Waardering en Selectie – BREED - over de grenzen van informatie

AVG op agenda Adviescommissie Archieven januari 2018

De werking van de AVG is niet zonder gevolgen voor archivering, maar de impact daarvan is nog niet geheel duidelijk, hoewel de verordening in mei 2018 van kracht wordt.

Dilemma’s

De AVG en de Archiefwet hebben deels tegengestelde doelen. Dat creëert dilemma’s in de werkpraktijk.

Zo zijn er veel archieven gedigitaliseerd, maar on-line beschikbaarstelling is problematisch omdat deze (bijzondere) persoonsgegevens kunnen bevatten.

Ook zijn er vragen over de uitvoerbaarheid. Hoe moet de vernietigingsplicht van de AVG uitgevoerd worden als bedrijfsapplicaties niet beschikken over verwijderingsfuncties en veel back-ups en kopieën van archiefbescheiden bestaan op verschillende locaties?

Vraagstukken

De AVG voorziet in uitzonderingen op verwerking van persoonsgegevens in verband met archivering in het algemeen belang. Toch is er een aantal vragen waarvan het antwoord binnen en buiten de archiefsector nu niet (geheel) duidelijk is:

Gaat de bewaartermijn vastgelegd in de selectielijst (altijd) voor op het doelbindingsbeginsel van de AVG?
Blijven SIO's de bevoegdheid houden om archiefbescheiden uit te zonderen van vernietiging in verband met ‘hotspots’?
Mogen er kopieën uit beperkt-openbare archieven worden verstrekt en bewerkt?
Onder welke voorwaarden mag onderzoek in beperkt-openbare archieven plaatsvinden?
Hoe verhoudt zich de taakstelling van gemeentearchivaris tot die van de Functionaris Gegevensbescherming?
Hoe moeten registers van verwerkingsactiviteiten worden ingericht bij archiefinstellingen?
Moeten archiefinstellingen een Privacy Impact Assessment uitvoeren?
Wie moet de over te brengen archieven AVG-proof maken, de archiefvormer of de archiefinstelling?

Recht op herinnering

De Adviescommissie concludeerde dat het recht van vergeten en niet vastleggen van overheidsinformatie niet ten koste mag gaan van het uitgangspunt van transparant en openbaar bestuur. Gepleit is om het recht op herinnering in de Archiefwet duidelijker te markeren.

Instrumentontwikkeling

Verder zal de Adviescommissie zich in samenwerking met de werkgroep privacy van de koepels BRAIN en KVAN inspannen om de vragen te beantwoorden en instrumenten te ontwikkelen om de werkpraktijk te ondersteunen. Dit zoveel als mogelijk vanuit een integraal perspectief. Privacy, informatiebeveiliging, openbaarheid, auteursrecht en archivering zijn aspecten van informatie die in onderlinge samenhang benaderd moeten worden.

Selectielijsten ter inzage

Voordat een organisatie de nieuwe of herziene selectielijst kan gebruiken, hebben burgers 6 weken de tijd om op de selectielijst te reageren. Dit noemen we de terinzagelegging. De selectielijst is dan in te zien op onze studiezaal en website. In die periode kan iedereen op het concept reageren en een zienswijze indienen. Dit is geregeld in artikel 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

U kunt op dit moment de volgende concept-selectielijsten inzien:

Selectielijst voor de neerslag van het handelen per werkterrein waarvoor TÜV Nederland QA B.V. door de overheid gemandateerd is vanaf 2000 ligt tot 16 maart 2018 ter inzage.

Selectielijst voor de administratieve neerslag van de Commissie Genetische Modificatie (COGEM) vanaf 1995 ligt tot 12 april 2018 ter inzage.

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/selectielijst...

