BREED - over de grenzen van informatie
Waardering en Selectie
Binnen deze groep vindt discussie en informatie-uitwisseling plaats over onderwerpen die verband houden met waardering en selectie van archiefdocumenten en andere informatie.
Maria Willems
@Kees Jan: een apart metadataveld voor geldigheid van het procesobject is misschien ik een mooie oplossing voor de behoefte die ik omschrijf. (het in je archief kunnen zien of een procesobject nog lopend is, óók als dat geen gevolgen voor de bewaartermijn heeft).
De omschrijving in de selectielijst bij de procestermijn zou dan in de gevallen dat er staat "de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject" het gegeven uit dat extra metadataveld kunnen ophalen.
Dit metadataveld zit nu niet in zaaksystemen of DMS'en, maar alleen in 'domeinspecifieke registraties'. Dat kunnen back-office-applicaties zijn, maar ook excelbestandjes en daarmee vrijwel niet toegankelijk voor anderen dan de procesambtenaren. Soms zijn er ook helemaal geen registraties en is deze informatie dus niet aanwezig, wat me een onwenselijke situatie lijkt.
10 Sept 2018
Izaak Becu
Een procesobject kan zowel roerend als onroerend van aard zijn. En een gebruiks- of levensduur kennen, die een rol bij garantieregelingen en afschrijvingsmechanismen.
De bewaartermijn gaat een rolspelen als een bepaalde zaak door de proceseigenaar is afgesloten.
Er zijn situaties denkbaar waar een bepaald zaakproces is afgesloten, en het beschikbaar hebben van minimale gegevens uit het afgesloten proces gebruikt worden bij het opstarten van een opvolgend proces.
Bijvoorbeeld: een huurder verlaat de gehuurde woning. En de nieuwe huurder betrekt diezelfde woning.
10 Sept 2018
Yvonne Welings
Vraag over de bewaring van statuten:
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/statuten-van-een-verenging-...
20 Sept 2018
Yvonne Welings
De Afdeling merkt op dat indien de aan de RDW gezonden digitale foto niet wordt geaccepteerd, de aan de RDW toegezonden gegevens niettemin gedurende de duur van het experiment worden bewaard. Deze termijn van in theorie maximaal zes jaar, materieel van een aantal jaren, komt de Afdeling niet proportioneel voor. Zij adviseert voor deze gevallen een bewaartermijn vast te stellen van ten hoogste zes maanden.
Het advies van de Afdeling advisering is op dit punt gevolgd. De tekst en toelichting bij de AMvB zijn aangepast.
Deze passage komt uit een advies van de Raad van State, zou RvS geen kennis hebben over het bestaan van een selectielijst?
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2018-51503.html
1 Okt 2018
Yvonne Welings
Vragen over papiervernietiger
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/gemeenten-beslissen-over-...
1 Okt 2018
Dick de Heer
De Afdeling heeft het over "aan de RDW gezonden digitale foto's die niet zijn geaccepteerd". Ik neem aan
Op basis van welke grondslag gesproken wordt over een bewaartermijn van 6 jaar, kan ik niet ontdekken.
1 Okt 2018
Yvonne Welings
15 oktober 2018
De hotspotmonitor in 2018
6 juli 2017 was een belangrijke datum voor iedereen die nauw betrokken was bij het vaststellen van de nieuwe selectielijst voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen. Die dag werd de selectielijst gepubliceerd in de Staatscourant en trad deze officieel in werking. Dit betekende een nieuwe selectiemethodiek die moest aansluiten bij de voortgaande digitalisering van informatie. Met de selectielijst kwam ook de verplichting voor gemeenten om nieuwe instrumenten in te voeren: de hotspotmonitor en het Strategisch Informatie-overleg.
