maar wat erger kan zijn dat op enig moment je niet meer bij de informatie kan. Je kan er ook voor kiezen om alle informatie te migreren naar het nieuwe (zaak) systeem. Hiervoor moet je dan wel een goed migratieplan opstellen. Betrek hierbij de leverancier van het nieuwe zaaksysteem, maar vergeet ook niet de gebruiker van de informatie er bij te betrekken.

    24 Nov 2020