Aankondiging terinzagelegging selectielijsten per 1 juni 2018, Nationaal Archief

In het kader van de archiefwettelijke procedure tot vaststelling van selectielijsten (art. 4, lid 2 van het Archiefbesluit 1995) liggen de navolgende (ontwerp)selectielijsten tezamen met het verslag van het rond de selectielijst gevoerde overleg vanaf 3 april 2018 voor een periode van zes weken ter inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief, en zijn deze te raadplegen op de website van het Nationaal Archief:

• Generieke Selectielijst voor de archiefbescheiden van het CIBG Dienst voor registers vanaf 1995 – vallend onder het zorgdragerschap van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
• Aangesloten bij de bovenstaande selectielijst is Stichting Donorgegevens Kunstmatige Bevruchting 1995 –

Eenieder kan gedurende de termijn van de inzage mondeling of schriftelijk een zienswijze indienen.

Een schriftelijke zienswijze moet worden gericht aan:

Nationaal Archief, t.a.v. de algemene rijksarchivaris

Postbus 90520, 2509 LM Den Haag

Een zienswijze kan ook per mail worden verzonden naar contact@nationaalarchief.nl, onder vermelding van ‘zienswijze selectielijst’.

Uw zienswijze dient uiterlijk 13 juli 2018 ingediend te zijn.

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2018-29971.html

Aankondiging terinzagelegging selectielijsten 3 september 2018, Nationaal Archief

In het kader van de archiefwettelijke procedure tot vaststelling van selectielijsten (art. 4, lid 2 van het Archiefbesluit 1995) liggen de navolgende (ontwerp)selectielijsten tezamen met het verslag van het rond de selectielijst gevoerde overleg vanaf 3 september 2018 voor een periode van zes weken ter inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief, en zijn deze te raadplegen op de website van het Nationaal Archief:

Selectielijst voor de archiefbescheiden betreffende de publiekrechtelijke taken van het CAK vanaf 2007 en zijn bedrijfsvoeringstaken vanaf 1968

Eenieder kan gedurende de termijn van de inzage mondeling of schriftelijk een zienswijze indienen.

Een schriftelijke zienswijze moet worden gericht aan:

Nationaal Archief, t.a.v. de algemene rijksarchivaris

Postbus 90520, 2509 LM Den Haag

Een zienswijze kan ook per mail worden verzonden naar contact@nationaalarchief.nl, onder vermelding van ‘zienswijze selectielijst’.

Uw zienswijze dient uiterlijk 15 oktober 2018 ingediend te zijn.

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2018-48559.html

De hotspotmonitor in 2018

6 juli 2017 was een belangrijke datum voor iedereen die nauw betrokken was bij het vaststellen van de nieuwe selectielijst voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen. Die dag werd de selectielijst gepubliceerd in de Staatscourant en trad deze officieel in werking. Dit betekende een nieuwe selectiemethodiek die moest aansluiten bij de voortgaande digitalisering van informatie. Met de selectielijst kwam ook de verplichting voor gemeenten om nieuwe instrumenten in te voeren: de hotspotmonitor en het Strategisch Informatie-overleg.

Het Nationaal Archief introduceerde de hotspotmonitor in 2015 in het rapport Belangen in Balans waarin de doelstellingen van het visierapport Gewaardeerd Verleden werden uitgewerkt. In het visierapport formuleerde het Nationaal Archief een nieuwe selectiedoelstelling. De focus zou niet alleen op het functioneren van de overheid moeten liggen, maar op de maatschappij als geheel en op de interactie tussen overheid en burger. Er moest bij de waardering van informatie, naast het belang voor de organisatie, ook worden gekeken naar het belang van de maatschappij. Als informatie actuele ontwikkelingen en bijzondere gebeurtenissen in de maatschappij beschreef, dan zou die informatie moeten worden uitgezonderd van vernietiging. Om dat structureel aan te pakken werd de periodieke hotspotmonitor ingezet. Door het benoemen van hotspots en het archiveren van informatie rondom die hotspots zou het overheidsarchief een meer maatschappelijke afspiegeling krijgen.