Het Nationaal Archief introduceerde de hotspotmonitor in 2015 in het rapport Belangen in Balans waarin de doelstellingen van het visierapport Gewaardeerd Verleden werden uitgewerkt. In het visierapport formuleerde het Nationaal Archief een nieuwe selectiedoelstelling. De focus zou niet alleen op het functioneren van de overheid moeten liggen, maar op de maatschappij als geheel en op de interactie tussen overheid en burger. Er moest bij de waardering van informatie, naast het belang voor de organisatie, ook worden gekeken naar het belang van de maatschappij. Als informatie actuele ontwikkelingen en bijzondere gebeurtenissen in de maatschappij beschreef, dan zou die informatie moeten worden uitgezonderd van vernietiging. Om dat structureel aan te pakken werd de periodieke hotspotmonitor ingezet. Door het benoemen van hotspots en het archiveren van informatie rondom die hotspots zou het overheidsarchief een meer maatschappelijke afspiegeling krijgen.
Een jaar na de inwerkingtreding van de selectielijst is het aantal gemeenten dat een hotspotmonitor al heeft uitgevoerd, heel beperkt. Bij de meeste gemeenten is de verplichting nog niet doorgedrongen. Dat betekent onder andere dat er geen budget beschikbaar is om de hotspotanalyse en de daarop volgende dataverzameling uit te voeren. De verplichting houdt in dat gemeenten de hotspotmonitor 1x per 2 jaar uitvoeren. Wachten tot 1 januari 2019 is dus nog een optie. Echter, de tijd begint te dringen.
https://www.vhic.nl/de-hotspotmonitor-in-2018/
17 Okt 2018
Yvonne Welings
Wat weegt zwaarder Politiewet of de gemeentelijke selectielijst?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archiefwet-en-politiewet
25 Okt 2018
Kees-Jan Vermeulen
Hallo Peter,
dit betreft altijd een hulpadministratie. 2.11 gaat over beschrijvende gegevens over het archief. Ik neem aan dat het archief op een andere plaats is beschreven (b.v. door middel van dossiers).
30 Okt 2018
Yvonne Welings
Intranet wat mee te doen wanneer deze niet meer wordt gebruikt?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archivering-intranet
10 Nov 2018
Yvonne Welings
Ontuchtdossier Jos B. is teruggevonden in archief - dus toch niet vernietigd
Het dossier van de ontuchtzaak van Jos B. uit 1985 is teruggevonden, meldt het Openbaar Ministerie. Het wordt toegevoegd aan dat in de strafzaak over de dood van Nicky Verstappen.
09.11.2018 | 13:16 uur | Justine Wouterson
B. wordt verdacht van betrokkenheid bij de dood van deze elfjarige jongen in 1998. Ook staat het bezit van kinderporno op de lijst met mogelijk gepleegde misdrijven.
Tóch niet vernietigd
In het teruggevonden dossier gaat het om twee zaken van ontucht met een minderjarige, uit 1984 en 1985. De ontucht werd destijds voorwaardelijk geseponeerd en er werd gedacht dat het onderliggende dossier was vernietigd. De informatie werd teruggevonden in een archiefbewaarplaats in Zwolle.
Alle omstandigheden helder
“Dit oude dossier wordt toegevoegd aan het dossier in de huidige strafzaak, omdat het voor de beoordeling van de verdenking in de huidige strafzaak van belang is om van alle omstandigheden rondom de verdachte kennis te nemen”, meldt het OM. Verdere mededelingen worden niet gedaan. Op 12 december is de eerste, niet-inhoudelijke zitting bij de rechtbank in Maastricht.
Klopjacht
De elfjarige Nicky Verstappen werd in 1998 dood gevonden op de Brunsummerheide in Limburg, waar hij op zomerkamp was. B. kwam in beeld na een DNA-match, maar hij bleek spoorloos. Na een internationale klopjacht werd hij 26 augustus aangehouden in een afgelegen gebied in Spanje, op circa 50 kilometer van Barcelona.
https://www.lindanieuws.nl/dossiers/zaak-nicky-verstappen/ontuchtdo...
