AVG en Archiefwet: personeelsdossiers

KVAN/BRAIN 7 december 2017

Interessante discussie vandaag bij : is een minimale bewaartermijn van 10 jaar voor personeelsdossiers in overeenstemming met de AVG? Wat mij betreft niet, en moeten de selectielijsten op dit punt aangepast worden.

Bij het Regionaal Archief Rivierenland werd op donderdag 7 december 2017 een inleiding door Mathieu Paapst gehouden over de AVG en Archiefwet. De bijeenkomst was georganiseerd oor KVAN/BRAIN. Bovenstaande tweet is van Paapst afkomstig.  Paapst is verbonden aan ICT Recht, die volgens eigen zeggen komende periode ook medewerkers van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gaat opleiden op het gebied van de AVG. Laten we ook hopen dat de juiste informatie aan deze medewerkers wordt overgebracht over de relatie met de Archiefwet. Nog in juni 2017 tijdens een congres over de AVG sprak een directiemedewerker van de AP zich lovend uit over het recht van vergetelheid, maar dat hij niets wist over de werking van de Archiefwet.(link). 

Van gemeentelijke collega's hoor ik dat de AP niet altijd antwoorden hebben, zeker op het gebied van de Archiefwet.

Bij de verwerking van persoonsgegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995, die berusten in een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van die wet, zijn de artikelen 15, 16, 18, eerste lid, onderdeel a, en 20 van de verordening niet van toepassing.

Vernietigen van personeelsdossiers

De discussie in de zaal met de inleider ontstond al snel, zeker toen hij vrij stellig beweerde dat het Europese privacyrecht altijd belangrijker is dan de Archiefwet zonder te benoemen wat voor uitzonderingsgronden zijn benoemd voor archivering en beschikbaarstelling.  

Voor archiefdiensten is een van de belangrijkste vragen:  Wanneer je bestanden wegens bijzondere persoonsgegevens niet mag publiceren, gezinskaarten waarschijnlijk, mag je die dan nog wel ter inzage geven op de studiezaal. Op dat soort vragen kwamhelaas geen antwoord.

De discussie spitste zich toe op de grondslag voor de aanleg van personeelsdossiers (PD's). Jullie weten waarschijnlijk net als ik dat we sommige PD's lang moeten bewaren vanwege het werken van gevaarlijke stoffen en sommige dossiers zoals van burgemeesters bewaren we permanent. Helemaal fout volgens Paapst, de richtlijn is na half jaar vernietigen na uit dienst treding.

Verschillende deelnemers aan de discussie wezen op het feit dat we met vastgestelde selectielijsten stellen, maar dat was volgens Paapst onvoldoende grondslag en verwees naar de recente uitspraak van de RvS. 

Vervolgens plaatste hij bovenstaande tweet, die aanvankelijk in mijn herinnering anders luidde.

Voor wie dacht wat meer duidelijkheid over de AVG in relatie tot de Archiefwet op 7 december te verkrijgen, zal net als ik teleurgesteld weer naar huis zijn gekeerd.

Voor mij is in ieder geval wel duidelijk, dat we snel aan de slag moeten met de nadere invulling van de uitvoeringswet op het gebied van de Archiefwet. ICT recht tweette vandaag al dat een herstelwet nodig is.

 

Load Previous Replies
  • omhoog

    Hans Pieterse

    Tja, je kunt van de AVG van alles vinden maar we moeten er wat mee. Ik heb het gevoel dat het grootste gevaar zit in het digitaal informatiebeheer en informatievoorziening en de AP daar ook het meeste naar kijkt. Het bereik van digitale gegevens kan meteen heel groot zijn. Het risico van analoge gegevens en de analoge dienstverlening van archiefinstellingen is niet te vergelijken met digitale dienstverlening. Je kunt de AVG dan ook riskbased benaderen denk ik. Maar je hebt dan eigenlijk behoefte aan afstemming, archiefinstellingen onderling en ook met toezichthouder(s). Als ik alle uitingen op dit forum lees is voor alles wel wat te zeggen.

    De openbaarheid van de Archiefwet komt pas aan bod na overbrenging, dat is dan leuk voor historici en andere geïnteresseerden. Maar echte openbaarheid zou ik al vanaf het ontstaan of niet veel later willen. Dat kan middels de WOB, maar daar horen we genoeg over dat die niet altijd fijn wordt toegepast.

    Misschien is één informatiewet waar alle aspecten van informatieverwerkingen in verschillende perspectieven in samenhang zijn opgesteld een oplossing. De informatiewetgeving die er nu is, dient verschillende belangen en zijn soms tegenstrijdig met elkaar. Dat geeft veel ruimte voor interpretatie en toepasbaarheid, wat op zich fijn is maar ook risico op verkeerde toepassingen. Dat zul je overigens ook wel hebben bij één informatiewet maar toch minder schat ik zo in. Ik ben in ieder geval benieuwd wat onze branchevereniging gaat opleveren. 

  • omhoog

    Erik Kraai

    @Yvonne: ik zou een eventuele verlening van de termijn in de archiefwet niet als een verarming van het openbaar archiefwezen willen zien. Het is volgens mij vooral een verrijking voor de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Het kan toch niet zo zijn dat de overheid gedurende een bepaalde termijn goed op mijn persoonlijke informatie past, maar op een gegeven moment zegt dat die persoonlijke informatie toch openbaar mag ondanks het feit dat ik nog in leven ben. Alsof iemand de laatste 5, 10, 15 jaar van zijn leven geen eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer verdient.

    Zoals ik al eerder aangaf: er moet een balans worden gevonden en die balans kan niet altijd uitslaan ten faveure van de openbaarheid.

    @Hans: de meeste materiële normen uit de AVG gelden nu ook al onder de Wbp (sinds 2001). Je hebt gelijk dat de risico's bij digitale informatie groter is dan bij analoog. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat de openbaarheidsbeperkingen uit de Archiefwet zowel voor analoog als digitaal archief gelden. Bij de overbrenging van archiefbescheiden dient de archiefvormer zich een goed en duidelijk beeld te vormen over wat hij overdraagt en of hiervoor een openbaarheidsbeperking nodig is. Hierbij moet hij ook kijken naar de Wbp (en straks de AVG) en indien nodig een beperking stellen op grond van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.

  • omhoog

    Yvonne Welings

    @Erik, dank voor je toelichting. Begrijp de context van de opvatting van het NA en het Ministerie nu beter. Tijd voor een openbare consultatie van de aanpassing van de Archiefwet.