Een jaar na de inwerkingtreding van de selectielijst is het aantal gemeenten dat een hotspotmonitor al heeft uitgevoerd, heel beperkt. Bij de meeste gemeenten is de verplichting nog niet doorgedrongen. Dat betekent onder andere dat er geen budget beschikbaar is om de hotspotanalyse en de daarop volgende dataverzameling uit te voeren. De verplichting houdt in dat gemeenten de hotspotmonitor 1x per 2 jaar uitvoeren. Wachten tot 1 januari 2019 is dus nog een optie. Echter, de tijd begint te dringen.

https://www.vhic.nl/de-hotspotmonitor-in-2018/

Load Previous Comments

Yvonne Welings

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/avg-en-archiefwet-personeel...

AVG en Archiefwet: Personeelsdossiers

8 Dec 2017
Yvonne Welings

Hotspotmonitor en het archiveren van sociale media

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/hotspotmonitor-en-het-archi...

12 Dec 2017
Yvonne Welings

SIO en deskundige; ervaringen gevraagd

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/sio-en-deskundige-ervaringe...

20 Dec 2017
Yvonne Welings

http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/zembla-defensie-verwijder...

24 Dec 2017
Yvonne Welings

Privacy by Design: Digitale verwijdering van gegevens, maar hoe dan ?

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/privacy-by-design-digitale-...

1 Jan 2018
Yvonne Welings

De Handreiking Selectielijst 2017 zal worden aangevuld met de aanpassingen die in het Informatiemodel ZTC worden doorgevoerd om de selectielijst te kunnen toepassen. De leden van de Adviescommissie namens KVAN-BRAIN nemen deze aanpassing voor hun rekening.

29 Jan 2018
Yvonne Welings
AVG op agenda Adviescommissie Archieven januari 2018

De Adviescommissie Archieven heeft in haar vergadering van 25 janua...
De werking van de AVG is niet zonder gevolgen voor archivering, maar de impact daarvan is nog niet geheel duidelijk, hoewel de verordening in mei 2018 van kracht wordt.

Dilemma’s

De AVG en de Archiefwet hebben deels tegengestelde doelen. Dat creëert dilemma’s in de werkpraktijk.

Zo zijn er veel archieven gedigitaliseerd, maar on-line beschikbaarstelling is problematisch omdat deze (bijzondere) persoonsgegevens kunnen bevatten.

Ook zijn er vragen over de uitvoerbaarheid. Hoe moet de vernietigingsplicht van de AVG uitgevoerd worden als bedrijfsapplicaties niet beschikken over verwijderingsfuncties en veel back-ups en kopieën van archiefbescheiden bestaan op verschillende locaties?

Vraagstukken

De AVG voorziet in uitzonderingen op verwerking van persoonsgegevens in verband met archivering in het algemeen belang. Toch is er een aantal vragen waarvan het antwoord binnen en buiten de archiefsector nu niet (geheel) duidelijk is:

Gaat de bewaartermijn vastgelegd in de selectielijst (altijd) voor op het doelbindingsbeginsel van de AVG?

Blijven SIO's de bevoegdheid houden om archiefbescheiden uit te zonderen van vernietiging in verband met ‘hotspots’?

Mogen er kopieën uit beperkt-openbare archieven worden verstrekt en bewerkt?

Onder welke voorwaarden mag onderzoek in beperkt-openbare archieven plaatsvinden?

Hoe verhoudt zich de taakstelling van gemeentearchivaris tot die van de Functionaris Gegevensbescherming?

Hoe moeten registers van verwerkingsactiviteiten worden ingericht bij archiefinstellingen?

Moeten archiefinstellingen een Privacy Impact Assessment uitvoeren?

Wie moet de over te brengen archieven AVG-proof maken, de archiefvormer of de archiefinstelling?

Recht op herinnering

De Adviescommissie concludeerde dat het recht van vergeten en niet vastleggen van overheidsinformatie niet ten koste mag gaan van het uitgangspunt van transparant en openbaar bestuur. Gepleit is om het recht op herinnering in de Archiefwet duidelijker te markeren.