11 Nov 2018
Yvonne Welings
Microsoft bewaart de telemetriegegevens in haar centrale Cosmos database, waar ook de Windows 10 telemetriegegevens in zitten Drie bewaartermijnen: 30 dagen, 18 maanden, en oneindig, zolang Microsoft ze noodzakelijk vindt OF zolang engineers nog een eigen kopie van de data bewaren
•Microsoft lijkt onvoldoende onderscheid maken tussen vluchtige gegevens en gegevens die ze noodzakelijkerwijs moet bewaren
Microsoft bewaart de telemetriegegevens in haar centrale Cosmos database, waar ook de Windows 10 telemetriegegevens in zitten
•Drie bewaartermijnen: 30 dagen, 18 maanden, en oneindig, zolang Microsoft ze noodzakelijk vindt OF zolang engineers nog een eigen kopie van de data bewaren
•Microsoft lijkt onvoldoende onderscheid maken tussen vluchtige gegevens en gegevens die ze noodzakelijkerwijs moet bewaren
Microsoft bewaart de telemetriegegevens in haar centrale Cosmos database, waar ook de Windows 10 telemetriegegevens in zitten
•Drie bewaartermijnen: 30 dagen, 18 maanden, en oneindig, zolang Microsoft ze noodzakelijk vindt OF zolang engineers nog een eigen kopie van de data bewaren
Microsoft lijkt onvoldoende onderscheid maken tussen vluchtige gegevens en gegevens die ze noodzakelijkerwijs moet bewaren Lees verder in:https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2018/11/07/data-p...
13 Nov 2018
Yvonne Welings
Aan wie kan het college van B. en W. (niet de gemeentesecretaris) mandaat verlenen over vernietiging?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/mandaat-gemeentesecretaris-...
19 Nov 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wnra-en-bewaartermijn-perso...
19 Nov 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/toelichting-bewaartermijnen...
26 Nov 2018
Yvonne Welings
Vraag over het opschonen van crematie- en begrafenisregisters
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/opschonen-crematie-en-begra...
Wie deelt haar of zijn aanpak?
28 Nov 2018
Yvonne Welings
Technologie op straat en privacy: wat kan en mag er?
https://www.digitaleoverheid.nl/nieuws/technologie-op-straat-en-pri...
30 Nov 2018
Yvonne Welings
Is de bewaartermijn te kort voor:
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaartermijnen-kabels-en-l...
6 Dec 2018
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/eerste-hotspotmonitor-gem...
6 Dec 2018
Yvonne Welings
Wie beschikt over een protocol vernietiging en wil kennis delen?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/protocol-voor-vernietiging-...
7 Dec 2018
Yvonne Welings
Wie weet meer van het project Di-Stroy en kan kennis delen op BREED?
https://www.rijkaaninformatie.nl/projecten/di-stroy
11 Dec 2018
Yvonne Welings
Wat worden de vraagstukken van selectie en waardering met de nieuwe Omgevingswet?
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/0-97-versie-standaarden-o...
27 Dec 2018
Yvonne Welings
https://www.trouw.nl/home/wie-in-uw-medisch-dossier-kijkt-dat-bewar...
3 Jan 2019
Yvonne Welings
Checklist bewaartermijnen digitaal dossier, wie beschikt hierover?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/checklist-digitaal-dossier
22 Jan 2019
Yvonne Welings
Vraag over bewaartermijn verklaring omtrent gedrag, wie antwoordt?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaartermijn-verklaring-om...
31 Jan 2019
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/opschonen-van-een-naturalis...
1 Feb 2019
Yvonne Welings
Wordt informatie in het kader van de AVG niet te snel vernietigd, of volgens andere termijnen dan op basis van de Archiefwet vastgesteld?
Uit het werkprogramma Erfgoedinspectie.
https://www.erfgoedinspectie.nl/toezichtvelden/archieven/nieuws/201...
15 Feb 2019
Yvonne Welings
Wat is de bewaartermijn van Y32 formulieren? Wie antwoordt?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaartermijn-y32-formulier...
18 Feb 2019
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/slechte-invloed-van-marie-k...
18 Feb 2019
Yvonne Welings
Is de selectielijst wel procesgericht ?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/selectielijst-2017?xg_sourc...
19 Feb 2019
Yvonne Welings
Rechter dwingt gemeente Gooise Meren tientallen geheime documenten openbaar te maken
GOOISE MEREN - De rechter heeft uitspraak gedaan in de zaak van NH Nieuws tegen de gemeente Gooise Meren. Tientallen documenten over het KNSF-terrein in Muiden moeten worden vrijgegeven.