Instrumentontwikkeling

Verder zal de Adviescommissie zich in samenwerking met de werkgroep privacy van de koepels BRAIN en KVAN inspannen om de vragen te beantwoorden en instrumenten te ontwikkelen om de werkpraktijk te ondersteunen. Dit zoveel als mogelijk vanuit een integraal perspectief. Privacy, informatiebeveiliging, openbaarheid, auteursrecht en archivering zijn aspecten van informatie die in onderlinge samenhang benaderd moeten worden.
10 Feb 2018
Yvonne Welings

In sommige gevallen mag een gemeente gegevens langer bewaren dan strikt noodzakelijk is, bijvoorbeeld nadat een vergunning is verstrekt. Hierdoor kan niet aan het verzoek om vergetelheid worden voldaan. Gemeenten kunnen gegevens langer bewaren wanneer:
- De uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en van informatie;
- De nakoming van een wettelijke verplichting;
- De uitvoering van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is verleend;
- Redenen van algemeen belang op het vlak van volksgezondheid;
- Bewaartermijnen met het oog op de Archiefwet (zie ook de selectielijst;

Wetenschappelijk of historisch onderzoek; Onderzoek voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
https://www.vngrealisatie.nl/sites/king/files/20180220%20Rechten%20...

21 Feb 2018
Yvonne Welings

Vraag over bewaartermijnen sollicitatiebrieven

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaartermijn-sollictatiege...

22 Feb 2018
Yvonne Welings

Selectielijsten ter inzage

Voordat een organisatie de nieuwe of herziene selectielijst kan gebruiken, hebben burgers 6 weken de tijd om op de selectielijst te reageren. Dit noemen we de terinzagelegging. De selectielijst is dan in te zien op onze studiezaal en website. In die periode kan iedereen op het concept reageren en een zienswijze indienen. Dit is geregeld in artikel 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

U kunt op dit moment de volgende concept-selectielijsten inzien:

Selectielijst voor de neerslag van het handelen per werkterrein waarvoor TÜV Nederland QA B.V. door de overheid gemandateerd is vanaf 2000 ligt tot 16 maart 2018 ter inzage.

Selectielijst voor de administratieve neerslag van de Commissie Genetische Modificatie (COGEM) vanaf 1995 ligt tot 12 april 2018 ter inzage.

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/selectielijst...

5 Mrt 2018
Yvonne Welings

Expertmeeting Datasets en bewaarbelangen Groningen

http://www.breednetwerk.nl/events/expertmeeting-datasets-en-bewaarb...

28 Mrt 2018
Yvonne Welings

Ivo Hendriks is zo attent geweest een verslag te schrijven van de expertmeeting datasets en bewaarbelangen die gisteren in Groningen werd georganiseerd.

http://www.breednetwerk.nl/events/expertmeeting-datasets-en-bewaarb...

14 Apr 2018
Yvonne Welings

Vraag over het opstellen van de verklaring van vernietiging (metadata, AVG).

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/verklaring-van-vernietiging...

7 Mei 2018
Yvonne Welings

Wie schoont nog dossiers op?

http://www.breednetwerk.nl/xn/detail/2537796:BlogPost:128175?xg_sou...

17 Mei 2018
Yvonne Welings

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/norm-voor-het-waarderen-en-...

18 Mei 2018
Yvonne Welings

Weet jij meer over de bewaartermijn van scans van kentekens?

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaartermijn-scans-van-ken...

22 Mei 2018
Yvonne Welings

Er is een concept richtlijn websitearchivering in de maak,. Je kunt hierop feedback geven, bijvoorbeeld over de bewaartermijnen van loggegevens bijvoorbeeld.

https://www.gemeente.nu/dienstverlening/e-overheid/mening-gevraagd-...

22 Mei 2018
Yvonne Welings

Graag adviezen over deze bewaar- en selectietermijnen

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/wkpb-bewaartermijnen

29 Mei 2018
Yvonne Welings
Aankondiging terinzagelegging selectielijsten per 1 juni 2018, Nationaal Archief
In het kader van de archiefwettelijke procedure tot vaststelling van selectielijsten (art. 4, lid 2 van het Archiefbesluit 1995) liggen de navolgende (ontwerp)selectielijsten tezamen met het verslag van het rond de selectielijst gevoerde overleg vanaf 3 april 2018 voor een periode van zes weken ter inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief, en zijn deze te raadplegen op de website van het Nationaal Archief:

• Generieke Selectielijst voor de archiefbescheiden van het CIBG Dienst voor registers vanaf 1995 – vallend onder het zorgdragerschap van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

• Aangesloten bij de bovenstaande selectielijst is Stichting Donorgegevens Kunstmatige Bevruchting 1995 –
Eenieder kan gedurende de termijn van de inzage mondeling of schriftelijk een zienswijze indienen.

Een schriftelijke zienswijze moet worden gericht aan:

Nationaal Archief, t.a.v. de algemene rijksarchivaris

Postbus 90520, 2509 LM Den Haag

Een zienswijze kan ook per mail worden verzonden naar contact@nationaalarchief.nl, onder vermelding van ‘zienswijze selectielijst’.

Uw zienswijze dient uiterlijk 13 juli 2018 ingediend te zijn.

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2018-29971.html
1 Jun 2018
Yvonne Welings

Waarom lokale risicoanalyse bij selectiee en waardering bij gemeenten toch niet gebruiken?

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/waarom-lokale-risicoanalyse...

7 Jun 2018
Yvonne Welings

Vraag over bewaartermijn brondocumenten.

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaartermijn-brondocumente...

15 Jun 2018
Yvonne Welings

http://www.breednetwerk.nl/video/trump-s-habit-of-ripping-up-papers...

16 Jun 2018
Yvonne Welings

Aan wat voor eisen moet een papiervernietiger voldoen?

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/papiervernietiger

22 Jun 2018
Yvonne Welings

http://www.breednetwerk.nl/group/waarderingenselectie/forum/topics/...

2 Jul 2018
Yvonne Welings

Onderzoeksstage digitale vernietiging overheidsinformatie

Je ontvangt een stagevergoeding van maximaal € 578,- per maand bij een fulltime stage van 40 uur per week. (dik betaald).

https://www.werkenvoornederland.nl/vacatures/detail/onderzoeksstage...

5 Jul 2018
Yvonne Welings

Data opschonen met statistiek-software R, graag ervaringen delen

https://www.cbs.nl/nl-nl/corporate/2018/29/data-opschonen-met-stati...

19 Jul 2018
Yvonne Welings

Input gevraagd bewaartermijnen zienswijzen

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bezwaartermijn-zienswijzen

26 Jul 2018
Yvonne Welings

Kunnen raadsvragen na een jaar vernietigd worden of dienen deze geoormerkt te worden als hotspots?

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/hoe-archiveren-jullie-raads...

1 Aug 2018
Yvonne Welings

Wie denkt mee en reageert, digitaal vernietigen uit Join/Decos

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/digitaal-vernietigen-vanuit...

7 Aug 2018
Yvonne Welings

Wijziging van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek, de Jeugdwet en enkele andere wetten ter verbetering van patiëntgerichte zorg en het opnemen van een wettelijke regeling voor het inzagerecht in het medisch dossier van een overleden patiënt

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/dossier/34994/kst-34994-3?r...

16 Aug 2018
Yvonne Welings

Data en vernietiging

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/architectuurplaat-voor-data...

21 Aug 2018
Maria Willems

In de selectielijst 2017 wordt een procestermijn benoemd. Deze procestermijn is er echter alleen bij vernietigbare stukken. Het lijkt mij dat ook bij te bewaren stukken het benoemen van een procestermijn handig kan zijn. Ook daar is immers soms een procesobject geldig of niet meer geldig. Bijvoorbeeld een milieuvergunning of een aanstelling als commissielid.