In 2015 diende NH Nieuws een WOB-verzoek in bij de toenmalige gemeente Muiden (inmiddels gemeente Gooise Meren), om openheid te krijgen over de bouw van de nieuwe woonwijk De Krijgsman op het terrein van de oude KNSF-kruitfabriek.
Na jaren van onenigheid tussen de projectontwikkelaar KNSF en de gemeente Muiden werd begin 2014 een geheime overeenkomst gesloten om het geschil te beslechten. Een grote schadeclaim van KNSF was daarmee van tafel, maar de volledige inhoud van de afspraken is tot op de dag van vandaag onbekend.
Lees ook: Slotaflevering documentaireserie De laatste oogst: deel 4, lente 2018
De afspraken die daar werden gemaakt, hebben nog steeds invloed op het beleid van Gooise Meren. Het heeft onder meer gevolgen gehad voor de voetbalclub, de volkstuinders en ook de inwoners van Gooise Meren betalen eraan mee. Genoeg argumenten om de gemeente vier jaar geleden om openheid van zaken te vragen.
https://www.nhnieuws.nl/nieuws/240897/rechter-dwingt-gemeente-goois…
23 Feb 2019
Yvonne Welings
De politie bewaart een maand lang de gegevens van alle passerende auto’s op 250 plekken
https://www.trouw.nl/home/de-politie-bewaart-een-maand-lang-de-gege...
25 Feb 2019
Yvonne Welings
Nieuws uit de VNG archiefcommissie over de gemeentelijke selectielijst:
Aan het Strategisch Informatieoverleg voor het opstellen van een selectielijst moet een externe deskundige deelnemen. Voor de VNG-selectielijst is dit sinds 2019 Tom Kunzler, adjunct-directeur bij Open State Foundation. De VNG communiceert in de loop van het voorjaar met een ledenbrief aan de gemeenten over de punten waarop de selectielijst wordt geactualiseerd.
Parallel aan de actualisering maakt VHIC de SelectTool en de Handreiking bij de Selectielijst up-to-date. De Adviescommissie heeft plannen om de Handreiking op te zetten als een wiki bij GEMMA Online. Dit om de aansluiting met informatiearchitectuur en zaakgericht werken te versterken, maar ook om updates en aanvullingen flexibeler te maken.
De verwachting is dat gemeenten eind maart een VNG ledenbrief ontvangen over dit onderwerp.
https://www.kvanbrain.nl/nieuws/nieuws-uit-de-vng-adviescommissie
1 Mrt 2019
Yvonne Welings
Geen aandacht voor selectie en vernietiging bij het IB en P
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/het-organiseren-van-een-d...
11 Mrt 2019
Yvonne Welings
Terecht strafontslag?
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/xxx
21 Mrt 2019
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/m/group/discussion?id=2537796%3ATopic%3A... Wie denkt mee?
22 Mrt 2019
Yvonne Welings
Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen die de VNG voor de selectielijst hebben gemandateeerd kunnen voor 18 april reageren aan archief@vng.nl.
https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid...
Op BREED reageren hefet gene toevoegde waarde in deze.
28 Mrt 2019
Yvonne Welings
Onveilige vernietiging leidt tot datalek
https://www.omroepbrabant.nl/nieuws/2972268/Privacygevoelige-docume...
29 Mrt 2019
Yvonne Welings
Met dank aan Wilma Koolen:
http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/wetsvoorstel-eindelijk-na...
7 Apr 2019
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/afgewezen-sollicitaties-weg...
10 Apr 2019
Yvonne Welings
https://blog.iusmentis.com/2019/04/12/wat-gaat-voor-de-avg-of-een-b...
12 Apr 2019
Yvonne Welings
Niet veilig papieren archieven vernietigen is een datalek:
Dat is de conclusie van een onderzoek van ACCO Brands, leverancier van onder andere papiervernietigers. Een woordvoerder: “Analyses tonen aan dat het afgelopen jaar de verkoop van eenvoudige strip-cut-papiervernietigers licht is afgenomen en de verkoop van veel veiligere machines met cross-cut- of zelfs micro-cut-techniek enorm is toegenomen.