Dat is informatie die nu ergens anders moet worden vastgelegd. Zou het niet fijn zijn als voor te vernietigen en te bewaren zaken dezelfde systematiek wordt gehanteerd en deze informatie direct in het zaaksysteem of DMS te vinden is.

Of zie ik nu iets over het hoofd?

30 Aug 2018
Izaak Becu

Voor de vergunningverlening kunnen de termijnen gelden die in de Algemene Wet Bestuursrecht worden genoemd. Er kunnen ook afwijkende termijnen worden gehanteerd. De afwijkingen staan dan in de uitvoeringswet.

De procestermijnen voor juridische procedures (vergunningen) staan in de Algemene Wet Bestuursrecht.

30 Aug 2018
Maria Willems

De procestermijn uit de selectielijst wordt meestal omschreven als "de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject", of "de tijdens het proces vast te leggen datum waarop de geldigheid van het procesobject komt te vervallen". In andere gevallen is de procestermijn nihil en gaat de bewaartermijn lopen na afsluiten van de zaak. In feite wordt nu bij te bewaren stukken de procestermijn op nihil gezet en dat klopt m.i. in veel gevallen niet.

30 Aug 2018
Izaak Becu

Als je het procesobject opvat als het gereed melding of oplevering in bouwkundige zin, eindigt een proces als het gebouwde object gereed is. Er is een verschil tussen geplande datum gereed, een contractueel vastgelegde datum gereed en een reële of feitelijke datum gereed.

Gereed melding gaat vaak met een proces verbaal. Dit geldt ook voor milieukundige of bodemkundige projecten.

30 Aug 2018
Stefan van den Deijssel

Ik was altijd in de veronderstelling dat de procestermijn bij de selectielijst alleen van belang was om een bewaartermijn vast te stellen. Bij te vernietigen processen heeft dit toegevoegde waarde, je wilt de termijn pas in laten gaan als de procestermijn verstreken is. Bij te bewaren processen heeft een procestermijn geen invloed op de bewaartermijn. Vandaar dat de procestermijn bij te bewaren processen niet wordt gehanteerd.

31 Aug 2018
Izaak Becu

Als de oplevering is afgerond, vindt er nog een administratieve afwikkeling plaats. Pas als alle lopende zaken zijn afgewikkeld, kan de proceseigenaar het volledige dossier sluiten en overdragen. Na de overdracht kan de procestermijn voor de archivering worden vastgesteld.

Simpel gezegd is een proces verbaal van oplevering een opsomming van restpunten die opdrachtgever en opdrachtnemer zijn overeen gekomen. Bij de oplevering kunnen geschillen ontstaan, die tot arbitrage en civiele rechtszaken kunnen leiden.

31 Aug 2018
Izaak Becu

Een gemeente is niet alleen vergunningverlener. Een gemeente kan ook projecteigenaar (opdrachtgever zijn).

31 Aug 2018
Maria Willems

@Stefan het klopt vast dat de procestermijn bedoeld is om de bewaartermijn correct te bepalen, nl. startend nadat het organisatiebelang verstreken is. Mijn pleidooi is om de procestermijn óók te gebruiken om het organisatiebelang bij e bewaren stukken aan te geven. Dat is volgens mij ook voor archieven een relevant gegeven. O.a. in de gevallen uit het voorbeeld van Izaak, maar in veel meer gevallen is het fijn om snel te kunnen zijn of een zaak nog organisatiebelang heeft (in de procestermijn zit) of dat er alleen nog een archieftermijnbelang is (in de bewaartermijn zit).

31 Aug 2018
Yvonne Welings

Aankondiging terinzagelegging selectielijsten 3 september 2018, Nationaal Archief

In het kader van de archiefwettelijke procedure tot vaststelling van selectielijsten (art. 4, lid 2 van het Archiefbesluit 1995) liggen de navolgende (ontwerp)selectielijsten tezamen met het verslag van het rond de selectielijst gevoerde overleg vanaf 3 september 2018 voor een periode van zes weken ter inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Nationaal Archief, en zijn deze te raadplegen op de website van het Nationaal Archief:

Selectielijst voor de archiefbescheiden betreffende de publiekrechtelijke taken van het CAK vanaf 2007 en zijn bedrijfsvoeringstaken vanaf 1968

Eenieder kan gedurende de termijn van de inzage mondeling of schriftelijk een zienswijze indienen.

Een schriftelijke zienswijze moet worden gericht aan:

Nationaal Archief, t.a.v. de algemene rijksarchivaris

Postbus 90520, 2509 LM Den Haag

Een zienswijze kan ook per mail worden verzonden naar contact@nationaalarchief.nl, onder vermelding van ‘zienswijze selectielijst’.

Uw zienswijze dient uiterlijk 15 oktober 2018 ingediend te zijn.

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2018-48559.html

4 Sept 2018
Kees-Jan Vermeulen

@Maria: het heeft weinig zin een procestermijn te benoemen voor een (proces)object. Een object heeft namelijk geen bewaartermijn. Zaken die over die objecten gaan hebben een bewaartermijn en die is (deels) afhankelijk van de procestermijn. Objecten kun je vernietigen zodra ze vervallen zijn: de selectielijst zegt namelijk niks over het bewaren van objecten, alleen over de informatie over objecten. Informatie over de objecten wordt permanent bewaard als de zaken over die objecten volgens de selectielijst permanent moeten worden bewaard. Het heeft dus geen zin om überhaupt een bewaartermijn aan een object te koppelen. Daarmee heeft het ook geen zin om procestermijnen te benoemen voor objecten. Zeker niet als het te bewaren objecten betreft: die blijven toch bewaard. Of een procesobject nog geldig is, is eigenlijk een apart veld (metadata) dat je aan zo'n object zou moeten hangen. Dat veld zou dan gevuld worden op het moment dat een zaak aan dat object komt te hangen waarmee het object wordt beëindigd.

10 Sept 2018
Maria Willems

@Kees Jan: een apart metadataveld voor geldigheid van het procesobject is misschien ik een mooie oplossing voor de behoefte die ik omschrijf. (het in je archief kunnen zien of een procesobject nog lopend is, óók als dat geen gevolgen voor de bewaartermijn heeft).

De omschrijving in de selectielijst bij de procestermijn zou dan in de gevallen dat er staat "de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject" het gegeven uit dat extra metadataveld kunnen ophalen.

Dit metadataveld zit nu niet in zaaksystemen of DMS'en, maar alleen in 'domeinspecifieke registraties'. Dat kunnen back-office-applicaties zijn, maar ook excelbestandjes en daarmee vrijwel niet toegankelijk voor anderen dan de procesambtenaren. Soms zijn er ook helemaal geen registraties en is deze informatie dus niet aanwezig, wat me een onwenselijke situatie lijkt.

10 Sept 2018
Izaak Becu

Een procesobject kan zowel roerend als onroerend van aard zijn. En een gebruiks- of levensduur kennen, die een rol bij garantieregelingen en afschrijvingsmechanismen.

De bewaartermijn gaat een rolspelen als een bepaalde zaak door de proceseigenaar is afgesloten.

Er zijn situaties denkbaar waar een bepaald zaakproces is afgesloten, en het beschikbaar hebben van minimale gegevens uit het afgesloten proces gebruikt worden bij het opstarten van een opvolgend proces.

Bijvoorbeeld: een huurder verlaat de gehuurde woning. En de nieuwe huurder betrekt diezelfde woning.

10 Sept 2018
Yvonne Welings

Vraag over de bewaring van statuten:

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/statuten-van-een-verenging-...