16 Apr 2019
Yvonne Welings
Hotspotmonitor Ministerie van Defensie vastgesteld:
https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/hotspots-mini...
16 Apr 2019
Yvonne Welings
Onlangs zijn er Kamervragen gesteld over het feit dat Amsterdam algoritmen wil laten controleren, bijvoorbeeld op discriminatie. Het feit dat de landelijke politiek dit vanuit de lokale praktijk oppikt, stemt me hoopvol.’
Wanneer je algoritmes niet gaat bewaren, kan je ook geen verantwoording afleggen: https://vng.nl/we-staan-aan-de-vooravond-van-een-datarevolutie
19 Apr 2019
Yvonne Welings
https://www.printfriendly.com/p/g/SmJaEz
22 Mei 2019
Yvonne Welings
http://m.binnenlandsbestuur.nl/nieuws/aangifte-van-meineed-tegen-ou...
25 Mei 2019
Yvonne Welings
Selectielijsten beter ontsloten dankzij #opendata
Het Nationaal Archief is begonnen met het beter doorzoekbaar maken van selectielijsten met behulp van open data. De eerste 160 selectielijsten zijn inmiddels verwerkt en in te zien in een open data .csv-bestand op deze website.
Aanleiding van deze verbeterslag vormde het in 2017 gepubliceerde rapport Het puberbrein van de overheid van de Raad voor het Openbaar Bestuur en de Raad voor Cultuur.
Het puberbrein van de overheid
Het rapport concludeert dat informatie rond waardering en selectie zeer slecht vindbaar en doorzoekbaar is. Selectielijsten en verwijzingen ernaar zijn weliswaar te vinden op sites als overheid.nl, nationaalarchief.nl of handelingenbank.info. Maar dat wil niet zeggen dat de informatie doorzoekbaar en hanteerbaar is. De slechte vindbaarheid is een probleem voor zorgdragers, zeker binnen gefragmenteerde informatieketens en ketensamenwerking. Maar zeker ook voor het grote publiek. Bovendien zijn uit het totale proces van waardering en selectieproces slechts beperkte metadata online vindbaar.
Selectielijsten beter doorzoekbaar maken
Hoogtijd voor actie dus. Het Nationaal Archief heeft hiervoor de selectielijsten vanaf het najaar 2008 tot heden uitgebreid doorlopen en verwerkt. Op basis hiervan is voor elke selectielijst – ruim 160 in totaal - een set van 24 kenmerken opgebouwd. Kenmerken als de reikwijdte van de selectielijst, de gehanteerde selectiemethodiek of de verwijzingen naar de Staatscourant en het actorenregister. De komende periode worden deze data gebruikt om alle afzonderlijke selectielijsten via de website van het Nationaal Archief als database te ontsluiten en beter doorzoekbaar te maken.
Interessante bevindingen
Op basis van deze eerste verwerking is al een aantal interessante tendensen zichtbaar. Zoals de lange doorwerking van de selectiemethodiek op basis van handelingen (PIVOT). Dit terwijl de handreiking voor waardering en selectie Belangen in Balans in 2015 is geïntroduceerd. Of de constatering dat de uitzondering van vernietiging op zeer verschillende manieren wordt ingevuld. Inzicht in die tendensen is belangrijk om daar, vanuit waardering en selectie, beter op in te kunnen spelen.
https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/selectielijsten-b...
3 Jun 2019
Yvonne Welings
Mark Rutte raakt dividend-sms van 1,4 miljard kwijt
https://www.hpdetijd.nl/2019-06-06/mark-rutte-raakt-dividend-sms-va...
8 Jun 2019
Yvonne Welings
18 juni meet-up vernietigen: https://www.digitaleoverheid.nl/agenda/meet-up-vernietigen-rijkspro...
15 Jun 2019
Yvonne Welings
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/schuldhulpverlening-blauwe-...
Het ophalen van de burger van informatie of het verzoeken om eigen gegevens kan worden gezien als een ‘informatieverzoek’ van de burger
De bewaartermijn voor een informatieverzoek is volgens de selectielijst gelijk aan 1 jaar.
21 Jun 2019