20 Sept 2018
Yvonne Welings

De Afdeling merkt op dat indien de aan de RDW gezonden digitale foto niet wordt geaccepteerd, de aan de RDW toegezonden gegevens niettemin gedurende de duur van het experiment worden bewaard. Deze termijn van in theorie maximaal zes jaar, materieel van een aantal jaren, komt de Afdeling niet proportioneel voor. Zij adviseert voor deze gevallen een bewaartermijn vast te stellen van ten hoogste zes maanden.

Het advies van de Afdeling advisering is op dit punt gevolgd. De tekst en toelichting bij de AMvB zijn aangepast.

Deze passage komt uit een advies van de Raad van State, zou RvS geen kennis hebben over het bestaan van een selectielijst?

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2018-51503.html

1 Okt 2018
Yvonne Welings

Vragen over papiervernietiger

http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/gemeenten-beslissen-over-...

1 Okt 2018
Dick de Heer
De Afdeling heeft het over "aan de RDW gezonden digitale foto's die niet zijn geaccepteerd". Ik neem aan
- dat de 6 mnd. bewaartermijn geldt voor dit materiaal bij de RDW;
- dat de info over de nieuwe aanvraag 11 jaar bij de gemeente bewaard blijft.
Op basis van welke grondslag gesproken wordt over een bewaartermijn van 6 jaar, kan ik niet ontdekken.
1 Okt 2018
Yvonne Welings

15 oktober 2018

De hotspotmonitor in 2018

6 juli 2017 was een belangrijke datum voor iedereen die nauw betrokken was bij het vaststellen van de nieuwe selectielijst voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen. Die dag werd de selectielijst gepubliceerd in de Staatscourant en trad deze officieel in werking. Dit betekende een nieuwe selectiemethodiek die moest aansluiten bij de voortgaande digitalisering van informatie. Met de selectielijst kwam ook de verplichting voor gemeenten om nieuwe instrumenten in te voeren: de hotspotmonitor en het Strategisch Informatie-overleg.

Het Nationaal Archief introduceerde de hotspotmonitor in 2015 in het rapport Belangen in Balans waarin de doelstellingen van het visierapport Gewaardeerd Verleden werden uitgewerkt. In het visierapport formuleerde het Nationaal Archief een nieuwe selectiedoelstelling. De focus zou niet alleen op het functioneren van de overheid moeten liggen, maar op de maatschappij als geheel en op de interactie tussen overheid en burger. Er moest bij de waardering van informatie, naast het belang voor de organisatie, ook worden gekeken naar het belang van de maatschappij. Als informatie actuele ontwikkelingen en bijzondere gebeurtenissen in de maatschappij beschreef, dan zou die informatie moeten worden uitgezonderd van vernietiging. Om dat structureel aan te pakken werd de periodieke hotspotmonitor ingezet. Door het benoemen van hotspots en het archiveren van informatie rondom die hotspots zou het overheidsarchief een meer maatschappelijke afspiegeling krijgen.

Een jaar na de inwerkingtreding van de selectielijst is het aantal gemeenten dat een hotspotmonitor al heeft uitgevoerd, heel beperkt. Bij de meeste gemeenten is de verplichting nog niet doorgedrongen. Dat betekent onder andere dat er geen budget beschikbaar is om de hotspotanalyse en de daarop volgende dataverzameling uit te voeren. De verplichting houdt in dat gemeenten de hotspotmonitor 1x per 2 jaar uitvoeren. Wachten tot 1 januari 2019 is dus nog een optie. Echter, de tijd begint te dringen.

https://www.vhic.nl/de-hotspotmonitor-in-2018/

17 Okt 2018
Yvonne Welings

Wat weegt zwaarder Politiewet of de gemeentelijke selectielijst?

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archiefwet-en-politiewet

25 Okt 2018
Kees-Jan Vermeulen

Hallo Peter,

dit betreft altijd een hulpadministratie. 2.11 gaat over beschrijvende gegevens over het archief. Ik neem aan dat het archief op een andere plaats is beschreven (b.v. door middel van dossiers).

30 Okt 2018